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在職証明書とは|必要な場面と書き方・発行手順と会社に依頼する際の注意点まで

更新日
銀座さいとう法律事務所
齋藤健博 弁護士
このコラムを監修
在職証明書とは|必要な場面と書き方・発行手順と会社に依頼する際の注意点まで

転職活動を経て内定をもらった際や認可保育園に入園を申し込む際、「在職証明書」の提出を求められる場合があります。

 

しかし通常は目にする機会がそれほど多くない書類なので、どのような内容なのか、また、どこに発行してもらえばよいのかなど、詳しくはわからない人が多いでしょう。

 

そこで本記事では、在職証明書とは何かをテーマに、一般的な記載内容や求められるシーン、依頼先や依頼する際の注意点などについて解説します。いざというときにスムーズに依頼・提出につなげられるよう、基本的な内容を理解しておきましょう。

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在職証明書とは

在職証明書とは、会社に在籍していることや勤務の状況を証明する書類です。在籍証明書や就労証明書、就業証明書などとも呼ばれますが、名称が変わっても記載内容や役割に大差はありません。

 

一般的に記載される項目

在職証明書は公的な書類ではないため規定のフォーマットはありませんが、一般的によく書かれる項目は次のとおりです。

 

  • 申請者の氏名・住所・生年月日
  • 入社年月日
  • 雇用形態、勤務地
  • 勤務日数、勤務時間
  • 職種、業務内容、役職
  • 給与月額、年間の総支給額
  • 会社名
  • 社印
  • 発行年月日

これらの項目は、依頼元が求めている項目に従うのが原則です。なぜなら依頼元は理由があって在職証明書を求めているので、その理由に沿った項目を証明しなければ意味がないからです。

 

フォーマット・用紙について

用紙については、依頼元が指定する用紙がある場合とない場合があります。依頼元が指定する用紙がある場合は依頼元から入手し、依頼先の担当者へ渡しましょう。特に指定された用紙がなければ次のような形で依頼します。

 

  • インターネットでダウンロードしたフォーマットを担当者へ渡し、必要な項目を埋めてもらう
  • 担当者に記載する項目名だけを伝え、ゼロから作成してもらう

従業員の人数が多い会社であれば人事部などで共有のテンプレートを用意しているケースが多いため、必要な項目を伝えれば難なく作成してもらえるでしょう。

 

図:新宿区の在職証明書

 

在職証明書が必要になる場面はいつ?

在職証明書が必要になるのは、次のような場面が考えられます。

 

  • 許可保育園・認定こども園の入園・更新申請
  • 賃貸物件への入居や住宅ローンの審査
  • 外国人労働者の在留資格の更新
  • 転職先への提出用

それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。

 

許可保育園・認定こども園の入園・更新申請

認可保育園・認定こども園の入園・更新時に提出する書類の中に、在職証明書が含まれています。名称は就労証明書や就労状況確認書など自治体によってさまざまですが、記載する内容はおおむね共通しています。

 

認可保育園の入園・更新申請時に在職証明書が必要なのは、「保育の必要性」を判断する際の材料とするためです。自治体では世帯や児童の状況などから保育の必要性を判断し、保育の必要性が高い順に入園者を決めるため、保護者の就労状況を確認する必要があるのです。

入園後にも毎年提出を求められるのが一般的なので、認可保育園に子供を預けて働いている方は毎年必要になるケースが多いでしょう。保育園関係の場合、フォーマットは自治体で指定されることが大半です。自分で自治体の窓口へ原本を取りに行くか、自治体のホームページなどからダウンロードし、勤め先の人事部や総務部へ渡します。

 

ここに注意!

認可保育園・認定こども園の入園・更新で使う在職証明書は、ほかのケースと比べて記載項目が多い傾向にあります。

直近3ヵ月の勤務状況や給与なども記載する場合がありますので、作成には時間がかかります。提出期限も厳格に決められているケースが多いので、依頼する際には余裕をもって動くようにしましょう。

 

なお、認可保育園・認定こども園のほか、学童保育や幼稚園の新2号認定の利用申請などでも、同様の書類が求められる場合があります。

 

賃貸物件への入居や住宅ローンの審査

引っ越しをして賃貸契約を結ぶときや、住宅ローンを組むときなどに在職証明書を求められることがあります。この目的は主に、「本当に会社に在籍しているか」「安定した収入があるかどうか」の確認です。

在職証明書を使って、それぞれ主に下記の内容をチェックされます。

 

  • 賃貸契約を結ぶ場合:在職状況や年収から毎月の家賃を払えるかどうか
  • 住宅ローンを申請する場合:勤続年数や在職状況、年収などから返済能力があるかどうか

ただし勤続年数は健康保険証で、収入は源泉徴収票や課税証明書などでも確認できるため、必ずしも在職証明書が求められるわけではありません。

 

外国人労働者の在留資格の更新

就労関係の在留資格をもっている外国人が在留期間の更新をするために、在職証明書が必要です。入国管理局では指定の書式での提出は求めていないため、在職している会社に任意で作成してもらうことになります。

 

ただし、所属部署や職務内容など証明するべき項目がいくつかあります。詳しくは管轄の地方入国管理局などへ確認してください。

 【参考】在留期間更新許可申請|出入国在留管理庁

 

転職先への提出

転職活動では、履歴書と職務経歴書を提出するのが一般的です。在職証明書を求められるケースは多くありませんが、一部の会社では在職証明書の提出を求めています。

 

また、認可保育園の保育士が転職する場合には、処遇改善等加算の算定に在職年数が関係するため、必ず求められる書類です。

 

転職先が在職証明書を求める理由

転職先の会社が在職証明書を求めるのは次のような理由が考えられます。

 

  • 応募者の職歴や業務内容が、提出された履歴書・職務経歴書の内容と一致するかどうかを確認するため
  • 過去の在籍年数をもとに基本給などを算定するため
  • 外資系企業への転職で海外での就労ビザを取得するため 
  • 公務員への転職にあたり、採用条件として一般企業での勤務年数を設定しているため など

在職証明書の発行はどこに依頼する?

在職証明書が必要になったとき、どこに依頼すれば発行してもらえるのでしょうか。

 

会社の人事部や総務部など

在職証明書の発行は通常、人事部や総務部など、従業員の人事・個人情報を取扱う部署でおこないます。給与を記載してもらう場合は少なくとも給与の部分を給与担当者が作成することになります。

 

規模の小さい会社だと該当部署がない場合がありますが、入退社の手続きを担当する事務員などが対応してくれるでしょう。

 

依頼方法は?

依頼方法は会社によって異なります。人事部などの窓口へ出向く場合やメールで依頼する場合、在籍中であっても郵送しか受け付けていない場合などがあります。いずれにしてもまずは人事部や総務部などに問い合わせるとよいでしょう。

 

アルバイト・パートの場合

アルバイトやパートであっても在職証明書の依頼先は同じです。「正社員には発行するのに、アルバイト・パートには発行しない」という取扱いは好ましくないため、ほとんどの会社で対応してくれるでしょう。

 

派遣社員の場合

派遣社員の場合は、雇用関係を結んでいるのは派遣元の派遣会社であるため、在職証明書も派遣会社へ依頼します。派遣先の会社へ依頼しても作成してもらえないため、注意しましょう。

 

記載内容はほかの雇用形態の場合とほぼ同じですが、緊急時の連絡先などは派遣先のものを記載する場合があります。このときはあらかじめ派遣先の責任者に対し、在職証明書を発行する経緯と、派遣先の連絡先を記載する理由を伝えておくとよいでしょう。

 

自営業者やフリーランスの場合

自営業者やフリーランスにはどこにも所属していないため、在職証明書を発行してもらうことができません。保育園の入園申請や住宅ローンの審査などで働いている状況を示すがある場合には、求められた項目について自分で書類を作成し、開業届や確定申告書などの控えを添付して提出することになるでしょう。

 

発行の理由を会社に伝えなくてもよい?

転職予定の会社から在職証明書の提出を求められた場合、今の会社に対して「転職する(退職する)事実を伝えずに発行を依頼したい」と考えることがあるかもしれません。

 

発行の理由を伝えなくても問題はないのでしょうか?

 

義務はないが伝えるのがスムーズ

在職証明書はそもそも法的な書類ではないため、依頼するにあたって発行の理由を伝える義務はありません。しかし、逆の視点からいえば会社にも発行の義務はないので、理由も伝えずただ「発行してほしい」といっても対応してもらえない可能性があります。

 

転職する場合は、最終的には今の会社に退職の意向を伝えることになりますので、理由を隠す意味はそれほどないと考えられます。きちんと発行の理由を説明したうえで、依頼するのがスムーズではないでしょうか。

 

なお、企業によっては在職証明書の発行申請書に「利用目的」の欄を設けていることがあります。空欄だと申請を受け付けない企業もあるようなので、申請時には確認が必要です。

 

応募にあたり在職証明書を求められたら?代わりになるものは?

転職活動中、「勤続○年以上」という必須条件を満たしているかを確認するために、希望の会社に応募する段階で在職証明書を求められることがあります。この場合、在籍中の会社には言いづらいものです。

 

勤続年数だけであれば健康保険証の資格取得年月日などでも確認できますので、応募先の担当者に代用できるか聞いてみてもよいでしょう。「在籍中の活動のため」などの理由を添えて、メールで聞いてみるのもひとつの方法です。

 

もっとも、在職証明書を転職活動中に求められるのは基本的に内定をもらった後か、少なくとも最終面接が終わってからのタイミングです。まだ採用するかどうかわからない応募者に対して在職証明書を求めるケースは稀なので、それほど気にする必要はないでしょう。

 

在職証明書と退職証明書との違い

転職先へ入社する際、以前の会社を辞めた証明として、退職証明書を求められる場合があります。退職証明書は在職証明書とおおむね項目が共通しているため、同じ書類と誤解されることもありますが、いくつか違いがあります。

 

必要になる場面の違い

在職証明書と退職証明書では、必要となる場面が異なります。

 

保育園の入園や住宅の審査などでは、在職証明書を提出することはあっても、退職証明書を提出することはありません。現在の就労状況や年収などを確認して審査に役立てるのが目的なので、そもそも退職して無職である場合には審査基準を満たさないからです。一方、転職の場合には在職証明書と退職証明書のいずれかを求められる可能性があります

在職証明書であれば、「履歴書に記載した経歴などとの相違がないか」の確認のために使われます。また、退職証明書であれば、それに加えて「実際に退職したかどうか」、「前職を辞めた理由は何か」の確認などに使用される場合があります。

 

会社に発行の義務があるかどうかの違い

在職証明書は会社に発行が義務づけられた書類ではないため、あくまでも任意で依頼することになります。とはいえ発行しても会社に特段のデメリットはありません。何のために必要で、どの項目を証明してほしいのかを正しく伝えれば、ほとんどの会社が作成してくれるでしょう。

 

これに対し退職証明書は、労働基準法第22条の規定により、労働者に求められると使用者には発行の義務が生じます。したがって、依頼したのに会社が作成しないという対応は問題です。発行しないと言われたら、労働基準法の規定を伝えるとよいでしょう。ただし、退職証明書を請求できるのは、退職してから2年間です。2年経ってから退職証明書を発行してもらうケースは多くないでしょうが、念のため時効があることを頭に入れておきましょう。

(退職時等の証明)
第二十二条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
② 労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
③ 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
④ 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

引用元:労働基準法第22条|e-Gov法令検索

また退職証明書は請求した事項のみを記載する書類なので、請求していない事項が記載されていたら修正を求めてください。

 

在籍中に発行してもらえるかどうかの違い

退職すると、在職証明書は発行してもらえません。

 

在職証明書は、在籍している事実と、勤務時間や業務内容などを証明する書類だからです。

 

一方で退職証明書は、退職した事実と在籍していたときの職務内容などを証明する書類として扱います。

 

したがって、退職証明書は在籍中には発行してもらえず、退職した後に発行してもらうことになります。基本的な考え方として、まだ会社に在籍している場合は在職証明書、すでに退職している場合は退職証明書を依頼すると覚えておけばよいでしょう。

 

退職証明書を早く受け取りたい場合は、あらかじめ担当者に準備を依頼しておくことも検討しましょう。

在職証明書は自分で書いても問題ないのか?

在職証明書は、自分で書いても使いものになりません。記載事項である生年月日や在職期間などは、自身でも書くことができるでしょう。

 

しかし在職証明書には、勤め先の代表者や在職証明書を記載する権限がある人の押印が必要となるからです。

押印がなければ、在職証明書としては使用できません。

在職証明書は人事部や総務部の担当者へ依頼し、作成してもらいましょう。

 

在職証明書の作成依頼文書|例文サンプルで解説

在職証明書を発行してもらうには、メールや郵送で勤め先へ発行を依頼することになります。

しかし、在職証明書の発行を依頼する文書について、悩む人もいるでしょう。

 

そこで、在職証明書を発行依頼する際の文書の書き方について解説していきます。

在職証明書の依頼文は、下記の構成と手順で記載しましょう。

 

  1. 依頼文の作成年月日
  2. 宛名(宛先)
  3. 要件
  4. 前文
  5. 主文
  6. 末文
  7. 在職証明書への記載事項
  8. 依頼者の情報

依頼文書の書き方は、メールまたは郵送のどちらでも同様です。

以下に依頼文書の見本を示します。

 

図2:在職証明書依頼文 例文

順番に依頼文の書き方を説明していきます。

 

①依頼文の作成年月日

はじめに、依頼文を作成した年月日を記載しましょう。

記載する場所は、文書の右上です。

ビジネス文書では右上に日付を記載することが基本なので、間違いのないよう十分確認しましょう。

 

②宛名(宛先)

2つめに、宛名(宛先)を記載しましょう。

宛名には、下記の3点を記載します。

 

  • 依頼先の名称
  • 依頼する相手の所属部署
  • 依頼する相手の氏名

依頼先の名称は、略式ではなく正式名称で記載するのがマナーです。

 

また依頼する相手の氏名には「様」と、敬称を記載することも忘れないようにしましょう。役職者宛ての場合は、「人事部 〇〇部長」と書きます。

宛名は文書の左側へ記載します。

 

③用件

3つめに、用件を記載しましょう。

用件が一目で伝わるように、わかりやすく端的に記載します。

用件は文書の中央へ記載しましょう。

 

④前文

4つめに、前文を記載しましょう。

前文では、挨拶と自身の紹介を記載します。

 

まず挨拶では「拝啓」や「拝呈」などの頭語を記載しましょう。

頭語とは、手紙の始まりに書く挨拶にあたる言葉です。

頭語は相手に敬意を表す意味をもっているので、記載するようにしましょう。

頭語を記載したら1文字分のスペースをとり、時候の挨拶を記載します。

時候の挨拶とは、頭語につづく季節を表す挨拶のことです。

 

たとえば「初秋の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった、季節に合わせた挨拶が挙げられます。

例文では「時下」という時候の挨拶に代わる言葉を使用しています。

時下は季節問わず、通年使用できる挨拶の言葉です。

時候の挨拶に迷った際は、時下を使うとよいでしょう。

時候の挨拶を記載したら自身の氏名を名乗り、日頃のお礼を伝える文章を記載します。

 

⑤主文

5つめに、主文を記載しましょう。

冒頭では「早速ですが」や「さて」などの起辞を記載し、主文に入ったことがわかるようにします。

起辞には、挨拶が終わり用件を伝えるフェーズに入ったことを伝える役割があるのです。

起辞を記載したら、以下3点の用件を伝えます。

 

  • 在職証明書が必要なこと
  • 在職証明書を作成してほしいこと
  • 在職証明書を期限までに返送してほしいこと

例文を参考に、用件を簡潔に伝えましょう。

 

⑥末文

6つめに、末文を記載しましょう。

末文では「ご多忙のところ、大変恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします」といった結びの言葉で文書を締めくくります。

 

⑦結語

7つめに、結語を記載します。

文書を締めたあとは、「敬具」や「敬白」といった結語を記載しましょう。

結語とは冒頭の挨拶で使用した「頭語」と一緒に使う言葉で、文書の結びで使用されます。

 

頭語と結語にはいくつか種類があり、正しい組み合わせが決まっているので、使用する際は注意しましょう。

例文にある「拝啓」と「敬具」であれば、正しい組み合わせなので参考にしてください。

結語は末文から1段落あけて、右側へ記載します。

 

⑧在職証明書への記載事項

8つめに、在職証明書へ記載して欲しい項目を書きましょう。

記載漏れがあった場合、在職証明書として効力を発揮できなかったり、再申請したりする手間が発生するので注意が必要です。

記載して欲しい項目は、左側へ記載します。

 

⑨依頼者の情報

最後に、依頼者(自身)の情報を記載しましょう。

在職証明書の発行に関して、依頼先から連絡が入る場合があるからです。

依頼先からの連絡を受け取れるように、正しい情報を記載しましょう。

 

在職証明書の発行を依頼する際の注意点

在職証明書は複雑な書類ではないため、依頼すればすぐに発行してもらえると思うかもしれません。しかし、そう簡単ではない場合もあります。依頼する際には以下の点に注意しましょう。

 

時間に余裕をもって依頼する

在職証明書は依頼された場合にのみ発行する書類なので、会社の担当者は通常業務とは別に時間を割くことになります。したがって、「今すぐ発行してほしい」「急いで発行してほしい」といった依頼には応えられない場合が多いので、余裕をもって依頼しておきましょう。

 

特に、人事や総務は年度替わりの3~4月がもっとも忙しい時期なので、在職証明書の発行に時間がかかることを理解しておきましょう。

 

必要な項目を依頼元から聞いておく

お伝えしたとおり在職証明書に規定のフォーマットはありませんので、単に「在職証明書を発行してください」と伝えても担当者が困ってしまう場合があります。

 

会社の担当者は、あくまでも依頼された項目について証明するのが業務です。何の項目が必要なのかを依頼元に確認し、依頼先に正確に伝えるのはご自身の責任においておこないましょう。

 

できれば必要な項目を紙に書くか、またはメールで送信しておくと、わかりやすいうえに記載漏れがなくて安心です。

 

名字や住所変更予定がある場合は速やかに伝える

近々結婚・離婚などにより名字が変わる予定や、引っ越しして住所が変わる予定がある場合には、依頼時と発行時の証明内容に相違が生じる可能性があります。

 

名字や住所などの情報は従業員が会社に申し出て手続きをしない限り、勝手に変更されることはありません。担当者は人事情報などを参考にして在職証明書を作成するため、旧姓や以前の住所で記載されてしまう可能性があります。変更予定がある方は早めに変更の手続きをしておきましょう。

 

転職先が外資系企業なら配慮する

外資系企業へ転職するときは、英文の在職証明書を求められることもあり、外資系企業の場合、これらが提出できないと、面接にまで進むことが困難なケースがあります。

 

しかし、在籍中の会社がグローバル企業であればともかくとして、一般的には英文のフォーマットまで用意している会社は多くないでしょう。その場合、在籍中の会社にフォーマットの作成から丸投げすると多大な面倒をかけてしまいます。転職先の会社へ項目などを確認し、自分で英文のフォーマットを用意したうえで、在籍中の会社では最低限の証明のみしてもらえるよう整えておくのがスマートでしょう。

提出前にチェックをおこなう

在職証明書を発行する人事部や総務部にミスがないとは限りません。また、こちらが必要な項目を伝え忘れている場合もあります。提出する前には必ずご自身で内容を確認し、不備がない状態で提出しましょう。

 

不備があれば再度依頼する必要が生じて、提出期限に間に合わなくなるおそれがあります。特に社印がないと証明書としての役割を果たしませんので、よく確認してください。

 

まとめ

在職証明書は、転職や住宅ローンの審査、保育園の入園申し込みなど、生活の重要なシーンで必要になります。

 

在職証明書が必要になるケースはある程度限られていますが、いざというときに慌てないためにも、内容や必要な場面を押さえておきましょう。担当部署へ発行を依頼する際は、「何のために使うのか」「どの項目が必要なのか」を明確にしたうえで依頼することが大切です。

 

在職証明書の作成を依頼する場合は、今回の記事で紹介した内容を参考にしてください。

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本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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