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採用通知書とは?法的性質や届いた後のチェック事項・内定辞退の方法まで

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採用通知書とは?法的性質や届いた後のチェック事項・内定辞退の方法まで

転職活動がうまくいくと応募企業から「採用通知書」という書類が届く場合があります。採用通知書を受け取るといよいよ転職に向けて大きな一歩を踏み出すことになりますが、具体的にどのような内容の書類なのでしょうか?

 

また、採用通知書が届いた段階は法的にどんな状態にあたるのでしょうか?

 

このコラムでは採用通知書の記載内容や届くタイミング、ほかの書類との違いなどの基本的な情報をお伝えしたうえで、法的性質や内定取り消しのトラブルなどについても解説します。

 

 

この記事に記載の情報は2023年11月08日時点のものです

採用通知書とはどのような書類なのか

採用通知書とは、企業が応募者に対して、正式に採用を通知する書類のことです。オファーレターとも呼ばれています。まずは記載内容や送付の時期など採用通知書の基本事項を確認しましょう。

 

採用通知書に書かれている内容

採用通知書の記載内容は企業によって異なりますが、一般的には以下の事項について書かれています。

 

  • 日付、宛名、差出人名
  • 応募のお礼
  • 採用を決定した旨
  • 同封書類の種類
  • 書類の返送期限
  • 問い合わせ先 など

 

採用通知書が届くタイミング

採用通知書が届く時期も企業ごとに違いがありますが、最終面接から大体1週間以内が目安です。さらにかかる場合でも最終面接が終わった後などに「○日以内には連絡します」と伝えられるはずなので、その期日までは待ちましょう。

 

採用通知書が届くタイミングも、以下のように企業によってさまざまなケースがあります。

 

  • 先に内定の電話がある→後日に採用通知書が届く
  • 内定通知書が送られてくる→内定受諾書を返信する→採用通知書が届く
  • 上記の過程を踏まずに採用通知書が届く
  • 内定式で直接渡される など

 

採用通知書の送付から入社までの流れ

採用通知書の送付があってから入社までの一般的な流れは以下のようになります。

 

  1. 記載内容や条件面の再確認
  2. 入社諾否の意思表示(電話やメール、入社承諾書の送付など)
  3. 入社日の決定
  4. 現職に退職日を伝える
  5. 事前研修など入社の準備
  6. 雇用契約の締結、入社

 

内定通知書などの通知書との違い

転職活動中には採用通知書以外にも次の書類が届く場合があります。「○○通知書」という名称なので混同しやすいですが、それぞれの書類の違いを押さえておきましょう。

 

内定通知書

内定通知書とは、企業が求職者に対して内定を伝えるための書類です。採用通知書との違いは、通知の内容が内定なのか採用なのかという点ですが、その定義は曖昧です。

 

企業によっては、内定通知書の送付→入社承諾書の返信→採用通知書の送付というケースがあるので、その意味では採用通知書は内定通知書よりも一歩進んだ位置にある書類ともいえます

 

ただし「採用内定通知書」という形で通知する企業や、内定通知書または採用通知書のどちらかだけを送付する企業もあり、明確な区別はありません。どちらも企業に作成・送付する義務はないため、何も送付しない企業もあります。

 

特に中途採用者は内定から入社日までの期間が短いので、通知書ではなく電話連絡でスピーディーに採用活動を進める企業は多いでしょう。

 

不採用通知書

不採用通知書とは、企業が求職者に対して不採用の決定をした旨を伝える書類です。不採用通知書が届く時期も面接から1週間以内が目安となるでしょう。

 

採用の場合には採用通知書を送付するが、不採用の場合にはメール連絡で済ませるという企業も多くあります。採用・不採用ともに書類で通知する企業もあり、不採用の通知方法もさまざまです。

 

労働条件通知書

労働条件通知書とは、雇用契約の締結時に交付される、労働条件が記載された書類をいいます。

 

労働基準法第15条では、使用者が労働者に対し、賃金や労働時間などの労働条件を明示する義務を定めています。明示すべき事項は労働基準法施行規則第5条1項各号に定めがありますが、その中でも絶対的明示事項(必ず明示すべき事項)については、書面(労働者が希望すれば電子メール等への添付も可能)による交付が求められています(同条4項)。

 

労働条件通知書は任意で交付される採用通知書とは異なり、法律にもとづき交付が義務付けられている書類ということです。

 

(労働条件の明示)
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。

引用元:労働基準法第15条

 

採用通知書と同封されていることが多い書類

採用通知書はそれ単体で送付されるケースは少なく、ほかの書類も同封されているのが一般的です。採用通知書とあわせて送付される可能性があるのは、次の書類です。

 

  • 添え状
  • 入社承諾書
  • 入社誓約書
  • 労働条件通知書
  • 入社日までのスケジュール案内
  • 返信用封筒 など

 

どの書類が同封されているのか、同封書類はあるのかなどは企業によって異なります。添え状に同封書類の種類や返信が必要な場合の期限などが記載されているケースが多いので、記載の書類がすべて同封されているかなどをよく確認しましょう。

 

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採用通知書の法的性質

ここからは、採用通知書が法的にどのような意味をもつのかを解説します。

 

採用内定は「始期付解約権留保付労働契約」にあたる

企業が採用通知書を送付する段階で使われる「採用」という言葉は一般に「採用内定」を指しますが、採用内定は専門的な用語で「始期付解約権留保付労働契約」が成立したと解されています。

 

「始期付」というのは入社日が決まっていることを指します。たとえば採用内定通知書が届いたのが10月1日、入社日が4月1日というように採用内定から入社日までに一定期間が空くために始期付となっているのです。「解約権留保付」とは、入社日までにやむを得ない事情が発生した場合には労働契約を解約できるという意味です。要するに採用内定は、条件付の労働契約が成立した状態であると考えられるでしょう。

採用内定の法的意味は個別の状況によって異なる

「採用内定」が法的にどのような意味をもつのかは、応募企業と求職者の間にどんなやり取りがあったのかなど、具体的な状況によって異なります

 

たとえば単に企業から採用する意思や予定を伝えられただけで具体的な労働条件が決まっていない場合は、一般に「内々定」と呼ばれ、労働契約は成立しないと判断される可能性があります。

 

一方、採用通知書とともに入社承諾書や労働条件通知書が送られており、求職者も承諾書を返送した場合には労働契約が成立したとみなされる可能性が高いでしょう。

 

採用通知書の法的効力

採用内定が始期付解約権留保付労働契約となるのは、求職者の応募が労働契約の申し込みにあたり、これに対して企業が採用通知書を送付するのが労働契約の受諾にあたると解されているからです。

 

つまり採用通知書は労働契約が成立した証としての効力があります。あってはならないことですが、後に企業側から「内定を取り消され、裁判等で争う場合」には採用通知書を証拠として提出できます。

 

採用通知が口頭だった場合の法的効力

労働契約法第6条では「労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。」と定めています。

 

労働者と使用者の双方が合意する必要はあるものの、その方法については特に定めがなく、口頭でも成立することになります。採用通知書についても、企業側に発行の義務はないため、必ず送られてくるわけではありません。したがって、採用通知が口頭だった場合でも、採用通知書を送られてきた場合と法的効力に違いはありません。

(労働契約の成立)

第六条 労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。

引用元:労働契約法第6条

 

もっとも、後に応募企業とトラブルになった場合には、採用通知書がないために採用内定を受けたことを証明するのが困難です。万が一に備えたいのであれば採用通知書や内定通知書を書面で出してもらうよう依頼するか、メールなどで内定のお礼の連絡をして保存しておくといった方法が考えられるでしょう。

 

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採用通知書を受け取った後は何をするべき?

採用通知書を受け取った後は転職に向けた最終段階に入ります。ただこの時点では転職活動は終わりではありません。確認等を怠らないようにしましょう。

 

条件面を確認する

労働条件通知書が同封されている場合には、条件面をしっかりと確認します。条件面は応募や選考の過程で確認したはずですが、「面接で聞いた話と違う!」というケースも少なからず存在します。

 

後になって慌てないように入社前のタイミングであらためて確認することが大切です。

 

受諾か辞退かを決める

複数の企業へ応募していた方も多いでしょうが、採用通知書が届いたらいよいよ一社に決定する段階にきています。受諾か辞退かの意思を固めましょう。

 

一度は受諾したものの後になって撤回することになれば先方に迷惑をかけてしまうので、しっかり決意を固めてから返事をする必要があります。家族に相談するのも、遅くともこのタイミングです。

 

担当者へ連絡する

担当者へお礼の連絡を入れると丁寧な印象を与えられます。電話やメール、文書での連絡が考えられますが、先方の都合を考慮してメールでお礼をする求職者が多いようです。

 

もっとも、お礼の連絡を入れるべきかどうかはケースバイケースです。たとえば事前に内定の連絡をもらっており、その際にお礼と受諾の返事もしている場合はあらためてお礼の連絡を入れる必要はないでしょう。手続きとして入社承諾書の返送をすれば問題ありません。一方で、入社承諾書の返信期日を延ばしてほしい場合や、内定を辞退する場合は当然連絡を入れるべきです。この場合の連絡は早いほうがよいでしょう。

なお、不採用通知書には返信する必要はありませんので、気を取り直して次の応募先へ注力しましょう。

 

入社承諾書があれば期日までに返送する

採用通知書に入社承諾書が同封されている場合は、速やかに期日を確認し、返送の準備を行います。期日にかかわらず早めに送付するのが望ましいでしょう。応募先が作成した用紙に日付や氏名などを記載し、署名捺印して返送するケースが一般的です。

 

入社承諾書を作成する際の注意事項

入社承諾書を作成する際には添え状をつけます。返送書類の表紙にあたるものですが、添え状をつけるのが一般的なマナーです。また書類はクリアファイルに入れると、折り曲がりや雨などの影響も少なくきれいな状態で届けてもらえます。

 

A4サイズの無地の封筒に入れ、住所や社名は省略しないで書きましょう。

 

採用通知書が送付された後の「採用内定取り消し」は認められる?

景気が悪化している状況下では、新社会人の内定取り消しのニュースなどを聞き、不安になる方も多いかと思います。中途採用者でも内定取り消しを受ける可能性はゼロではないため、ここで内定取り消しについても知っておきましょう。

 

中途採用者の採用内定取り消しはトラブルが多い

中途採用者の「内定取り消し」はトラブルに発展するケースが少なくありません。

 

もちろん新卒であっても中途採用であっても内定取り消しは大変な問題です。ただ、新卒であればまだ学生なので保護者の援助を受けるなどしながら就職活動を継続し、新年度までにほかの企業へ就職が決まる可能性が十分にあります。

 

一方、中途採用者の場合は採用内定取り消しを受けた段階ですでに現職に対して退職の意思表示をしているケースが多く、職場に残るのが困難になっています。中途採用者は入社予定日までに日がなく、無職期間が発生してしまうおそれがあるわけですが、現職を自己都合で辞めているため失業手当も3ヶ月間は受給できません。

中途採用者の内定取り消しは新卒者と比べて生活に直結する可能性が高く、その分トラブルにもなりやすいのです。

 

採用の内定取り消しが認められるケース

採用内定は解約権留保付とはいえ労働契約が成立しているため、採用内定の取り消しは「解雇」にあたります。

 

解雇は、客観的合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合には無効となります(労働契約法第16条)。常識的に考えてやむを得ないといえる事情がない場合には内定取り消しは認められないということです。

 

では、「やむを得ない事情」とはどのような場合なのでしょうか?

 

一般に採用通知書には「内定取り消し事由」が記載されており、これに該当する場合には採用内定が取り消しとなる可能性があります。

 

  • 採用条件であった資格や免許が取得できなかった場合
  • 心身の病気により応募企業での業務に耐えられないことが判明した場合
  • 履歴書の記載内容や面接での発言に重大な虚偽があったことが判明した場合
  • 犯罪行為があった場合
  • 企業側に予測不可能な経営上の事情が発生した場合 など

 

採用内定取り消しが認められないケース

一方で、次のような理由による内定取り消しは認められない可能性が高いでしょう。

 

  • 「前の職場から悪い噂を聞いた」など客観的な裏付けのない噂を理由にした取り消し
  • 陰気な印象であるなど面接時にはすでに分かっていたことを理由にした取り消し
  • 前年より経営が悪化したものの、新規採用を不能とする程度に重大な悪化ではなかったケース など

 

なお、経営悪化を理由とする内定取り消しは整理解雇の4要件と照らして有効かどうかが判断されることになります。

 

  • 【整理解雇の4要件】
  • 人員整理をする必要性があったか
  • 役員報酬のカットや出向、配置転換など解雇を回避する努力を尽くしたか
  • 被解雇者の選定に合理性があるか(選定者の主観に左右されていないか など)
  • 労働者や労働組合に対して十分な説明と協議が尽くされているか

 

経営悪化といっても程度はさまざまであり、それだけで内定取り消しが容易に認められてしまえば求職者の立場は著しく不安定になってしまいます。そのため上記の要件を満たすほど切迫した経営悪化の場合にのみ整理解雇に準じて内定取り消しが認められるのです。

 

採用内定取り消しを撤回してもらう方法

採用内定の取り消しに納得できない場合、まずは応募企業に対して理由を求めましょう。そのうえで、前述の「採用内定取り消しが認められるケース」「採用内定取り消しが認められないケース」と照らし、取り消しを受け入れるのかを判断します。

 

とはいえ採用内定取り消しが不当かどうかは個別の事情によって異なるため、弁護士などの専門家に相談するのがよいでしょう。正当な理由のない取り消しだった場合には弁護士に入ってもらい、応募企業に対して取り消しの撤回を求めることになります。弁護士以外には労働局の総合労働相談コーナーなどで相談するのもひとつです。

【関連記事】内定取消しの解決にかかる弁護士費用相場と内訳|学生にも払える金額?

 

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採用通知書が送られてきたけど辞退したい場合

転職活動では並行して複数の企業に応募するのがセオリーなので、複数社から内定をもらい、いずれかを辞退するケースが考えられます。内定辞退の法的な考え方や辞退のタイミング、注意点などを解説します。

 

入社承諾書の提出後でも辞退は可能

採用通知書によって労働契約が成立しているとみなされる一般的なケースでは、内定辞退は求職者からの「雇用契約の解約」にあたります。そして雇用契約の解約は、民法第627条1項前段の規定では「いつでも解約の申し入れをすることができる」とされています。

 

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)

第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

2 期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。

3 六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三箇月前にしなければならない。

引用元:民法第627条

 

したがって、採用通知書が送られてきたタイミングで内定を辞退することは可能です。また一度は受諾する決意をしたため入社承諾書を返送したが、何らかの事情が生じたために返送後に辞退することもできます。

 

2週間前までの辞退が原則

民法第627条1項後段では、「解約の申入れの日から2週間を経過することによって雇用契約が終了する」とも述べられています。つまり内定辞退をするのは原則として入社日の2週間前までにおこなうのが原則です。

 

入社日から2週間を切ったタイミングで内定辞退をした場合、解約の申し入れ自体は可能ですが、雇用契約が終了するのが入社日以降となってしまいます。実際に企業がどう扱うのかはともかくとして、法律上は入社日以降の数日間は応募企業と雇用契約関係にあり、出社の義務が生じるということになります。

また入社日間近の辞退ではデスクや備品などの準備が進んでおり、企業側から損害賠償を請求される可能性も否定できません。求職者としてこれは避けたいところでしょうから、少なくとも入社日の2週間前までに辞退を申し入れるべきです。

 

辞退の連絡方法は電話?メール?

辞退の連絡は状況によって電話が適切な場合、メールでも問題ない場合があります。ただ、内定を出してくれた企業に誠意をみせる点、早く確実に伝えるという点では電話が望ましいでしょう。

 

どうしても電話では伝えにくい」と感じるのであればメールでも構いませんが、先方にメールが届かない事態も想定しておく必要があります。

 

先方から返信がない場合は再度のメール送信をする、結局は電話で確認するといった対応が必要となるため、やはりできるだけ電話で連絡することをおすすめします。

 

辞退する場合の注意点

内定を辞退する際は先方へ配慮した行動を心がけましょう

 

内定辞退の方法が「著しく信義に反する」と判断されるケースでは、企業から損害賠償請求される可能性が否定できません。たとえば「辞退の連絡をしないまま放置した」「何度も入社の意思を示していたのに入社直前で辞退した」などの行動は非常識だと受け取られ、トラブルの元です。

 

採用担当者も内定辞退者がでることは想定の範囲なので、速やかに連絡を入れ、丁寧に説明すれば分かってもらえます。もしほかの企業の選考中などを理由に辞退するべきか迷っている場合は、先方に正直に伝え、内定諾否の回答を待ってもらいましょう

 

企業によっては難しい場合がありますが、待ってもらえるよう努力し、誠意をもって対応することが大切です。

 

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まとめ

採用通知書は応募企業から正式な採用が決定した旨を知らされる通知書です。

 

転職活動中の方にとっては非常にうれしい通知書ですが、転職活動の仕上げとしてしっかりと確認等をおこないましょう。内定取り消しが起こらないように入社日までの行動にも注意が必要です。

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