退職を電話で伝えるのは問題ない？法的な観点とマナーや例文を解説

「出社せずに電話で退職を伝えたい」
「電話で退職を伝えても辞められるのかな」
「そもそも、電話で退職を伝えるのは問題ないの？」

そのような不安を抱える人は多くいます。

退職の意思を直接申し出るのが難しい場合、電話で伝えたい場合もあるでしょう。

しかし、電話で伝えるのは問題ないのか、どのように伝えれば円滑に辞められるのか、気になっているのではないでしょうか。

本記事では、退職を電話で伝える際の法的な観点と一般的なマナー、伝える際の適切なタイミングやスムーズに伝える方法について解説しています。

電話で退職を申し出る場合の例文も紹介しているため、緊張を緩和して伝えられるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

あわせて読みたい⇒仕事を辞めたい方へ｜辞めたい理由別の対処法と後悔しない退職/転職の手順

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退職を電話で伝えるのは問題ない？法的観点と一般的なマナー

退職を電話で伝えるのは法的には問題ありませんが、一般的なマナーとしては避けた方がよいと考えられています。

ここでは、法的な観点と一般的なマナーについてそれぞれ解説します。

• 法的には有効なため問題ない
• 一般的なマナーでは避けた方が無難

法的には有効なため問題ない

退職の意思を伝える方法に法的な決まりはなく、電話での申し出も有効とされています。

会社が退職届の提出を求める場合がありますが、退職届についても法的な義務はありません。

ただし、多くの企業が就業規則で定めており、証拠を残す目的や円滑な手続きのために退職届の提出が必要です。

退職届は郵送での提出も可能です。その場合は、書留やレターパックなど、配達記録が残る方法で送付するとトラブルを防げます。

一般的なマナーでは避けた方が無難

一般的なマナーとしては「退職の意思を伝える際は、上司へ対面で伝えるのが望ましい」とされています。

そのため、電話で退職を申し出ると「誠意がない」「失礼だ」と捉えられるかもしれません。

しかし、体調不良やハラスメントなど、出社が難しい状況もあるはずです。

その場合は電話やメールで退職の意思表示をした後、必要書類を郵送するなどの対応を検討しましょう。

退職を電話で伝える際の適切なタイミング

退職を電話で伝える場合、適切なタイミングを選ぶとスムーズに手続きを進められます。

退職を電話で伝える際の適切なタイミングを2つ、それぞれ紹介します。

• 退職の2週間前までに伝える
• 繁忙期をできるだけ避ける

退職の2週間前までに伝える

民法では、退職を申し出てから2週間が経過すると辞められます。

ただし、業務の引き継ぎや社内調整が必要なため、余裕をもって早めに伝えると円満退職につながります。

また、業務内容によっては2週間では引き継ぎが難しいケースもあるため、会社の状況を考慮して適切なタイミングで伝えることが大切です。

「法律に基づいて、2週間前に退職の意思を伝えたのに非常識と言われた」「いつ頃言えば良いのか知りたい」と思う場合は、以下の関連記事もご覧ください。

関連記事：退職の意志を2週間前に伝えるのはなぜ非常識なの？理由や怒られないコツを解説！

繁忙期をできるだけ避ける

職場の状況を考慮し、繁忙期をできるだけ避けて退職するのが望ましいとされています。

決算期などの業務が立て込む時期に退職を申し出ると、残されたメンバーの残業時間が増えたり、職場に混乱を招いたりする恐れがあるためです。

そのため、できる限り落ち着いた時期を選び、周囲に負担をかけづらいタイミングで退職するのが理想です。

ただし、どうしても繁忙期に退職する場合は周囲と十分に調整し、引き継ぎを計画的に進めることが大切です。

スムーズな引き継ぎができると職場の負担を最小限に抑えられるため、円満な退職につながるでしょう。

退職の意思を電話でスムーズに伝える方法

電話で退職の意思を伝える際は、適切な手順を踏むことが重要です。

スムーズに退職手続きを進めるためのポイントをそれぞれ押さえましょう。

• 退職の理由と退職日を決めておく
• 就業時間内に電話する
• 感情的にならずに落ち着いて話す
• 話を長引かせず簡潔に伝える
• 引き止められても退職の意思は変わらない旨を伝える
• 感謝の気持ちを伝える

退職の理由と退職日を決めておく

まずは退職理由と退職日を決めておきましょう。

これらが曖昧な場合、上司から引き止められる可能性があります。

特に、退職日が決まっていないと、引き継ぎのスケジュールが立てにくくなるため、事前にしっかりと考えておきましょう。

退職理由はシンプルに伝えるのがポイントです。

例えば「一身上の都合」「家庭の事情」などの一般的な表現を使うと余計な詮索を避けられ、円滑に話を進めやすくなります。

退職理由を詳しく説明しすぎると不要な話し合いが発生する恐れがあるため、できるだけ簡潔に伝えましょう。

就業時間内に電話する

退職の意思を伝える際、電話をかけるタイミングも非常に重要です。

適切な時間帯を選ぶと、上司が落ち着いて話を聞けるため、スムーズにやり取りできます。

一般的には午前10時〜11時、午後2時〜4時頃が適しています。

朝は会議や業務の調整で忙しく、終業間際は退勤準備や残務処理に追われているケースが多いため、十分に対応してもらえないかもしれません。

電話をかけた際に上司が対応できない場合は、無理に話を進めず、都合の良い時間を確認しましょう。

「お忙しいところ恐れ入りますが、お話できるお時間をいただけますでしょうか」と丁寧に伝えると、相手に配慮した印象を与えつつ、落ち着いた環境で話せます。

感情的にならずに落ち着いて話す

どのような理由で退職する場合でも、感情的にならずに落ち着いて伝えることが大切です。

特に、トラブルが原因で辞める場合は感情が高ぶってしまう可能性もありますが、冷静に話すと円滑に進めやすくなります。

また、話す内容を簡単にメモしておくと、的確に伝えられるためおすすめです。

例えば「退職理由」「退職希望日」「引き継ぎについての考え」など、必要なポイントを整理しておくと、話の流れがスムーズになります。

また、電話をかける前に深呼吸をしてリラックスすると緊張が和らぎ、落ち着いて話しやすくなるでしょう。

話を長引かせず簡潔に伝える

電話で退職の意思を伝える際は、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。

話が長くなると、上司から質問を重ねられたり、引き止めにあったりする可能性があるため、要点を押さえて伝えるように意識しましょう。

基本的には「〇月〇日をもって退職したいと考えています」「大変お世話になりました」といったシンプルな表現で十分です。

簡潔かつ毅然とした態度で伝えると、あなたの意思が上司に届き、円滑に退職できるでしょう。

引き止められても退職の意思は変わらない旨を伝える

退職したいと伝えた際、上司から「もう少し考えてみては？」「あなたがいないと困る」などと引き止められるケースは多くあります

しかし、一度決めた意思は変えず、冷静かつ丁寧に対応することが大切です。

引き止められた際は「申し訳ございませんが、退職の意思は変わりません」と明確に伝え、余計な議論を避けましょう。

また「新しい環境でチャレンジしたい」「これまでの経験を生かし、次のステップに進みたい」など、前向きな理由を伝えると、相手も納得しやすくなります。

曖昧な態度を示すと話が長引いて退職が難しくなるかもしれません。そのため、毅然とした態度を保ちつつ、感謝の気持ちを添えながら伝えると円満に退職できるでしょう。

関連記事：退職引き止めがしつこいときの対処法5選！引き止める理由や対策も解説

感謝の気持ちを伝える

最後に感謝の言葉を上司へ伝えましょう。

「これまでお世話になり、ありがとうございました」「貴重な経験をさせていただき、心から感謝しています」など、丁寧な一言を添えると、上司や職場に対する敬意が伝わり、円満な退職につながります。

退職後も思わぬ形で元の職場と関わる可能性があるため、印象を良くしておくことが大切です。

感謝の気持ちを誠実に伝えると、今後の人間関係にも良い影響を与え、前向きな気持ちで新しい環境へと進めるでしょう。

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電話で退職を伝える場合の具体的な例文を紹介

電話で退職を伝える際には、状況に応じて適切な言葉を選ぶことが大切です。

電話で退職を伝える場合の例文をそれぞれ紹介します。

• 一般的な退職理由の場合
• 体調不良の場合
• ハラスメントの場合
• 遠方にいる場合

一般的な退職理由の場合

一般的な退職の場合は「一身上の都合」を用いて伝えるのが適切です。

退職の際に使われる正式な表現のため、問題ありません。

◯◯（自身の名前）です。 この度、一身上の都合により、◯月◯日をもちまして退職させていただきたく、ご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。 大変お世話になり、ありがとうございました。

シンプルながら誠実な伝え方を意識すると、退職手続きをスムーズに進められます。

体調不良の場合

体調不良の場合は無理に詳細を説明せず、シンプルに伝えます。

長々と説明すると「もう少し休んでから考えてみては？」と引き止められる可能性があるため、簡潔に伝えましょう。

◯◯（自身の名前）です。 体調不良のため、◯月◯日をもちまして退職させていただきたく、ご連絡いたしました。 業務への影響を考えたうえでの決断です。 突然のご連絡となり大変申し訳ございません。 これまでのご指導に深く感謝申し上げます。

体調不良の場合は上司が理解を示してもらえることが多いため、円満に退職できるでしょう。

ハラスメントの場合

ハラスメントに触れつつ、簡潔に伝える場合は「業務の継続が困難」になった旨を伝えます。

ハラスメントの事実を会社に伝えずに辞める際は「一身上の都合」を理由にするとよいでしょう。

◯◯（自身の名前）です。 職場環境の影響で業務を続けることが難しいため、◯月◯日をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。 急な連絡となってしまい、大変申し訳ございません。 ご理解のほどよろしくお願いいたします。

「業務を続けるのが難しい」と伝えると、無理な引き止めを防ぐ効果があります。

遠方にいる場合

遠方にいて出社が難しい場合、郵送やメールで対応したい旨を伝えるとスムーズです。

◯◯（自身の名前）です。 現在、遠方におり出社が難しいため、◯月◯日をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。 直接ご挨拶するべきところ、電話での連絡となり、大変申し訳ございません。 今後のやり取りは、郵送またはメールにて対応させていただければと存じます。

対面での挨拶ができない旨お詫びの気持ちを添えると、誠実な印象を与えられるでしょう。

電話で退職を伝えた後の手続き

電話で退職を伝えた後は、必要な手続きを進めましょう。

一般的な退職手続きについて、以下のとおり解説します。

1. 退職届を提出する
2. 引き継ぎをする
3. 会社から必要書類を受け取る
4. 会社から借りているものを返却する

1.退職届を提出する

退職を申し出た後は、退職届を提出します。

会社によっては指定のフォーマットがあるため、事前に確認しましょう。

退職届には退職理由や退職日等を明記し、上司に提出するのが一般的です。

提出後のトラブルを防ぐため、控えを残すことをおすすめします。

退職届を提出する際は郵送も可能です。その際は、書留など配達記録が残る方法で提出すると安心です。

2.引き継ぎをする

後任が決まったら、引き継ぎを早めに済ませましょう。

まず、担当業務の流れや進捗状況をリスト化し、業務マニュアルを作成します。

使用するツールの操作方法や、関係者の連絡先もあわせて記載しておくと安心です。

また、注意点やトラブル時の対応策を明確に伝えると、後任がスムーズに業務を進められます。

可能な場合は一緒に業務をおこない、後任の不安や疑問点を解決するのも大切です。

計画的な準備と丁寧な対応を心がけて、後任への負担を最小限に抑えましょう。

3.会社から必要書類を受け取る

退職手続きが進むと、転職や公的手続きに必要な書類が会社から郵送されるため、必ず受け取りましょう。

主な書類は次のとおりです。

• 離職票（失業保険の申請に必要）
• 源泉徴収票（年末年始や確定申告に必要）
• 健康保険資格喪失証明書（国民健康保険の手続きに使用）
• 雇用保険被保険者証（転職先での雇用保険手続きに必要）

しばらく経っても届かない場合は、速やかに会社へ問い合わせましょう。

4.会社から借りているものを返却する

会社から貸与された備品（社員証、制服、パソコン、スマートフォンなど）は、退職前に必ず返却しましょう。

貸与物は会社の所有物であるため、返却しないとトラブルに発展する可能性があります。

最悪の場合、損害賠償を請求されるかもしれません。

スムーズに返却するために、返却リストを作成し、会社の指示に従って手続きを進めます。

出社して返却するのが難しい場合は、郵送も可能な場合が多いと言われています。事前に担当者へ相談しましょう。

郵送の際はトラブルを防ぐため、宅急便などの配達記録が残る方法で送るのをおすすめします。

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退職後にやるべきこと3つ

健康保険や年金の手続きなど、退職後はやるべきことが多くあります。

スムーズに次のステップへ進むため、以下の手続きを忘れずに行いましょう。

• 健康保険の手続きをする
• 年金の手続きをする
• （必要な場合）失業保険の申請をする

健康保険の手続きをする

退職後は健康保険の切り替えが必要です。手続きの方法は次のとおりです。

1. 退職後すぐに新しい会社へ就職する場合
   →次の会社で切り替えの手続きをしてもらいましょう。
2. 自営業・フリーランス・すぐに就職しない場合
   →国民健康保険に加入します。退職後の翌日から14日以内に住民票のある市区町村の役所で手続きしましょう。
3. 退職した会社の健康保険を引き続き使用する場合
   →退職後の翌日から20日以内に会社へ申請すると、最大2年間利用できます。
4. 家族の扶養に入る場合
   →収入などの条件はありますが、家族の扶養に入るのも可能です。

どの方法が適切かを検討し、期限内に手続きを済ませましょう。

年金の手続きをする

退職後、すぐに新しい会社へ就職する場合は、次の会社で厚生年金の手続きをしてもらいましょう。

自営業やフリーランス、すぐに就職しない場合は、厚生年金から国民年金に切り替える必要があります。退職後14日以内に住民票のある役所で手続きしましょう。

収入が少なく、支払が難しい場合は免除申請も可能です。免除申請を希望する場合は、市区町村役所で相談し、必要書類を提出します。

（必要な場合）失業保険の申請をする

すぐに転職しない場合は、ハローワークで失業保険を申請します。

申請には会社から送付される離職票が必要で、受給には一定の条件があります。

自己都合退職の場合、給付までに一定の期間が設けられる場合が多いため、計画的に手続きを進めましょう。

「失業手当っていつもらえるの？」「受給期間はいつまで？」と気になったら、以下の関連記事をご覧ください。

関連記事：失業手当（失業保険）ってなに？もらい方や3つの受給条件を徹底解説！

退職を伝える場合は退職代行サービスの利用もおすすめ

「電話で退職を伝えるのも難しい」と感じる場合、退職代行サービスの利用もおすすめです。

経験豊富な専門スタッフが手続きを進めるため、精神的な負担を軽減しながら確実に退職できるのが特徴です。

退職代行サービスのメリットについて、以下の内容を解説します。

• 精神的な負担を大幅に軽減できる
• 会社とのやり取りを一切しなくて済む
• 確実に退職できる
• 退職手続きのアドバイスがもらえる
• 弁護士が対応するサービスなら法的トラブルも解決できる

関連記事：【比較】退職代行サービスおすすめ人気ランキング

精神的な負担を大幅に軽減できる

退職を申し出る際、上司との対話がストレスになる場合があります。

特に、パワハラや強い引き止めが予想される場合「退職を伝えるだけでも精神的に辛い」と感じる人も多いでしょう。

そのような場合に退職代行サービスを利用すると、会社へ連絡せずに退職手続きを進められるため、精神的な負担を大幅に軽減できます。

退職の意思を代行会社が伝えてくれるため、上司との対話を避けつつ、スムーズに辞められるのが大きなメリットです。

会社とのやり取りを一切しなくて済む

退職代行サービスを利用すると、会社とのやり取りをすべて代行会社が対応してくれるため、自分で退職を申し出る必要がありません。

特に、上司と話したくない場合や、退職を伝えた後の引き止めや嫌がらせが心配な場合は、大きな安心につながります。

また、退職手続きに必要な書類の手配や返却方法の指示なども代行会社がサポートしてくれるため、煩雑なやり取りを避けられるのもメリットです。

退職手続きの負担が減るため、精神的なストレスを最小限に抑えつつ、次の生活の準備に集中できるでしょう。

確実に退職できる

退職の意思を伝えても「あなたが辞めるとチームに迷惑がかかる」「もう一度考え直した方がいい」などと言われ、なかなか退職できないケースは多くあります。

特に、上司の引き止めが強い場合や、退職を受け入れてもらえない場合は心身の負担が大きくなり、辞める決断が揺らぐこともあるでしょう。

しかし、退職代行サービスを利用すると、会社とのやり取りをすべて専門会社がおこなうため、確実に辞められます。

「退職届を受理してもらえない」「辞めると言っても話を聞いてもらえない」といったトラブルが発生するケースでも、代行会社が適切に対応するため、スムーズに退職手続きが進みます。

関連記事：退職代行の成功率は？失敗を避けるための対処法や依頼先の選び方を解説

退職手続きのアドバイスがもらえる

退職手続きに関するアドバイスを提供してくれる退職代行会社を選ぶと、スムーズに手続きが進みます。

退職の際は、退職届の書き方や必要書類の準備、健康保険や年金の手続きなど、さまざまな事務処理が発生します。

これらの手続きをを正しく行うためには、専門知識が求められる場合もあるため、適切なアドバイスを受けられることは大きなメリットといえるでしょう。

退職手続きに不安を感じる場合は、このようなサービスを活用するのもひとつの方法です。

弁護士が対応するサービスなら法的トラブルも解決できる

法的なトラブルが予想される場合は、弁護士監修もしくは弁護士が運営する退職代行サービスを利用しましょう。

法律の知識が豊富な専門家に対応を依頼すると、会社との交渉や法的手続きを円滑に進められるため、トラブルを未然に防げます。

例えば「未払いの給与がある」「パワハラやセクハラでトラブルになっている」といったケースでは、弁護士が法的根拠に基づいて適切に対処してくれるため、労働者の権利を守りながら退職できるのです。

関連記事：退職代行を弁護士に依頼する７つのメリットと弁護士費用相場｜選び方まで解説

まとめ

電話で退職を伝える場合の法的な観点と一般的なマナー、退職の意思を伝える適切なタイミングや具体的な例文などについて解説しました。

退職の意思を電話で伝えるのは法的に問題ありませんが、一般的なマナーとしては避けた方がよいと言われています。

そのため、どうしても電話で伝えなければいけない場合は、内容を簡潔にまとめつつ、感謝の気持ちを丁寧に伝えると、相手に誠意が伝わります。

「電話で退職を伝えるのも怖い」と思う場合は、退職代行サービスを活用するのも有効な策です。

代行会社のスタッフが退職の意思表示から手続きまでをすべて行うため、精神的な負担を最小限に抑えながら辞められます。

この記事を参考にして退職手続きを円滑に進め、新しいスタートを切るための準備を始めましょう。

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