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内容証明郵便とは|送付の目的・送付方法・弁護士に依頼すべき理由などを解説

更新日
ゆら総合法律事務所
阿部由羅
このコラムを監修
内容証明郵便とは|送付の目的・送付方法・弁護士に依頼すべき理由などを解説

内容証明郵便とは、郵便局が差出日・文書の内容・差出人・受取人を証明する郵便物です。

法的な請求や通知などを証拠が残る形でおこなう、または債権の消滅時効の完成を猶予するなどの目的で、内容証明郵便が差し出されることがあります。

内容証明郵便を差し出す際には、請求や通知などの内容を適切に記載しなければなりません。

また、謄本の書式についても細かいルールがあるので、弁護士のサポートを受けることをおすすめします。

本記事では内容証明郵便について、送付の目的・送付方法・弁護士に依頼すべき理由などを解説します。

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内容証明郵便とは

「内容証明郵便」とは、郵便局が以下の事項を証明する郵便物です。

  • 差出日
  • 文書の内容
  • 差出人
  • 受取人

内容証明郵便を送付する際には、受取人に送付する原本のほか、差出人と郵便局が保管するための謄本を作成します。

謄本は郵便局において5年間保管され、その間は謄本の閲覧等を請求可能です。

内容証明郵便を送付する主な目的

内容証明郵便は、主に以下の目的により送付されます。

  1. 請求の内容を明確化する
  2. 証拠が残る形で通知等をおこなう
  3. 消滅時効の完成を猶予する

請求の内容を明確化する

内容証明郵便は、損害賠償請求や貸金返還請求など、何らかの法律上の請求をおこなう際によく用いられます。

口頭やメールでのやり取りでは、これらの請求の内容が不明確になるおそれがあります。

請求する側と請求を受ける側の間で、請求内容についてトラブルになるおそれも否定できません。

内容証明郵便で請求書を送付すれば、記載内容のとおりの請求をおこなったことが明確になります。

郵便局に対して謄本の閲覧を請求することもできるため、「言った言わない」のトラブルを防ぎやすい点が大きなメリットです。

証拠が残る形で通知等をおこなう

内容証明郵便は、契約に基づく通知等をおこなう際にも用いられることがあります。

たとえば、契約において自動更新条項が定められており、解除するためには期間満了の1か月前の通知が必要だとします。

この場合、通知を内容証明郵便で送付することにより、契約解除の手続きをおこなったことを証明できます。

通知等を内容証明郵便で送付する場合も、請求書を送付する場合と同様に「言った言わない」のトラブルを避けることが大きな目的です。

消滅時効の完成を猶予する

債権には消滅時効が設定されており、時効期間が経過すると債権を行使できなくなります。

たとえば貸金返還請求権の場合、弁済期の到来から5年(2020年3月31日以前に発生した債権は10年)が経過すると時効消滅してしまいます。

債権の消滅時効の完成を阻止するには、時効の更新(リセット)または時効の完成猶予(一時停止)の手続きをとることが必要です。

内容証明郵便によって請求書を送付すれば、債権の消滅時効の完成が6か月間猶予されます(民法150条1項)。

その間に訴訟の提起などをおこなえば、消滅時効の完成を阻止できます。

債権の消滅時効完成が迫っている場合は、訴訟提起などの準備期間を確保するため、内容証明郵便で請求書を送付するのがよいでしょう。

内容証明郵便の送付方法

内容証明郵便の送付方法について、以下の事項を解説します。

  1. 内容証明郵便を差し出せる郵便局
  2. 内容証明郵便を差し出す際に準備すべき書類
  3. 内容証明郵便の謄本の書式
  4. 内容証明郵便の料金

内容証明郵便を差し出せる郵便局

内容証明郵便を差し出すことができる郵便局は、集配郵便局および支社が指定した郵便局です。

すべての郵便局において、内容証明郵便を差し出せるわけではありません。

一般的には、小規模な郵便局では内容証明郵便を取り扱っていないケースが大半です。

比較的規模が大きな郵便局でも、内容証明郵便を取り扱っていないことがあります。

内容証明郵便を差し出す際には、取り扱いの有無を電話や窓口で確認しましょう。

内容証明郵便を差し出す際に準備すべき書類

内容証明郵便を差し出す際には、以下の書類を郵便窓口に提出する必要があります。

  1. 内容文書(受取人へ送付するもの)
  2. 内容文書の謄本2通(差出人および郵便局が各1通ずつ保存するもの)
  3. 差出人および受取人の住所・氏名を記載した封筒

封筒に記載する差出人および受取人の住所・氏名については、内容文書の表記と揃えなければなりません。

また、謄本については後述するように、書式についてのルールがある点に注意が必要です。

内容証明郵便の謄本の書式

内容証明郵便を送付する際には、内容文書の謄本を2通作成する必要があります。

謄本については、以下のルールがある点に注意が必要です。

①使用できない文字がある

ひらがな・カタカナ・漢字・数字・記号は使用できますが、英字は固有名詞を除いて使用できません。

英字以外の外国文字は使用できません。

②字数・行数の制限がある

(a)縦書き

1行20字以内、1枚26行以内

(b)横書き

・1行20字以内、1枚26行以内

・1行13字以内、1枚40行以内

・1行26字以内、1枚20行以内

※記号等については、特殊な字数の計算方法が適用されることがあります。

③謄本の訂正方法に関するルール

謄本を訂正する際には、その字数および箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押印する必要があります。

訂正・削除する文字は、明らかに読み得るように字体を残さなければなりません。

④契印

謄本の枚数が2枚以上にわたるときは、綴り目に契印をしなければなりません。

謄本の作成に関するルールについて、詳細は日本郵便のウェブサイトをご参照ください。

内容証明郵便の料金

内容証明郵便の料金は、基本料金・一般書留の加算料金・内容証明の加算料金の合計です。

内容証明郵便の料金=基本料金+一般書留の加算料金+内容証明の加算料金

(例)

定形郵便物(50g以内)、損害要償額10万円、3枚の場合

基本料金94円+一般書留の加算料金435円+内容証明の加算料金960円

=1493円

内容証明郵便発送後の謄本閲覧・再度証明

内容証明郵便の差出人は、差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求できます。

謄本閲覧の手数料は440円です。

また、差出人は差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に謄本を提出して再度証明を受けることもできます。

再証明の手数料は、差出時の内容証明の加算料金と同じ(1枚目:440円、2枚目以降:1枚当たり260円)です。

内容証明郵便の作成・送付を弁護士に依頼すべき理由

内容証明郵便の作成・送付は、以下の理由から弁護士に依頼することをおすすめします。

  1. 請求・通知等の内容を正確に記載できる
  2. 書式を守って謄本を作成できる
  3. 差出しの手続きを一任できる

請求・通知等の内容を正確に記載できる

内容証明郵便を作成する際にもっとも重要なのは、相手方に対する請求や通知などの内容を正確に記載することです。

そのためには、契約などの法律関係を確認したうえで、記載内容を検討する必要があります。

弁護士に依頼すれば、記載すべき事項を漏らさず、かつ適切な文言により内容証明郵便を作成できます。

弁護士が作成した内容証明郵便を送付すれば、予期せぬトラブルの回避に繋がります。

書式を守って謄本を作成できる

内容証明郵便を送付する際、不慣れな方にとってハードルになり得るのが、謄本の作成ルールです。

前述のとおり、謄本には字数・行数の制限があるほか、使える文字・訂正方法・契印などについて詳細なルールが定められています。

謄本の書式がルールに反している場合、内容証明郵便が受理されず、改めて謄本を準備し直す必要があります。

後日改めて郵便局に足を運ぶのは、時間的にも労力の面でも大変でしょう。

弁護士に依頼すれば、書式を守って内容証明郵便の謄本を作成してもらえます。

面倒な書式に煩わされることがなくなる点も、弁護士に依頼するメリットのひとつです。

差出しの手続きを一任できる

弁護士には、内容証明郵便を差し出す手続きも依頼できます。

内容証明郵便を取り扱う郵便局は限られており、お住まいの地域によってはかなり遠い場合もあるでしょう。

弁護士に差出しの手続きを一任すれば、郵便局まで足を運ぶ必要がなくなるため、時間的負担や労力が軽減されます。

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内容証明郵便の送付に関する弁護士費用

「日本弁護士連合会弁護士報酬基準」(現在は廃止)では、内容証明郵便作成の弁護士費用が以下のとおり示されています(いずれも税込)。

弁護士名の表示なし

1万1,000円~3万3,000円

弁護士名の表示あり

3万3,000円~5万5,000円

※特に複雑または特殊な事情がある場合は、弁護士と依頼者との協議により定める額

実際の弁護士費用の額は、依頼先の弁護士によって異なりますので、個別にご確認ください。

なお、別の案件を弁護士に依頼している場合は、その依頼費用の範囲内で内容証明郵便の送付も対応してもらえることがあります。

弁護士によって取り扱いが異なるので、こちらも個別にご確認ください。

内容証明郵便に関するQ&A

内容証明郵便について、よくある質問と回答をまとめました。

  1. Q1 内容証明郵便は、どのような場合に送付すべきですか?
  2. Q2 内容証明郵便に添付書類を同封することはできますか?
  3. Q3 内容証明郵便ではなく、メールや電話で連絡しても大丈夫ですか?
  4. Q4 内容証明郵便が送られてきたら、どのように対応すべきですか?

内容証明郵便は、どのような場合に送付すべきですか?

相手方に対して法的な請求をおこなう場合や、契約に基づく通知をおこなう場合などに送付することが多いです。

たとえば損害賠償や貸金の返還を請求する場合、契約の解除予告通知や解除通知をする場合などが挙げられます。

内容証明郵便の謄本は郵便局で保管されるため、請求や通知をおこなった事実を後から証明しやすくなります

また、内容証明郵便で請求書を送付すると、債権の消滅時効の完成が6か月間猶予されます。

時効完成が迫っている場合には、訴訟提起などの準備の時間を確保するため、内容証明郵便を送付しておくとよいでしょう。

内容証明郵便に添付書類を同封することはできますか?

内容証明郵便として送付できるのは内容文書のみで、添付書類は同封できません

内容文書に関連する資料などを相手方に送付したい場合は、内容証明郵便とは別の郵便で送りましょう。

内容証明郵便ではなく、メールや電話で連絡しても大丈夫ですか?

相手方への連絡の内容によります。

法的な内容ではなく、事務的な事柄などを相手方に伝えたいだけの場合は、メールや電話などで連絡しても問題ありません。

法的トラブルの示談交渉のやり取りなども、手軽さの面では、内容証明郵便よりもメールや電話などの方が適しています。

これに対して、消滅時効の完成を猶予するための請求書や契約に基づく解除通知などは、内容証明郵便で送付することをおすすめします。

郵便局に差出しの事実を証明してもらえるため、後にトラブル等が発生した場合の証拠となるからです。

内容証明郵便とそれ以外の連絡手段は、連絡の内容に応じて使い分けましょう。

内容証明郵便が送られてきたら、どのように対応すべきですか?

まずは、内容証明郵便に何が書かれているかを確認しましょう。

その内容によって、とるべき対応が決まります。

損害賠償請求や貸金返還請求を受けた場合は、請求の法的根拠を確認しましょう。

根拠のある請求であればそれに応じる必要がありますし、根拠のない請求であれば反論すべきです。

判断が難しい場合は、弁護士にアドバイスを求めましょう

契約の解除通知を受け取った場合は、対象契約の条文を確認して、契約上の手続きに従った解除通知であるかどうかをチェックしましょう。

もし手続きに不備があれば、解除の無効を主張すべきかどうかを検討すべきです。

上記以外の内容である場合は、その内容に応じた対応をおこなう必要があります。

適切な対応が分からない場合は、弁護士にご相談ください。

内容証明郵便の送付について弁護士に相談するなら「ベンナビ」

内容証明郵便は、弁護士に依頼すればスムーズかつ適切な内容で作成・送付することができます。

費用も数万円程度と比較的低額のため、作成方法などにお悩みの方はお早めに弁護士へご相談ください。

「ベンナビ」には、内容証明郵便の送付を依頼できる弁護士が多数登録されています。

相談内容や地域に応じて、簡単に弁護士を検索可能です。

「ベンナビ」に登録されている弁護士の多くは、初回の法律相談を無料で受け付けています。

電話やメールで直接弁護士に問い合わせて、無料相談を申し込むこともできます。

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この記事の監修者
ゆら総合法律事務所
阿部由羅 (埼玉弁護士会)
西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て、ゆら総合法律事務所代表弁護士。不動産・金融・中小企業向けをはじめとした契約法務を得意としている。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。
編集部

本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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