労務管理(ろうむかんり)とは、勤怠管理や給与計算などの従業員が働く上で絶対に必要な給与や労働時間の管理、また安全で健康に働いてもらうために職場の環境を整えるための取り組み(健康診断の実施など)、福利厚生を整えてやる気を持って働いてもらうための一通りの行いのことを言います。
労務管理は売上や経営状況に余裕がある会社が、余裕がある時だけ取り組めば良いのではなく、どんなに小さな会社でも従業員を雇う以上取り組まなくてはなりません。
労務管理がずさんな会社は、ブラック企業とも呼ばれるようになり、近年では特に厳しい目を向けられるようになりました。もちろん、世間からの目だけではなく、従業員からの不平不満も発生し、働かせすぎなどによる、労働基準法違反や労災発生、過労死などの様々な労働問題の要因にもなりかねません。
今回は、国内の労動問題を多く扱っている、労動問題弁護士ナビ編集部が、労務管理とはどのようなものかを主に以下の項目でご説明していきます。
従業員が安心して快適に働けるために、勤怠管理や給与計算などの様々な管理を行ったり、ルールを決めて従業員に明確に提示しておくなど、労務管理の重要性はますます増加していると考えられます。
労務管理がずさんな会社では、従業員が無秩序で働き、それに伴い不平不満が発生し、離職率の上昇に繋がります。従業員が定着しないならまだしも、労働基準法をはじめとする会社を経営して従業員を雇う際に遵守すべき法律に違反することが多いと考えられ、厳しい指摘や罰則を受けることも出てくるでしょう。
年々会社のコンプライアンスに対して厳しい目が向けられるようになりました。長時間労働や未払い残業代問題などよくある会社の法令違反ですが、上場企業が法令違反していれば、ニュースで取り上げられることもあり、世間や株主からも厳しい目を向けられます。
小さい会社であっても、昔に比べると情報伝達が非常に活発になりました。サービス残業が当たり前の会社や就業規則もないような経営者のさじ加減で従業員を働かせている会社があれば、(元)従業員からの告発により、世間に一気に悪い会社だと広まってしまうこともあり得るでしょう。
【関連記事】コンプライアンスとは｜意義・違反リスク・企業の対策などを解説
世間が会社のコンプライアンスに厳しくなったこともあり、労働者も知恵を付けてきています。労務管理ができていない会社では、従業員がすぐに離れるだけではなく、その後の訴訟問題や未払い賃金が請求されるようなことも出てきます。
「労務管理をする余裕がない」と、いい加減な経営を行っていても、従業員は定着しませんし、後に起こるトラブルへの対応で結局手間を取られてしまいます。
労務管理では、最低限の法令を守るためだけではありません。従業員の働きがい向上や、安全・健康に働いてもらうための取り組みを行う必要があります。
代表的なものであれば、健康診断の実施です。また、福利厚生によって遠方から働きにくる従業員のために社宅を用意したり、育児休暇を充実させるようなこともあります。
新型コロナウイルス感染防止のためにテレワークを導入した会社も多いことだと思います。このように、会社で新たな取り組みを行うたびに労務管理を見直す必要があります。
例えば、テレワーク時の勤怠管理ですが、出退勤の確認や実労働時間の打刻など今までと違った労務管理を行う必要があるでしょう。また、全従業員がテレワークになるとは限らないでしょう。どうしても出社が必要な人、テレワークでも十分な人に分かれます。
しかし、どのように分けるのかが不明確で、緊急に導入した仕組みでのルールが不明確であれば、従業員の不満やトラブル発生の原因になります。
このように、労務管理は企業としてさらに成長・発展するために必要不可欠な取り組みです。企業を成長させるためには、『ヒト』『モノ』『カネ』が重要な柱になりますが、そのうちの『ヒト』を集めて成長させることで、会社の成長にも繋がります。
労務管理は、企業成長のためになくてはならないものですし、もちろん従業員が働きやすい環境を整えるものでもあります。従業員が定着してくれ、意欲を持って働いてくれれば、必然的に会社の業績にも好影響を与えることは十分想像できることでしょう。
それでは、こちらの項目では、実際に労務管理とはどのような業務があるのかのご説明をしていきましょう。一言で労務管理と言っても、かなり多くやることがありますし、様々な法律がかかわってきます。
後述するように、社会保険労務士などの専門家に相談したり、担当者を専任するなどして日々の業務で行えるような仕組みを作っていきましょう。
労務管理の業務の種類を挙げると主に上記のものがあります。以下ではそれぞれ詳しくご説明していきます。
労務管理としてまず第一に挙げられるものが、従業員の出退勤状況や労働時間を管理する勤怠管理です。勤怠管理はでは主に以下の内容を管理します。
近年では、残業時間の上限など、労働時間に関する決まりも厳しく改定されており、従業員を働かせすぎるなどの状況になれば、会社は大きく信用を落とし、離職率の増加にも繋がります。労働基準法を守りつつ、従業員に安全に働いてもらうために勤怠管理は必須です。
勤怠管理と言えば、タイムカードによる打刻が主な方法ですが、近年では勤怠管理ツールも充実してきており、月々数百～数千円での導入も可能です。
勤怠管理だけではなく、給与計算も非常に重要な労務管理の仕事です。正社員の給与であっても、毎月同じ基本給だけを支払えば良いのではなく、時間外労働や手当によって変動します。
また、給料から社会保険料や税金なども引かれることとなりますので、税法や社会保険に関する法律などの幅広い法律が関わってきます。社会保険労務士への依頼や給与計算ソフトを導入している会社も多いですから、従業員数が増えているようでしたら徐々に外部に依頼することも検討した方が良いでしょう。
会社は従業員に対して以下の労働保険・社会保険に加入させる必要があります。
これら社会保険の加入手続きは、主に入退社時に手続きを行いますが、保険の種類に応じて加入条件があり、未加入時の場合は会社に対しての罰則もあります。手続きは役所に対して行いますので、書類を用意する際も細かい部分の抜け漏れなどをチェックしなくてはなりません。
こちらも幅広い法律が関わってきますので、まずは社会保険労務士に依頼して手続きを代行してもらい、ある程度の下地ができてきたら労務担当者を就けて業務に落とし込むと良いでしょう。
【関連記事】
雇用保険未加入時の対処法｜加入条件でわかる雇用保険の適用について
勤怠状況や給与、社会保険以外にも従業員に働きやすい環境を整えるために福利厚生の設置を行うことも労務管理の１つです。福利厚生にかかる費用は、社会保険料での企業負担分の『法定福利費』と『法定外福利費』があります。
法定外福利費では、社宅の提供や育児支援、慶弔金の支出などがあり、従業員の多様なニーズに応じておかないと形だけになって福利厚生としてなんの魅力もありません。最終的には福利厚生で会社を決める求職者もいますから、常々見直しを行い時代に合った福利厚生へ対応していくことを考えましょう。
会社と従業員との間で起こり得る労働問題を未然に防ぐためには、就業規則等によって会社のルールを明確に決めて提示しておく必要があります。
厳密には、就業規則の作成義務は常時10名以上の労働者を使用する事業所の場合からですが、小さな会社でも後に起こり得るトラブル防止のために就業規則を作っておいた方が良いでしょう。
就業規則の内容は、会社独自のルールだけで決めることはできず、必ず労働基準法を遵守した内容で作成しなくてはなりません。労働基準法に違反している決まりであれば、就業規則そのものが無効になることもあります。
就業規則の作成でも非常に高い法律知識が必要になるため、最終的には社会保険労務士や弁護士からのチェックを行ってもらうべきでしょう。
【関連記事】就業規則とは｜制定時のルールと変更時の対処法
従業員に対しては、年に1度の年末調整を行いますが、年末調整も労務管理での業務となります。年末調整では、1年間に源泉徴収された所得税などを計算し、実際に収めた所得税の差異を求めるものです。
また、従業員によっては個々で受けられる控除が変わってきますので、控除証明書などの必要書類の回収や呼びかけを行います。年末調整では、税法が主に関わってきます。申告書などの必要書類を用意する手間も非常に多く、さらには全従業員分となると相当な作業量になります。
年末調整では、主に税理士に相談しながら、代行の依頼も検討します。
従業員が安全と健康に気を付けて働くために、労働安全衛生法を守った職場づくりを行う必要があります。従業員が働く上で、危険になる箇所も未然に防ぐ労災対策や健康診断の実施などがあります。また、2015年からストレスチェックの実施が義務化されました。
従業員のストレスにいち早く気付けるように、従業員に相談窓口を周知させたり、医師によってストレスチェックを行い、従業員から申し出があった場合に面接指導を行う必要があります。
昨今厳しい目で見られている問題が、ハラスメント問題です。特に「パワハラ」と「セクハラ」は昔から起きている代表的なハラスメント問題です。
もし、会社がハラスメント問題を放置しているのであれば、従業員のやる気低下と離職率の上昇に繋がりますし、会社が責任を問われることも起こり得ます。ハラスメントが横行している企業として、印象が非常に悪いものになってしまいますので、ハラスメント対策もしっかり行う必要があります。
例えば、従業員にハラスメントについて周知させ、相談窓口を設けるなどして風通しの良い職場を目指しましょう。
【関連記事】ハラスメントの通報窓口とは｜役割や設置のメリット・パワハラ対策義務化に伴う有用性
上記の労務管理を徹底していれば、発生率も下げることができますが、それでも、従業員と会社とでトラブルが起こってしまうことはあり得ます。例えば、ハラスメントや労災が発生したり、元従業員から残業代請求をされたような場合です。
従業員とのトラブルに発展してしまった場合には、穏便に解決する方向性で迅速に対応していきましょう。相手方も弁護士を付けている場合もあり、法律知識が必要になるケースが多々あるため、もしもの時に気軽に相談できる顧問弁護士と契約していても良いでしょう。
労務管理を行うにあたって、様々な法律知識が必要になります。全てを専門家に依頼することになれば、かなり高額な費用になりますが、ピンポイントで依頼をしたり、相談先を見つけておくことくらいはしておきましょう。
弁護士や社労士を見つける際も、単に値段だけで決めるのではなく、事業に対する理解度や人としての相性も重要になります。今後、長くお付き合いする関係にもなり得ますので、本当に信頼できる弁護士や社労士を見つけていってください。
良き専門家を見つけることができれば、経営をサポートしてくれる良きパートナーにもなってくれます。
ここまで労務管理とはどのような仕事なのかをご説明してきました。どのような仕事・役割なのかはある程度分かったかと思います。
労務管理と似ており、同じく『ヒト』に関わる業務として『人事』があります。具体的にどのような違いがあるのかをこちらでご説明します。ちなみに、会社によっては『人事労務』としてひとまとまりで部署を用意する会社もあります。
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労務管理 |
人事 |
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それぞれの主な業務をまとめると主に上記のようになります。以下では、労務管理と人事、労務の違いについてご説明します。
会社の『人材』に関する仕事という点では、労務管理も人事も同じです。ただ、従業員に対してどのような対応をしていくのかの方向性が少し違います。
ここまでお伝えしたように、労務管理では従業員が安全・安心に働くために裏から会社を支えるインフラ的などちらかと言うと守りの堅実な業務が主になります。
一方、人事の仕事では、採用した(する)人材を活かしてどのように会社を成長させていくのか？攻めの観点から人材を扱うことが多いです。例えば、入社直後の研修は人事部が切り盛りすることがほとんどですし、そもそもの採用活動も人事が主体となって動きます。
人事評価によって、従業員の働く意欲や成果などを上げていき、人員配置やそれに伴う異動手続きも人事の仕事です。
単純に『労務』という言葉を聞いたことがあるでしょうが、これは労務管理を行う部署として使われることが多いです。『労務部』や『人事労務部』、『労務課』などですね。従業員が増えてきた場合、一人の担当者や顧問社労士だけでは対応が難しくなることも出てきます。いずれは人事・管理部門の部署を作ることも念頭に置いておきましょう。
労務管理は、従業員を雇用した時点で開始になります。まず、従業員と会社とで労働契約を結ぶことになりますが、その際に以下の4点は必ず決めておきましょう。
なお、労働条件の明示は口頭だけでも問題ありませんが、後ほどのトラブルに備えておくため、労働契約書を作成し、書面で残しておくことが最適です。
（労働条件の明示）
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。
引用：労働基準法第15条
雇用開始の日にちと雇用期間に関する条件を決めておきます。期間の定めがある場合、期間延長の有無も決めておきましょう。また、退職に関する規定も定めて通知しておく必要があります。
1日の労働時間、休憩時間、休日に関する決まりを明記します。シフトや変形時間労働制などで変動的になる場合には、変動時の労働時間についても明記しておきます。また、残業や休日出勤の有無も明記します。
固定給や日給、時給などの賃金、通勤交通費の有無、各種手当などについて明記します。給与の締め日や支払日についても書いておく必要があります。
勤務地や所属する部署、労働に従事する環境や、その環境における役割・具体的な業務内容を規定します。
労務管理では、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3種類の帳簿が必ず必要になり、3年間の保存義務があります。
（労働者名簿）
第百七条 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
② 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。
引用：労働基準法第107条
労働者名簿では、労働者の情報をまとめて残しておく必要があります。労働者名簿に記入する内容は以下の項目です。
（賃金台帳）
第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
引用：労働基準法第107条
賃金台帳では、従業員の賃金関係の支払状況をまとめて記しておきます。以下の内容が記入項目となります。
また、上記の賃金台帳と紐づけるための出勤簿の保管も必要です。出勤簿と聞くと、冊子でまとめられた帳簿をイメージしますが、代表的なものではタイムカードがあります。従業員が働いた日数、労働時間、時間外労働時間などが分かるものです。
ここまで、労務管理では具体的に何を行うのかをご説明してきました。かなりやることも多いので、何から手を付けて良いのか分からない方も多いと思います。こちらでは、これから労務管理を行うための準備についてご説明します。
特にすでに従業員を雇っている場合、このままにしていると労働者とのトラブルや労働基準監督署からの指導などを受ける可能性が出てきます。早急に準備していくようにしてください。
具体的に労務管理を実施し始める前には、一度労務管理の分野に詳しい社会保険労務士や弁護士に相談することをおすすめします。こうやって一方的にインターネットで情報を得るよりも、分からないところは質問しながら自社に当てはめて相談した方が、より明確になってきます。
相談していく上で信頼でき、パートナーとも言える人が見つかれば、顧問契約もかなり前向きに考えて良いでしょう。これから会社を大きくしていくにあたって、経営者一人だけで日々の営業活動も行いながら労務管理まですることは大変困難です。まずは、専門家の知恵を頼ることを考えてください。
ただ、労務管理の全てを専門家に丸投げすると、それだけで費用がかかってしまいます。社労士などの専門家に要所要所は依頼しながら、日々の業務に落とし込みやすい勤怠管理や給与計算など、システムによって簡易化できるものがあれば、労務管理システムの導入で費用や労務管理にかかる時間を抑えられます。
具体的な労務管理システムについては、以下の項目でご説明します。
従業員が10名以上を超えたあたりのある程度の会社規模になってきたあたりから、人事労務の部署設立や担当者の採用・配置を検討した方が良いです。社労士などの専門家に任せきりの場合よりも、費用を抑えることも期待できますし、自社内でも労務管理のノウハウが徐々に蓄積していきます。
すでに雇用している従業員に労務管理を兼任してもらうことも1つの方法ですが、やはり向き不向きがありますので、実務経験や特性がある方を中心に探した方が即戦力になりやすいです。
こちらでは、労務管理システムとして代表的な3つを簡単な概要をお伝えしながらご紹介していきます。月々数百円で利用できるものもあれば、無料お試しで使えるものもあります。
簡易化したい業務と気になるシステムが一致しているようであれば、ぜひ一度お試しで使ってみてください。
公式URL：https://hcm-jinjer.com/
『jinjer』は、勤怠管理ツールに併せて人事労務管理もオプションで使える勤怠管理ツールです。勤怠管理システムだけなら、従業員1名あたり月額300円での利用が可能です。併せて給与計算や人事管理のツールも使うことができますので、これを機にツールで管理運営を行いたいと考えていた場合には導入も検討してみてください。
公式URL：https://jobcan.ne.jp/
『ジョブカン勤怠管理』は、出退勤管理やシフト管理など、勤怠管理に特化したツールでシンプルで使いやすいシステムになっています。追加で使える機能は少ないのですが、その分料金も有料プランで従業員1名あたり月額200円からと手軽に利用できる部分がポイントです。30日無料プランがありますので、取り急ぎ勤怠管理ツールだけ取り入れてみたい方はお試しください。
公式URL：https://www.freee.co.jp/hr/
『人事労務freee』は給与計算がメインのサービスになりますが、その中の機能での勤怠管理システムも使えます。他にも入社退社管理や年末調整など、人事労務全般の作業効率を高めてくれるツールです。
利用料金は給与計算込みの価格ですので、単なる勤怠管理ツールよりも高くなることがあり得ますが、給与計算などほかのシステムと一緒に導入するのであれば、十分納得できる価格帯でしょう。勤怠管理ができる有料プランは月額基本料金3,980円～と従業員追加で月額500円/人がかかり、上記のツールより高くはなってきます。
上記で労務管理システムのご紹介をしましたが、労務管理システムに頼りすぎることは組織にひずみを生み出してしまう原因にもなり得ます。
例えば、勤怠管理システムでは、出退勤時間や欠勤の有無を数字で簡単に把握できます。結果的に「遅刻がしない」「欠勤がない」などの評価にも繋がりますが、従業員を評価するポイントはもちろんそれだけではありません。
たとえ時間通りに行動できている人でも、実態を見れば勤務態度が悪かったり、他の従業員と度々問題になっていれば、マイナス評価です。しかし、これらの部分はシステム上では把握しにくくなっています。勤務管理に限らず、売上管理や実績を評価する際も、数字だけで判断しすぎると、不平不満に繋がることも起こり得てしまうでしょう。
せっかく、従業員にとって良い環境や働く意欲向上のために労務管理に取り組んでも、システム便りになりすぎると、「正当に評価されない…」と、不平不満に繋がることがあります。
労務管理とは、勤怠管理や給与計算、福利厚生等の設置など、従業員が安心して働けるための条件や環境を整えるものです。従業員を雇って会社経営を行う際には、必ず労務管理が必要になります。
いくら会社で雇っている従業員とは言え、他人の給与や税金、社会保険に関わってくる非常に大事な業務がいくつもあります。従業員が徐々に増えていくにつれ、経営陣だけでの対処は非常に困難になりますので、採用活動を行って人員を増やす前に労務管理を整えることが大事です。
まずは、社労士や弁護士などの法律知識を備えている専門家に相談して、必要な場合には依頼も検討してください。
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