【弁護士監修】退職代行を使われた場合の対処方法は？気を付けるべきポイントを解説！

『退職代行』とは、退職したい従業員本人に代わり、会社に対し退職の意思を伝え、退職手続きを代行するサービスです。

 

近年、若者を中心に急速にサービスの普及が進んでいます。従業員に退職代行を使われてしまった企業はどのように対処すればいいのでしょうか。

 

この記事では、従業員に退職代行サービスを使われた場合に企業としてすべきこと、気を付けるポイントを紹介します。

 

退職代行の利用者が増えている

パワハラ・残業などが理由で退職を希望する従業員やこれまでの人間関係から、自分からは退職の旨を伝えにくいという場合などに退職代行サービスは使われます。

 

転職が当たり前の時代となり、会社を辞めるハードルが低くなっていることも退職代行サービスの普及を後押ししています。

 

通常は、従業員（特に正社員の場合）が退職を決めたら、退職するまでに以下のようなステップを踏むことが多いです。

 

1. 上司に退職したい意思を伝える(約2ヶ月前)
2. 人事部との面談
3. 退職日を調整
4. 業務を新担当者へ引き継ぎ
5. 関連部署や取引先への挨拶
6. 貸与品の受け渡し、私物の整理
7. 退職

 

このように、退職すると決意してから、実際に退職に至るまでには、退職日の調整や業務の引継ぎなどが必要になり、退職するまでに数か月かかることもあります。

 

しかし、退職代行サービスを利用すれば、費用さえ払えば、業者がこれらの手続きの窓口となりますし、退職を決めた後に会社に出勤しなくて済む場合もあります。

 

退職の意思を伝えてから退職するまで出勤するとなると、従業員は会社で気まずい思いをすることもありますが、そんな思いをしなくても良いので、退職代行サービスが便利だと感じる人が増えているようです。

 

 

退職の意思表示をされたら基本的には受け入れるしかない？

退職代行を利用された場合、企業としてはどのように対応すればいいのでしょうか。

 

説得はできても阻止することはできない

退職代行を利用された場合、企業として退職を拒むことは原則できません。

 

（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）

第六百二十七条　当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用元：民法第627条

 

このように、従業員にも辞める自由があり、企業もそれを阻止することは法律的にできないからです。

 

本人が会社と話す意思がなければ説得すらできないこともあるでしょう。

 

退職代行サービスを使われたら、基本的にはその意思に従うしかありません。

 

有期雇用の場合は例外

有期雇用契約の場合は、以下のような規定があります。

 

（やむを得ない事由による雇用の解除）

第六百二十八条　当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。

引用元：民法第628条

 

有期雇用者は、基本的には契約期間が終了するまで勤務する必要があります。

 

ただし、サービス残業やパワハラなどの法令違反があれば、契約期間終了前でも「やむを得ない事情」ありとして退職が認められるのです。

 

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退職代行サービスを使われた企業がすること

従業員に退職代行サービスが使われた場合、企業は何をすべきでしょうか。

 

代行業者の身元を確認する

退職代行サービスから連絡を受けた場合、まずは代行業者の身元を確認しましょう。

 

退職代行業者を装った詐欺や嫌がらせという可能性もあるからです。

 

詐欺や嫌がらせの可能性が高い場合

詐欺や嫌がらせの可能性が高い場合は、無視するのが一番です。

 

従業員本人に依頼したかどうかを確認するなど、冷静に対応しましょう。弁護士に相談するのも有効な手段です。

 

また、レアケースではありますが、代行業者がまともな会社であっても、第三者がその従業員を辞めさせようという嫌がらせ目的でサービスを利用しようとしているケースもあるので注意しましょう。

 

弁護士だった場合

代理人として、弁護士が就いた場合、基本的には弁護士と協議することになります。

 

弁護士であれば、適法に退職日の交渉・退職金の交渉もできます。

 

もし辞めさせないと企業側がごねたとしても「民法第628条に違反する」と指摘されて、かえって退職日などの調整に支障が生じてしまう可能性があるため、弁護士から退職の連絡があれば、基本的にそれに従うしかないと思っておきましょう。

 

退職代行業者の非弁行為があった場合

弁護士ではない退職代行業者は、退職金や退職条件の交渉などはできません。

 

彼らに許されているのは（ここも議論はありますが）、退職する従業員の使者として、この従業員の考えを会社に伝えることを代行できるにすぎず、このような交渉は法が禁止する「非弁行為」になってしまうからです。

 

退職代行における非弁行為とは

非弁行為とは、弁護士ではない者が、報酬を得る目的で業務として法律事務を行うことをいいます。

 

（非弁護士の法律事務の取扱い等の禁止）

第七十二条　弁護士又は弁護士法人でない者は、報酬を得る目的で訴訟事件、非訟事件及び審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立事件その他一般の法律事件に関して鑑定、代理、仲裁若しくは和解その他の法律事務を取り扱い、又はこれらの周旋をすることを業とすることができない。ただし、この法律又は他の法律に別段の定めがある場合は、この限りでない。

引用元：弁護士法

 

退職代行サービスで、弁護士ではない退職代行業者が退職条件や退職日の調整、退職金の交渉をするのは非弁行為に当たります。

 

弁護士ではない退職代行サービスは、退職の意思表示を代わりに伝えることと書類の提出などの事務的な手続き以外はしてはいけません。

 

企業の対応１：交渉を無視する

退職代行サービスで非弁行為があった場合、会社はその交渉にはのる必要がありません。

 

非弁行為に該当する行為については対応できませんと伝えましょう。

 

ただし、従業員の意向に反する退職の進め方だと、ネット上などで悪い噂を流されるリスクもあります。

 

悪い噂を流されたほうが不利益であると考えるのであれば、従業員からの要望は聞いておいてもいいでしょう。

 

企業の対応２：弁護士に相談する

非弁行為なのにもかかわらず、しつこく交渉の連絡がある場合には弁護士に相談しましょう。

 

弁護士からは問題解決に向けてのアドバイスを受けることが期待できます。

 

また、「迷惑なので弁護士に相談した」と退職代行業者に話せば無理な交渉は止めるでしょう。

企業の対応３：訴える

弁護士法第77条によると、非弁行為は違法であり、犯罪行為に該当します。

 

（非弁護士との提携等の罪）

第七十七条　次の各号のいずれかに該当する者は、二年以下の懲役又は三百万円以下の罰金に処する。

一　第二十七条（第三十条の二十一において準用する場合を含む。）の規定に違反した者

二　第二十八条（第三十条の二十一において準用する場合を含む。）の規定に違反した者

三　第七十二条の規定に違反した者

四　第七十三条の規定に違反した者

引用元：弁護士法｜e-Gov

 

交渉に乗れないと伝えてもしつこく連絡が来たり、恐喝まがいな口調で交渉を迫られたりする場合には、非弁行為として刑事告発するのも一つでしょう。各地の弁護士会に情報提供することも検討してください。

 

本人確認の実施

退職したい従業員の本人確認は必ず行うようにしましょう。

 

本人に退職の意思がないのに、悪意のある第三者が無理やり退職させようとしていたり、トラブルに巻き込まれていたりする可能性があるからです。

 

レアケースではありますが、例えば、不倫などの問題で激高した不倫相手の夫が無理やり会社を辞めさせようとするケースもあるでしょう。

 

もし、本人の希望ではないのに退職の処理をしてしまうと後々面倒な問題になってしまいます。

 

このような事態を避けるためにも、本人からの依頼かは必ず確認すべきです。

 

退職代行サービス経由の退職であったとしても、業者に免許証・社員証・社会保険証のコピーなどを提出してもらうなどして本人から依頼を受けたことを確認しましょう。

 

従業員の雇用形態を確認する

従業員の雇用形態を確認します。有期雇用契約の場合、やむを得ない事情がある場合を除いて一方的に退職することはできないため、企業側は必ずしも退職に応じなくてもよいからです。

 

ただし、有期雇用の従業員がやむを得ない事情があると主張する場合には、どのような事情があるのか確認しましょう。

 

パワハラ・セクハラなどの問題があったのであれば正しく把握し、妥当であれば退職を認めます。

 

また、そもそも退職したいと考えている従業員を会社に留めておくべきではないと考えて、合意退職に応じるというのもありです。

 

退職届の提出を依頼

退職を希望する場合、退職届を受け取りましょう。

 

会社所定の退職届がある場合には、書類を送付して返信用封筒を同封するなどして返送してもらうようにしましょう。

 

また、ここでも悪意のある誰かが作成したものではないか本人確認が必要です。

 

退職代行を利用しているからといって、「会社から本人に直接連絡をしてはいけない」という法的効力はないので、メールなどで本人に確認するのも一つです。

 

必要性を説き、メールであれば心理的ハードルも下がり応答してくれる可能性もあるでしょう。

 

後々トラブルにならないためにも手続きは慎重に進めましょう。

 

退職届を受領

退職届が届いたら、社内の手続きを進めます。

 

トラブルを避けるためにも、退職する従業員向けに退職が決まった旨を郵送やメールで伝えましょう。

 

貸出品などの返却を依頼

制服や備品など会社からの貸出品の返却を依頼します。

 

本人が直接のやりとりを望まない場合、退職代行サービス経由で返却されます。

 

 

退職代行を使われた場合に気を付けること

ここでは、退職代行サービスを利用された場合に企業として気を付けることについて紹介します。

 

退職代行業者の交渉にはのらない

退職代行から退職金や退職日などの交渉があった場合、安易に交渉にのってはいけません。

 

上述した通り本人に代わり交渉ができるのは弁護士のみだからです。

 

弁護士以外は、基本的に退職の意思を伝える以上のことはできませんので、交渉にのる必要はありません。

 

本人が対話を拒否する場合は無理強いしない

退職希望者本人ではなく、退職代行サービスからの突然の連絡に腹が立つかもしれませんが、冷静に対応しましょう。

 

罵声や暴言を浴びせるようなことをしてはいけません。必要であれば弁護士に相談しましょう。

 

退職希望者に圧力をかけない

退職希望者に圧力をかけずに、本人の退職したい気持ちを尊重すべきでしょう。

 

退職したいという強い気持ちで退職代行サービスを利用しているので、基本的には本人の気持ちが変わることはありません。

 

悪い噂が流れないように速やかに対応

退職を拒んだり、圧力をかけたりするようなことがあれば、訴訟までいかなくても悪い噂を流される可能性があります。

 

現代はSNSなどで簡単に情報が拡散してしまう時代です。

 

悪い噂が流れれば、取引先が取引を躊躇したり、採用がしにくくなったりという恐れがあります。

 

そもそも会社で働く意思をなくしている従業員ですので、下手に争うよりもスムーズに退職ができるように手続きをしたほうが良いでしょう。

 

損害賠償請求は基本認められない

従業員が急に辞めたことで業務が滞り、損失が出たために、損害賠償請求をしようと考える企業もあるかもしれません。

 

しかし、法律上、従業員は辞めたいときに辞められることになっているため、企業側が勝訴することは困難です。

 

それより、従業員が退職代行サービスを利用して辞めるにはパワハラや過重労働などがある可能性があり、かえってそちらを指摘されてしまう可能性があります。

 

有給休暇を消化させる

労働基準法では、有給消化についての条文があります。

 

第三十九条　使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。

引用元：労働基準法第39条

 

このように、有給消化を取得できる権利がある従業員には有給消化を取らせなければ法令違反になってしまいます。

 

退職代行サービスでは、２週間以上の有給が残っている場合、この有給休暇を利用することで、実質即日退職として辞められるよう手続きを求めてきます。

 

会社としては、退職のあいさつもなしに一度も出勤しない従業員に対し、腹立たしく思う気持ちもあるかもしれませんが、有給取得の申し入れに対しては、きちんと対応する必要があります。

 

 

退職代行で従業員の退職が決まった後に企業が対応すべきこと

退職代行サービスを利用して従業員の退職が決まった後に企業が対応すべきことについて説明します。

 

退職手続きに伴う書類の対応はどうする？

従業員が退職代行サービスを利用して退職手続きを行う場合、基本的には退職代行サービスを通して書類のやり取りをすることになります。

 

特に、本人が会社と直接連絡したくないという場合は、電話や対面で直接書類の説明などをしようと思わないほうが良いです。

 

従業員側から、直接本人の自宅に送ってほしいと言われればそれに応じましょう。

 

退職した人の穴をどうやって埋めるかを早急に考え対応する

例えば、大きな取引先の担当者が急に辞めることになれば、その取引先に迷惑がかかる可能性があります。

 

このようなケースでは、その取引先に迷惑がかからないように早急に穴埋めを考える必要があります。

 

後任が決まるまでは、ある程度案件を把握している上司が担当し、後任が決まったら引き継ぐという形でもいいでしょう。

 

他の従業員への負担を考慮した引継ぎを考える

退職する人の業務を他の従業員に引き継ぐ場合、引き継ぐ従業員の負担も考える必要があります。

 

引き継いだことで過重労働・残業過多になれば、下手をすればその従業員も退職を考えるようになってしまう恐れがあるからです。

 

なるべく早めに代わりに人員を補充するなど、他の従業員に負担をかける期間は最小限に抑えましょう。

 

なぜ退職代行を使われたのか考える

なぜ退職代行を使われてしまったのかは考えてみましょう。

 

退職代行を利用するということは、会社に対し直接退職することを言いづらかったということです。

 

もちろんその従業員の性格にもよるでしょうが、パワハラやセクハラ、過重労働、残業代の未払いなどはなかったか、企業として一度検討・確認してみるべきでしょう。

 

このような問題があるにも関わらず放置していれば、他の従業員も辞めてしまう可能性があります。

 

そのため、今後を見据え、退職代行が使われたら会社側の問題点を洗い出し、もし見つかった場合には一日でも早く解決したほうが良いでしょう。

 

また、会社に直接退職の意思を伝える場合、「親の仕事を手伝う」といった適当な理由を付けて従業員の本音を知ることができないこともあります。

 

退職代行サービスの場合、本人の本音が退職代行経由で聞ける場合もあるので、なぜ辞めたいのかを聞いてみるのもいいでしょう。

 

上層部には、明らかにされていない会社の問題点がわかるかもしれません。

 

まとめ

従業員は、会社を辞める自由があります。

 

そのため、退職代行サービスを使われたら基本的には退職を拒否することはできないと思っておきましょう。

 

退職を希望する従業員を過度に説得したり、退職を認めないという対応をしてしまうと、悪い噂を流されたり、パワハラで民事訴訟を起こされる可能性もあります。

 

悪い噂が流れれば、取引先との取引や今後の採用にもかかわるので、スムーズに退職ができるように対応しましょう。

 

 

 

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