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始末書とは?書き方や例文、注意点やよくあるトラブルの対処法を解説

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始末書とは?書き方や例文、注意点やよくあるトラブルの対処法を解説
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始末書は、会社で何らかの問題が発生した際に、事実や経緯、反省点をまとめて報告する文書です。

ミスやトラブルを正式に認め、今後同様の問題を防ぐための対策を立てるために大切な文書となります。

始末書を書く際には、正確な事実の記載と、深い反省が求められます。

本記事では、始末書の概要や必要になるケース、例文などについて解説します。

さまざまな事情によって始末書を書かざるを得ない状況に置かれている方は、ぜひ参考にしてください。

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そもそも始末書とは? 作成前に基本をおさらい

始末書は、会社内で問題やミスが発生した際に作成される文書です。

この文書は、関与した人が事実を報告し、その原因や経緯を説明するために用います。

また、問題やミスについての反省や、同じような問題を避けるための対策も記載します。

始末書を書く際には、何が、いつ、どこで起こったかの情報や、問題が起こった際の具体的な状況や過程を詳しく記載しなければなりません。

そのうえで責任の所在を明確にし、問題が発生した原因の分析が必要です。

さらに、再発防止のための具体的な計画についても記載します。

始末書は、同じような問題が起こることを防ぐために重要です。

そのため、始末書を書く際には、正直かつ具体的に内容を記載しなくてはなりません。

始末書と顛末書・反省文の違い

始末書、顛末(てんまつ)書、反省文は、問題が起きた際に書かれる文章である点は共通していますが、それぞれに目的と内容が異なります。

始末書は職場で問題が発生した際に、事実を報告し、個人の関与と責任を説明するために使用されます。

一方で顛末書は、事件や事故の経緯を詳細に記録する文書で、主に問題に関わっていない第三者によって書かれます。

また、反省文は、問題を起こした人が自らのミスを振り返り、反省する気持ちを表現するためのものです。

個人的な報告書である側面が強く、処分や懲罰の対象になることはほとんどありません。

始末書の提出は拒否できる?

始末書の提出は、会社内の規則や指示に基づく書類ですが、提出を拒否することは可能です。

始末書の提出を拒否する場合は、理由が合理的でなければなりません。

たとえば、自分に不当な責任を押し付けられる場合や、始末書を書くことで自分の法的なリスクを高める場合などに拒否することが考えられます。

ただし、始末書の提出を拒否するかどうかは慎重に判断するべきです。

場合によっては、会社での信頼関係を失い、キャリアに悪影響を及ぼす可能性があります。

あなたは当てはまる? 始末書が必要になるケース

ここでは、始末書が必要になるケースについて解説します。

備品やデータの破損・紛失

始末書が必要なケースの一つは、備品やデータを破損させたり、紛失させたりしたときです。

このような事態が発生した場合、始末書には、何が、いつ、どのような状況で破損や紛失に至ったのかという明確な事実の記述が求められます。

また、問題の原因を特定し、今後同様の問題を防ぐための具体的な対策も記載することになるでしょう。

たとえば重要なデータを誤って削除した場合、どの操作が原因でデータが失われたのか、その時の状況や操作を思い出して記載しなければなりません。

備品が破損した場合も、その破損の具体的な状況や使用していた環境、操作ミスがあったのかなどの説明が必要です。

重大なミスやトラブル

会社で発生した重大なミスやトラブルは、始末書を通じて詳しく報告しなければなりません。

この場合は、問題が発生した具体的な状況、影響、発生原因を詳しく記載します。

ただ事実を列挙するだけでなく、なぜそのようなミスが起こったのか、どのような状況下でトラブルに至ったのかを深掘りし、根本的な原因を明らかにしなければなりません。

プロジェクトの遅延や製品の欠陥など、業務上の重大な問題は、その後の業務や会社の評判にも大きな影響を及ぼす可能性があります。

そのため、影響を与えた可能性のある外部環境についても記載すると、より丁寧です。

また、重大なミスやトラブルに対する対策として、具体的な改善策や再発防止のための方法も記載しましょう。

就業規則違反

就業規則違反は、会社内の秩序を乱し、悪影響を及ぼす可能性がある行為です。

そのため、事実が明らかとなった際には始末書の提出が求められます。

始末書では、どのような規則が破られたのか、具体的な状況、行為をした意図や理由を詳しく記載する必要があります。

始末書を書くことで、違反者は自身の行為について反省し、その行動が職場にどのような影響を与えたかを認識できます。

始末書では、今後同様の規則違反を防ぐための具体的な対策も書かなければなりません。

これにより、規則違反の事実を反省するだけでなく、会社として状況の改善と、従業員への注意喚起ができます。

度重なる遅刻や欠勤

度重なる遅刻や欠勤は、会社の業務遂行に支障をきたす大きな問題です。

このような行動が繰り返される場合、該当者に対して始末書の提出が求められることがあります。

始末書には、遅刻や欠勤の具体的な回数や日付、理由などを記載します。

遅刻や欠勤が頻繁に起こる原因としては、個人的な問題や家庭の事情など、いくつかの原因が考えられます。

始末書では、これらの理由を説明したうえで、今後どのように時間を守るかの具体的な方法を記載する必要があります。

不必要な始末書を求めるのはパワハラの可能性も

始末書の提出は今後の改善を促すために必要な措置ですが、不適切な状況で提出を求められる場合は、パワハラとなる可能性があります。

始末書は、事実を明らかにし、改善を促すためのものであるため、従業員に圧力をかける手段として用いられることは許されません。

始末書の提出を強制する行為は、相手に過度なストレスを与え、職場での地位を脅かすものです。

ミスや問題が発生していない、あるいは軽微なものであるにもかかわらず始末書を書かせる場合は、相手を不当に追い詰める行為とみなされます。

会社側の問題かも? と思ったら

起こってしまった問題が会社側の問題であると感じた場合は、始末書を書くのをいったん中断しましょう。

まず、具体的な証拠を集め、問題が継続的に起こる可能性があるかなどを確認すべきです。

そのうえで、自分だけではなく、ほかの同僚も同じような起こす可能性があり、会社の体制に問題があるかどうかを検討します。

会社側に問題がありそうであれば、その問題を上司や経営層に報告します。

これにより、問題が正しく評価され、必要に応じて改善策が講じられる可能性が出てくるでしょう。

場合によっては、始末書を書かなくても済むことがあります。

自分に非がないにもかかわらず始末書を書くと、懲戒解雇の際の証拠として扱われるなど法的に不利になる恐れもあるため、状況に流されず、書くべきかどうかを慎重に判断してください。

事例別|始末書の書き方と例文

ここでは、事例別に始末書の書き方と例文を紹介します。

備品やデータの破損・紛失

備品やデータの破損、紛失に関する始末書では、発生した事態の詳細と、それに至った状況の説明が必要です。

何が失われたか、どのようにしてその事態が起こったのかを述べ、対応策を提案する必要があります。

例文は、下記のとおりです。

この度は会社から貸与を受けていたノートパソコンを破損させてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

2024年4月10日午前10時ごろ、私は社内の会議室でプレゼンテーション準備中に、会社支給のノートパソコンを誤って会議室のテーブルから落下させました。

これにより、ノートパソコンは画面が割れ、使用不能になってしまいました。

事故発生時、私はプレゼンテーションの資料を準備しており、急いで準備しているなかで不注意にもノートパソコンをテーブル端に置き、バランスを崩してしまいました。

本件事故の主な原因は、私の不注意と、急いでいたことによる見落としです。

安全管理の徹底が欠けていたために、貴重な備品を破損する事態に至りました。

今後、次の事項を徹底いたします。

  • ノートパソコンを含む全ての電子機器は、使用しない時は必ず適切な場所に保管する
  • 会議室での機器使用時は、機器を安定した場所に設置し、周囲を確認する
  • 個人の時間管理を見直し、業務に追われる状況を作らないよう計画的に動く

この度の不注意により発生した事故について、深く反省しております。

提出した再発防止策を厳守し、今後このような事態が発生しないよう最大限の努力をしてまいります。

部署の皆様および会社に多大なご迷惑をおかけしたことを心よりおわび申し上げます。

重大なミスやトラブル

重大なミスやトラブルが発生した際の始末書では、具体的なミスの内容、影響、なぜそのミスが発生したのかを分析し、具体的な改善策を提案します。

例文は、下記のとおりです。

この度はクライアントに対して重大な損害を与えてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

2024年4月10日、私はクライアント「◯◯株式会社」への報告書のなかで、プロジェクトの進行状況について誤った情報を提供してしまいました。

これにより、クライアントは誤った判断を下し、プロジェクトの重要なフェーズが遅延する事態となりました。

事故発生時、私は複数のプロジェクトを同時に管理しており、各プロジェクトの情報を正確に把握できていなかったために誤った情報を伝えてしまいました。

さらに、最終確認を怠ったことも重大なミスにつながりました。

本件の主な原因は、プロジェクト情報の管理不足と、報告書の最終確認の怠慢です。

私の過信がこのような事態を招いたと深く反省しております。

今後、次の事項を徹底いたします。

  • プロジェクトごとに情報のチェックリストを作成し、週に一度はその全情報を見直すことで常に最新の情報を把握する
  • 報告書を提出する前には必ず部署内のほかのメンバーによるチェックを受け、誤情報がないかを二重に確認する
  • プロジェクト管理の研修を受け、スキルアップを図る

この度の事故により、クライアントおよび当社に重大な影響を与えたことを深く反省し、誠心誠意、責任を持って対応してまいります。

関係者の皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを、改めて深くおわび申し上げます。

就業規則違反

就業規則違反に関する始末書では、どの規則に違反したかと具体的な内容を明記し、なぜその行動をとってしまったのか、今後どのように改善するかを記載します。

例文は、下記のとおりです。

この度は会社の就業規則に違反して副業してしまい、誠に申し訳ございませんでした。

今回の違反は、当社規定に明記されている副業禁止の規則に反し、無断でフリーランスとしてデザイン業務に従事したことです。

この副業は2023年1月から3月までの間におこないました。

フリーランスとしては主に夜間や休日に活動し、Webデザインとグラフィックデザインの仕事を受注していました。

この行為は会社の業務時間外におこないましたが、会社の方針と明確に反するものであり、無断での行動であったため、規則違反となります。

この不適切な判断の主な原因は、個人的な経済的プレッシャーと、会社の方針に対する認識の甘さにあります。

経済的な理由から副収入を求める決断をしましたが、会社の信頼を損なう行為であることを十分に理解しておらず、誤った選択でした。

今後このような事態を防ぐため、以下の再発防止策を講じます。

  • 改めて会社の就業規則を十分に確認する
  • 会社の業績を上げる取り組みに専念し、給与や賞与の範囲内で経済的必要性を満たせるように是正する

このたびは、私の不注意と不適切な行動により、会社および関係者の皆様に多大な迷惑をおかけしたことを深くおわび申し上げます。

度重なる遅刻や欠勤

遅刻や欠勤などの問題行動が繰り返される場合は、始末書でその理由を説明し、どのように行動を改善するかの具体的な計画を示す必要があります。

例文は、下記のとおりです。

この度は、短期間の間に遅刻を繰り返してしまい、誠に申し訳ございませんでした。

私は過去1ヵ月間に、計5回遅刻しました。

これは社内規定に明確に違反しており、部門の業務にも悪影響を及ぼしています。

遅刻の多くは交通渋滞によるものですが、これを言い訳にはできません。

私の時間管理が適切でなく、余裕を持った出勤準備がなされていなかったために遅刻が重なりました。

この繰り返される遅刻の根本的な原因は、私の時間管理と朝の準備の計画不足にあります。

また、前日の活動が遅くまで続いていたことも、翌朝の出勤時間に影響を与えています。

  • 前夜の活動を早めに終え、十分な睡眠を確保することで、朝の準備をスムーズにおこなう
  • 遅刻を避けるために、通常よりも30分早く家を出る
  • 交通状況を事前にチェックし、必要に応じて別のルートを利用する

この度は私の不適切な行動により、部署に迷惑をかけたことを深く反省しております。

提出した再発防止策を実施することで、再びこのような事態を引き起こさないよう努力いたします。

部署の皆様および会社に対して、改めておわび申し上げます。

始末書を書く際の注意点

ここでは、始末書を書く際の注意点について解説します。

手書きでの提出を検討する

始末書は、手書きで作成することを検討しましょう。

近年、書類の作成はパソコンなどの機器を使うのが当たり前の時代ですが、手書きにすることで反省の深さをより深く伝えられます。

手書きの文書は、データと比べて真剣さが直接的に表現されるため、謝罪の思いが届きやすくなります。

手書きで作成する際は、丁寧さを意識して書くことが重要です。

誤字や脱字があると、かえって不注意さや不誠実さが伝わってしまうため注意しなければなりません。

パソコンでの作成に比べて修正も難しいので、事実の説明や反省点、改善策などを整理して書く必要があります。

押印を忘れない

始末書を書いたら、最後に押印を忘れないようにしましょう。

始末書において印鑑を押すことは、自らが記述した内容に対して責任を持ち、内容を認めることを示す行為です。

押印は形式的なものではなく、起こした問題に対して反省の思いを持っていることの証ともなるため、忘れることなく押さなければなりません。

押印には適切な印鑑を使用し、文書の適切な場所に押します。

スタンプ型印鑑は使わずに正式な印鑑を、可能であれば実印を使用するのが望ましいです。

通常、印鑑は文書の最後や署名の近くに押すことが多い傾向ですが、社内ルールによって押す場所は異なります。

そのため、形式についてはあらかじめ確認しておくのがよいでしょう。

提出期限を守る

仕事をするうえでは、書類の提出期限を守ることは基本中の基本です。

問題やミスを起こした際に提出する始末書であれば、なおさら遅れは許されません。

提出期限を守ることは、問題に対して真摯(しんし)に向き合っていることを表すための、最低限の行動です。

提出が遅れることは、起こした問題を軽く考えていると見なされかねず、会社内での評価に影響を及ぼす可能性があります。

始末書の期限を順守するためには、問題が発生した際にすぐに対応する必要があります。

必要な情報をまとめ、文書の準備に着手しなければなりません。

計画的に作成し、早めに始末書を完成させられれば、余裕を持って提出できるでしょう。

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始末書を提出した後はどうなる?

始末書を提出することは、ミスや規則違反、問題の発生を認め、反省することにつながります。

始末書の目的は、問題を明確にし、将来的に同じ過ちを繰り返さないようにするためのものです。

提出によって、自分の行動のどこが誤っていたのかを理解できるため、必要な改善ができます。

始末書を提出したからといって、懲戒解雇などの処分が課されることはありません。

それは、始末書の提出によって、会社側は処分を下したことになるためです。

一事不再理の原則(二重処分の禁止)により、始末書を提出した後に解雇などの処分を加えることはできません。

解雇は、一般的には重大な違反が繰り返された場合や、改善が一切見られないときに検討される最終手段です。

会社側の対応が不服なら退職も検討

始末書を書くような問題が起こった際、状況によっては会社の対応や処遇に不満を感じることもあります。

あまりに不公平な状況であると判断した場合は、退職を考えるのも一つの選択肢です。

もし会社内で公正な扱いがされていなかった場合は、まずその点を人事部や信頼できる上司に相談しましょう。

それでも状況が改善されなければ、転職によって環境を変えることも検討してみてください。

退職は大きな決断ですが、キャリアや働きやすさの観点から、同じ会社にとどまるのが適切でないケースもあります。

自分で退職を切り出しにくい場合には、退職代行サービスの活用もおすすめです。

退職代行サービスとは、自分に代わって退職の意志を会社に伝え、必要な手続きを代行してくれるサービスです。

利用することで、精神的な負担を抑えつつ退職を実現できます。

もし無理やり始末書を書かされたり、懲戒解雇されたりした場合には、法的な争いに発展する可能性もあります。

その場合は、弁護士が運営している退職代行サービスに依頼をすれば安心です。

会社と交渉をしてくれるだけでなく、あまりに問題が深刻な場合は訴訟の相談にも乗ってくれます。

今後のキャリアへの影響を防ぐためにも、退職代行サービスは慎重に選ぶことをおすすめします。

よくあるQ&A

ここでは、始末書に関する質問に回答します。

始末書は何行くらいが一般的ですか?

始末書の長さについては、明確に何行程度が一般的といった形式はありません。

長くなり過ぎないよう、必要な情報を簡潔かつ明確に記載しましょう。

書く際には、各項目の段落を分け、読み手が情報を理解しやすい構成を心がけてください。

始末書の目的は、単に問題を報告することだけではなく、反省と今後の改善点を示すことにあります。

そのため、文量にこだわり過ぎず、それぞれの状況に応じて適切な長さで書くことが望ましいです。

始末書は何枚でクビになりますか?

始末書の提出件数が、そのままクビにつながるわけではありません。

解雇は、重大な問題行動が繰り返された場合や、会社に大きな損害を与えた場合に検討されます。

そのため、始末書を何枚提出したかどうかは、直接的な解雇理由にはならないことがほとんどです。

また、一事不再理の原則により、同じミスや問題に対して複数の処分を下すことができません。

つまり、始末書を提出することによってその問題は一度終わっているため、何枚提出したかによって解雇が決まることもないのです。

ただし、あまりに同じ問題を繰り返すようであれば、解雇が検討されることは十分にあり得ます

始末書には法的拘束力がありますか?

始末書は、法的拘束力を持った文書です。

問題や違反に関する説明と反省を記録した文書であるため、その後の人事管理や懲戒処分の判断材料となる場合があります。

法的な観点から見ると、始末書は違反行為や職務上の過失を示す証拠として有効です。

作成した人が自らの過ちやその状況を認識していることを示すため、懲戒処分などを巡る裁判において重要な役割を果たします。

たとえば、解雇や懲戒の妥当性を裁判所が判断する際に、始末書が提出された背景や内容が考慮されることがあるでしょう。

しかし、始末書が法的拘束力を持つためには、内容が正確で、提出された状況が正しいものであることが必要です。

無理やり書かされた始末書や、事実に基づかない内容は、法的効力を失う可能性があります。

さいごに|始末書を通じて自分の行動を見直そう

始末書の提出は、ミスや問題を犯したことや、企業の規定に反した行動を取ったことを認めるものです。

しかし、形式的な謝罪だけではなく、作成を通して自分の行動を深く反省し、今後の改善につなげる大切な機会とすることが大切です。

始末書を書くことは、状況を客観的に分析し、なぜそのような選択をしたのか、どのような状況がその行動を引き起こしたのかを理解することにつながります。

自己分析によって、今後の改善点も明確になっていくでしょう。

一度始末書を書いたからといって、悲観的になる必要はありません。

今後の行動をどのように変えていくかが非常に重要です。

もし、始末書を書いたことで会社に在籍しにくくなったり、始末書に関して不当な扱いを受けたりした場合には、最終的に退職を検討してもよいかもしれません。

自分で退職の意思を伝えにくければ、退職代行サービスの利用もおすすめです。

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