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内部通報窓口を弁護士に任せる5つのメリットと弁護士に依頼した際の実務とは

更新日
ゆら総合法律事務所
阿部由羅
このコラムを執筆
内部通報窓口を弁護士に任せる5つのメリットと弁護士に依頼した際の実務とは

社内で犯罪行為などが起こった場合、会社全体のコンプライアンスが問題視され、社会からの評判を失ってしまうことにもなりかねません。このような事態を防ぐためには、内部通報窓口の設置が有効になります。

 

内部通報制度の窓口は、社内だけでなく社外にも設置することで、いっそう万全なコンプライアンスを期すことに繋がります。

 

内部通報の窓口を設置する際には、弁護士に依頼をすると安心です。この記事では、企業の内部通報制度の窓口を弁護士に任せるメリットなどについて解説します。

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この記事に記載の情報は2023年11月08日時点のものです

内部通報制度に関する社外窓口を設ける5つのメリット

内部通報制度は、社内で横行している犯罪行為について、従業員に通報を促すための制度です。内部通報制度に関するルールは、「公益通報者保護法」という法律において定められています。

 

内部通報制度に関して消費者庁が定めているガイドラインでは、社内だけでなく、社外にも内部通報制度に係る窓口を設けることが推奨されています。

参考:消費者庁|公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン

 

社外窓口の設置には以下のメリットがあるので、内部通報制度の実効性を高めるには、積極的に社外窓口の設置を検討しましょう。

 

経営幹部から独立した通報ルートを確保できる

社内で犯罪行為を働いているのが、経営幹部自身や、経営幹部に近い存在であるケースも往々にしてあります。その場合、従業員が社内窓口に通報したとしても、経営幹部が不当に干渉して握り潰してしまう懸念もぬぐえません

 

社外窓口を会社から独立した専門家に依頼しておけば、経営幹部との癒着が生じにくく、適切に問題解決を進めることができるでしょう。

 

従業員が社内の人間関係を気にせず通報できる

従業員が社内窓口に犯罪行為を通報する場合、何らかのルートで自分が通報したことが社内に広まってしまうのではないか、という懸念を抱いてしまいがちです。

 

そうなると、従業員が通報を思いとどまってしまうことにもなりかねません。社外窓口を設置しておけば、社内の窓口に相談する場合よりも、社内の人間関係などを気にせずに通報しやすいという側面があります。

 

対外的にコンプライアンスをアピールできる

内部通報制度に関する社外窓口を設けているということは、コンプライアンスに関して第三者によるチェック機構を備えていることを意味します。会社に対するコンプライアンスの要請が強まっている昨今では、十分な態勢の内部通報制度を設けておくことは、会社の対外的な評判という観点からもプラスに働くでしょう。

 

社内リソースの浪費を防げる

従業員からの内部通報に社内窓口だけで対応しようとすると、業務量の観点から、担当者に大きな負担がかかってしまうおそれがあります。社外窓口を設けておくと、社内・社外で内部通報に関する対応の労力を分散させることにより、社内リソースの浪費を防ぐことができます。

 

担当者の労働時間を減らすことができれば、会社としても残業代の抑制や、業務能率の向上というメリットを得ることが可能です。

 

専門的な知見を活用できる

特に弁護士などの専門家に社外窓口を依頼すれば、社内だけでは得られない専門的知見を活用して、犯罪行為への対応に当たることができます。コンプライアンスの観点からは、社内で犯罪行為などが発生した場合には、事後対応を適切に行うことが何よりも重要です。

 

社外窓口の設置は、適切な事後対応を行うことに大いに資するといえるでしょう。

 

 

内部通報制度の社外窓口は弁護士が適任である5つの理由|要求される資質とは

内部通報制度に係る社外窓口の依頼先として、もっとも有力なのが弁護士です。弁護士は職責や専門性の観点から、社外窓口の担当者にとって要求される資質を備えているため、適任といえます。

 

会社からの独立性が確保されている

弁護士は社会正義を実現することを使命の一つとしており(弁護士法1条1項)、常に独立の立場からコンプライアンスチェックを行うことが職務上要求されています。

 

(弁護士の使命)
第一条 弁護士は、基本的人権を擁護し、社会正義を実現することを使命とする。
2 弁護士は、前項の使命に基き、誠実にその職務を行い、社会秩序の維持及び法律制度の改善に努力しなければならない。

引用元:弁護士法第1条

 

社内の犯罪行為に経営層が関わっている場合があり得ることを考慮すると、社外窓口には会社からの独立性が求められます。この点、職務上独立が要請されている弁護士は、社外窓口に適任といえます

 

法律上の守秘義務を負っている

弁護士には、職務上知り得た秘密について、法律上の秘密保持義務が課されています(弁護士法23条)。

 

(秘密保持の権利及び義務)
第二十三条 弁護士又は弁護士であつた者は、その職務上知り得た秘密を保持する権利を有し、義務を負う。但し、法律に別段の定めがある場合は、この限りでない。

引用元:弁護士法第23条

 

従業員が安心して通報するためにも、また会社が機密の流出を防ぐためにも、内部通報制度において守秘義務はきわめて重要です。この点も、弁護士の職責になじみやすいといえます。

 

調査・問題解決能力が優れている

外部窓口が公益通報を受けた場合、犯罪行為を阻止し、またはこれに対処する必要があります。そのためには、通報対象事実の存否や内容を調査し、発生している問題を適切に解決しなければなりません。

 

弁護士は法律の専門家として、会社内部で関係する多様な利害を調整しながら、穏便に問題を解決する能力に優れています。

 

法的リスクを最小化し、穏便な解決が期待できる

社内で犯罪行為の疑いが生じた場合、どこが法的な論点なのか・放置するとどのようなペナルティが発生するのかなど、法律的な検討が欠かせません。弁護士は法律の専門家として、会社にとってできるだけリスクの少ない形で穏便な解決ができるように、問題状況の慎重な調査・検討を行う資質を有しています。

 

従業員からの信頼を得やすい

弁護士は会社にとっては外部の人間であり、かつ法律の有資格者として専門性の裏付けを持っています。そのため、内部通報を行う従業員の側からは、社内窓口の担当者よりも客観性の高い通報先として信頼を得やすい側面があります。

 

信頼できる社外窓口を確立できれば、従業員からの適切な通報を促し、内部通報制度の実効性を高めることに繋がるでしょう。

 

 

内部通報の社外窓口を弁護士に依頼した際の対応内容

弁護士に内部通報の社外窓口を依頼した場合、法的な専門性を活かして、以下の対応を行います。

 

内部通報体制の構築に関する法的助言

内部通報制度を有効に機能させるためには、社内・社外窓口の連携が重要なポイントです。

 

弁護士は、どのように部門・マニュアルなどを構築すれば内部通報制度が機能するのかを検討したうえで、社内の経営層・担当者に対する法的な助言を行います。

 

従業員からの通報への対応・調査など

弁護士が社外窓口担当者として、従業員から通報を受けた際には、実際に犯罪事実があったのかどうか調査を行うことになります。その際弁護士は、会社とは独立した立場で関係者への聞き取り調査などを行い、どのような対応が適切かについて検討・実践します。

 

通報者のケアや行為者の処分などに関する助言

社外窓口に対して内部通報が行われた場合、通報者が社内で不利益を受けないようにしなければなりません。

 

通報者が不当な扱いを受けないようにするために、弁護士は法律・コンプライアンスの視点から、会社が取るべき対応・取ってはいけない対応についてのアドバイスを行います。

 

また、内部通報によって犯罪行為の事実が判明した場合には、行為者に対する処分を行う必要があります。処分内容は就業規則などに定められた懲戒ルールにしたがって決定されますが、就業規則違反の内容に比べて重い処分を課してしまうと、後に従業員との間でトラブルを誘発することにもなりかねません。

 

弁護士は、会社が行為者に対して懲戒処分を行うことを検討する際、具体的な事情の下でどこまでの処分が許されるのかについて法的な助言を行います。

 

最終的に解雇などの厳しい処分を下すにしても、それまでにどのようなステップ・手続きを踏めばよいのかなどの観点から、弁護士のアドバイスが役立ちます。

 

 

内部通報の社外窓口を依頼する際にかかる弁護士費用

内部通報の社外窓口を弁護士に依頼する場合、通常は月額制で一定の弁護士費用が掛かることになります。弁護士費用がどのくらいの金額になるかについては、弁護士が自由に定めているため、依頼する弁護士事務所によってかなり幅があるのが実情です。

 

また規模の大きい企業であればあるほど、内部通報の件数は増え、事案の性質も複雑になる傾向にあります。そのため、社外窓口の弁護士費用も、企業の規模に応じて変えているというパターンもよく見られます

 

こうした事情から、弁護士費用の相場については一概に言えませんが、おおむね月額2万円~10万円程度の範囲に収まることが多いようです。

【関連記事】

労働問題の解決にかかる弁護士費用の相場とできるだけ費用を抑える方法

弁護士費用の相場|企業法務弁護士ナビ

 

 

内部通報の社外窓口となる弁護士を選ぶ際のポイント

内部通報の社外窓口を弁護士に依頼したいと考えた場合、独立性や問題解決能力の観点から、高い資質を持つ弁護士を選ぶべきことは言うまでもありません。以下では、社外窓口を担当する弁護士を選ぶ際に着眼すべきポイントについて解説します。

 

顧問弁護士との兼務はできるだけ避ける

内部通報制度の信頼性・実効性を確保するため、社外窓口には中立性・公正性が要求されます。しかし、普段から会社(特に経営幹部)と付き合いがある顧問弁護士の場合、経営幹部への忖度が発生するおそれがあり、中立性・公正性に関して疑義を生じかねません。

 

そのため、顧問弁護士に内部通報の社外窓口を兼任させることは、できる限り避けるべきといえます。しかし弁護士費用の観点や、会社の事情に通じた弁護士に頼みたいという要請から、どうしても顧問弁護士に社外窓口も依頼せざるを得ないという場合があるかもしれません。

 

この場合、従業員に対して社外窓口の中立性・公正性が確保されていることを十分に周知し、弁護士自身も実際にそのとおりに行動すべきといえます。その際弁護士は、内部通報に対しては顧問弁護士としての立場を離れて公正に対応する必要があるため、高い職業倫理が求められます。

 

会社組織やビジネスをよく理解した弁護士を選ぶ

従業員から社外窓口へ内部通報があった場合、最終的に問題解決を行う際には、経営幹部や従業員の協力を得なければなりません。

 

その際、社内のどのような立場の人に、何を伝えるべきかを適切に判断することが重要です。しかし、会社組織やビジネスよく理解している弁護士でなければ、適切な対応をすることは難しいでしょう。特に企業法務に関する豊富な経験を有していることは、内部通報の社外窓口を担当する弁護士にとって重要な資質といえます。

 

事後処理まで広く対応してくれる弁護士を選ぶ

内部通報によって実際に犯罪行為が判明してしまった場合には、会社ができる限り社会的なダメージを被らないように、適切な事後対応を行うことが重要です。

 

その際社外窓口を担当する弁護士には、危機管理の観点から適切な対応を検討したうえで、社内担当者と連携して実際の対応に当たることが求められます。単に形式的な窓口を務めるだけでなく、会社のことを考えて幅広く事後対応に尽力してくれる弁護士が、社外窓口として適任といえるでしょう。

 

そのため実際に弁護士に社内窓口を依頼する際には、具体的にどのような業務を行ってくれるのかについて、事前に詳細な打ち合わせを行っていきましょう。

 

【関連記事】ハラスメントの解決に実用的な取り組みとして期待されること

 

 

ハラスメントをしてくる社員に対して、まずは本人に嫌悪していることを伝え、それは立派なハラスメント 行為であることを認識してもらうのが、これまで労働ナビでもお伝えしてきた解決の第一段階でしたが、被害を受けている当事者から見れば、何の意味もない行為であると認識されていることがわかります。

 

 

また、2020年6月より施行(大企業2020年6月1日・中小企業2022年4月1日)された『改正労働施策総合推進法(通称:ハラスメント防止法)』により、企業はハラスメント行為を防止するための措置を義務づける法律が始まっており、社内におけるハラスメント研修の実施や、管理部門への内部通報窓口の設置を行なっているものの、一定の効果は期待できないという回答がされているのがわかります。

引用元:【インフォグラフィックでみる】労働者1200人に聞いたハラスメント調査

 

まとめ

会社に内部通報制度を導入する際には、社外窓口を弁護士に依頼することによって、内部通報制度の実効性をいっそう高めることが可能です。

 

弁護士は職務上の高い専門性と客観性を備えているため、従業員からの内部通報を公正に処理する必要のある社外窓口の担当者として、適任といえます。

内部通報の窓口を弁護士に依頼するための費用は、弁護士事務所の報酬体系や会社の規模などによって異なります。

 

また弁護士によって対応内容にも幅があるので、実際に弁護士に依頼する際には、事前によく打ち合わせを行っておきましょう。

 

内部通報制度の導入には、会社にとってコンプライアンス強化の観点から多くのメリットがあります。

企業の成長を考えるひとつの材料にもなることでしょう。

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この記事の執筆者
ゆら総合法律事務所
阿部由羅 (埼玉弁護士会)
西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て、ゆら総合法律事務所代表弁護士。不動産・金融・中小企業向けをはじめとした契約法務を得意としている。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。
編集部

本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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