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内定通知書とはどんな書類?法的効力や通知後にとるべき行動を徹底解説

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内定通知書とはどんな書類?法的効力や通知後にとるべき行動を徹底解説

転職活動も終盤を迎えると企業から「内定通知書」が送られてくる場合があります。内定通知書とはその名の通り内定を知らせる書類ですが、法的にどのような意味をもつ書類なのか、受け取ったら何をすればよいのかなど不明な点も多いはずです。

 

そこでこの記事では内定通知書の概要や法的効力、受け取った後に確認するべき点などについて解説します。内定を辞退したい場合や返事を待ってもらいたい場合の対応などよくある疑問も見ていきましょう。

内定通知書とは|記載内容と主な概要

「内定通知書」とは、企業が応募者に対して内定を通知する書類です。どのような項目が記載された書類なのか、送付時期はいつなのかなど内定通知書の基本的な事項を確認しましょう。

 

内定通知書の記載内容

内定通知書は企業が独自に作成する書類なので、記載内容に関して統一されたルールはありません。以下の項目について記載があるのが一般的です。

 

  • 応募へのお礼
  • 採用が決定した旨
  • 入社日
  • 入社日までに準備しておくもの
  • 内定取り消し事由
  • 内定承諾書の送付期限 など

 

内定通知書が送られてくる時期

内定通知書の送付時期についても特に決まりはありませんが、中途採用の場合は最終面接の1週間~10日後までに送付されるのが一般的です。企業は優秀な応募者を確保するためにできるだけ早く内定通知を出したいと考えるため、あまり遅くなるケースは考えにくいでしょう。

 

内定通知書は重要書類なので簡易書留で送られてくるケースが多いですが、中には普通郵便で送付する企業もあります。転職活動中は郵便や連絡を常に気にしておきましょう。

 

企業が内定通知書を送付する意味

そもそも企業はなぜ内定通知書を発行・送付するのでしょうか?次のような理由が考えられます。

 

・内定を通知した証拠を残し、応募者との後のトラブルを避けるため

・求職者に対して「ぜひ入社してほしい」という気持ちを示すため

・内定を知らせる文書を送ることで心理的に内定辞退を抑制するため

・ほかの企業に先んじて求職者を確保するため

 

発行義務の有無

企業側に内定通知書を発行する義務はないため、内定通知書が発行されないからといって法的な問題はありません。電話やメールのみで内定の連絡を終わらせる企業もあり、内定通知の方法はさまざまです。

 

中途採用者にも送付されるのか

内定通知書を新卒者には送り、中途採用者には送らないというルールはありません。

 

ただ基本的には、内定から入社日までに期間があく新卒採用の際に使われるケースが多いでしょう。中途採用者の場合は内定から入社日までそれほど期間がなく、スピーディーな採用活動を基本としているため、内定通知書を送付しない企業も珍しくありません。

 

 

採用通知書や労働条件通知書との違い

内定から入社までの間には、内定通知書以外にも企業からさまざまな書類を渡されるため、混乱してしまう方も多いのではないでしょうか。内定通知書と紛らわしい書類との違いについて解説します。

 

採用通知書との違い 

「採用通知書」とは、企業が求職者に対して、正式な採用を通知するための書類です。採用通知書に法的な定義はないため、どのような意味の書類なのかは企業ごとに異なります。

 

たとえば内定通知書と採用通知書の両方を作成する企業の場合、内定通知書でいちはやく内定の連絡をおこない、採用通知書で正式な採用を通知するという意味があるでしょう。

 

一方で、内定通知書と採用通知書を同じ意味の書類として使っている企業もあります。その場合はどちらか一方の書類が送付されてきますが、内定・採用を通知する書類という意味において大きな違いはありません。「採用内定通知書」という名称の書類が使われる場合もあります

 

労働条件通知書との違い

労働条件通知書」とは、労働契約の締結時に企業が労働者に対して交付する、労働条件を記載した書類のことです。労働条件通知書は、内定通知書や採用通知書とは異なり、企業が必ず提示しなければならない法定書類です。

 

労働基準法第15条では「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」と規定されています。

明示すべき項目は労働基準法施行規則第5条1項に示されており、

 

  • 「労働契約の期間」
  • 「始業および終業の時刻」
  • 「賃金の計算や支払いの方法」

 

などがあります。

 

(労働条件の明示)

第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。

③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。

引用元:労働基準法第15条

 

第五条 使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。ただし、第一号の二に掲げる事項については期間の定めのある労働契約であつて当該労働契約の期間の満了後に当該労働契約を更新する場合があるものの締結の場合に限り、第四号の二から第十一号までに掲げる事項については使用者がこれらに関する定めをしない場合においては、この限りでない。

一 労働契約の期間に関する事項

引用元:労働基準法施行規則第5条

 

また明示の方法も同条4項に規定があり、原則として書面による提示が義務づけられています(2019年4月以降は労働者の希望があれば電子メール等による提示も可能)。

 

内定承諾書との違い

内定承諾書」とは、求職者が企業に対して内定を受ける意思を伝えるための書類です。企業によって「入社承諾書」や「入社宣誓書」などの名称を用いる場合があります。

 

内定通知書を作成するのは企業、内定承諾書を作成するのは求職者です。内定承諾書の送付をもって正式な受諾の意思表示となるので、入社の意思が固まってから送付するようにしましょう。

 

 

内定通知書の法的効力は?

ここからは内定通知書が法的にどのような意味をもつのか、またその効力について解説します。

 

内定の法的な意味

内定通知書の法的効力を確認する前に、そもそも「内定」とは法的にどんな意味があるのかを確認しましょう。内定は判例により「始期付解約権留保付労働契約(しきつきかいやくけんりゅうほつきろうどうけいやく)」であると解されています(大日本印刷事件:最判昭和54.7.20など)。

※参考:最高裁判所判例集

 

始期付解約権留保付労働契約とは、労働契約の始期(通常は入社日)までは、企業と求職者のそれぞれが解約権を留保するというかたちの特別な労働契約をいいます。原則として労働契約が成立しているが、特別な事情が発生した場合には入社日前の内定取り消し(または辞退)が可能になるというものです。

求職者が企業の求人に応募する行為が契約の申し込みに、企業が内定を通知する行為が契約の受諾にあたり、これによって労働契約が成立していると考えられています。

 

内定通知書の法的な意味

内定通知書そのものには法的効力はありませんが、成立した労働契約には法的効力が発生します。

 

労働契約自体は口頭でも成立しますが、それでは「言った」「言わない」のトラブルになる可能性があります。つまり内定通知書は企業側から受諾の意思表示があった(労働契約が成立した)証拠となる書類です。

 

企業側が後でトラブルが起きるのを回避するために内定通知書を発行するのはよくありますが、求職者としても、できるだけ書面による通知を受けておきたいところです。

 

内定の取り消しは解雇にあたる

景気の悪化にともない、求職者が内定を取り消されたというニュースをよく聞きます。そのため内定の取り消しが容易なのではないかとの印象を受けるかもしれませんが、実際はそうではありません。解約権留保付とはいえ、内定は労働契約が成立している状態です。そのため内定の取り消しは「解雇」に準じると考えられています。

 

労働契約法第16条では「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」と定められています。企業が内定の取り消しをする場合にも合理的な理由や社会通念上の相当性が求められるため、よほどの理由がない限り内定の取り消しは無効となります。

 

(解雇)

第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:労働契約法第16条

 

では、内定を取り消すだけのよほどの理由とは、どのような理由を指すのでしょうか?

一般に内定通知書には「内定取り消し事由」が記載されており、それに該当する場合には内定の取り消しが有効だと判断される可能性があります。

 

内定取り消し事由とは

内定取り消し事由とは、その事由が発生した場合には内定を取り消す可能性が生じる、取り消しの条件のようなものです。たとえば次の事由が考えられるでしょう。

 

  • 最初から知っていれば採用しなかった可能性の高い重大な経歴詐称が見つかった
  • 内定後、求職者が相当程度に重大な犯罪行為におよんだ
  • 内定後の健康診断の結果、業務に耐えられないほどの健康状態であると判明した
  • 内定後、急激に業績が悪化し、人員整理を余儀なくされた など

 

また取り消し事由は、内定当時知ることができず、知ることが期待できないような事実とされています。したがって内定取り消し事由に該当するからといって必ずしも内定の取り消しが認められるわけではありません。

 

内々定の法的効力

「内々定」とは、企業が求職者に内定を約束した状態を指す言葉です。法律上の定義はありませんが、一般的には「○月に内定を出します」という口約束のようなものがこれにあたります。

 

求職活動においてどの段階で労働契約が成立しているのかはケースバイケースですが、内々定は労働契約が成立していない場合が多いとされています。つまり基本的に内々定の段階では法的効力が発生していません。もっとも、内々定の取り消しも信義則違反(民法第1条2項)などを理由に損害賠償を請求できる場合があります。

 

内定通知書を受け取ったらするべきこと

内定通知書を受け取ったら転職活動がうまくいったことに一安心するでしょう。しかしまだ転職活動は終わりではありません。以下の行動を確認し、入社日まで気を引き締めましょう。

 

記載内容の確認

まずは記載内容を確認します。特に内定取り消し事由が記載されている場合には、どのようなケースで内定が取り消される可能性があるのかを確認し、入社日までの慎重な行動につなげましょう。

 

あわせて雇用条件が記載されているケースもあるので、よく読んで納得したうえで内定を受諾してください。

 

お礼の連絡と内定承諾書の送付

必須ではありませんが、採用担当者にお礼の連絡を入れるとよい印象を与えられます。

 

連絡方法はメールや電話、手紙が考えられますが、先方の時間があるときに確認してもらえるようにメールで連絡をするケースが多いようです。転職エージェントを利用している場合はエージェント経由でお礼を伝えてもらうとよいでしょう

 

内定通知書と一緒に内定承諾書が送付されている場合は、内定承諾書を返送します。

 

内定承諾書の書き方

内定承諾書の書き方といっても、求職者が内定承諾書をゼロから作成するケースはあまりありません。あらかじめ定められた項目に記載し、署名捺印して返送するだけです。内定通知書を受け取った年月日と住所・氏名欄などが空欄になっているので、空欄を埋めて提出します。

 

注意点としては添え状(送付状)を同封することです。

 

  • 「日付」「宛名(社名と担当者名)」
  • 「差出人(氏名と連絡先)」
  • 「件名」
  • 「本文」
  • 「同封書類」等

 

を記載して内定承諾書の表紙にします。

封筒は書類を折らずに入れられるA4サイズの無地の封筒を使用します。返信用封筒が同封されていればそれを使いましょう。

 

企業名は省略せずに正式名称を用い、人事部などの部署も確実に記入してから送付します。悪天候が続くときなどには透明のクリアファイルなどに入れて送ると書類が汚れずに安心です。

 

内定承諾書はいつまでに送付する?

内定承諾書の送付期限は、通常、内定通知書や同封の書類などに記載されています。企業によっては内定式に持参するよう指示される場合もあります。

送付期限や持参方法が書いていない場合でも、通知から遅くとも5日以内を目安に送付するのがマナーです。

 

あまりに遅いと内定辞退とみなされる可能性があるので、できるだけ早く送付しましょう。ほかの企業の選考を理由に保留にしてもらいたい場合も、一度は電話などで連絡してください。

 

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年齢
直近年収
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内定通知書が届いたが辞退したい場合の対応方法

内定通知書が届いたけれど、ほかの企業からも内定を得ているために辞退したいと考えるケースがあります。内定辞退の可否や辞退する際のマナーなどについて見ていきましょう。

 

内定辞退は可能なのか

民法第627条では期間の定めのない雇用の解約の申し入れについて、「いつでも解約の申入れをすることができる」としています。この場合の雇用契約は「解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了」します。

 

したがって、法律上は入社の2週間前までであればいつでも内定辞退が可能であり、内定承諾書を提出した後であっても同様です。

 

内定辞退のマナー

内定辞退が可能とはいえ、企業側は採用者の人数を含めて事業計画を立てているでしょうから、はやめに知らせるのがマナーです。とくに中小企業の場合は採用人数が少ないため内定辞退の影響は大きく、辞退の連絡が遅いほど大変な迷惑をかけてしまいます。

 

内定を辞退して別の企業で働くにしても、取引相手として関わる可能性があります。内定辞退は仕方がなかった場合でも、できるだけ失礼のないように丁寧に伝えるのがよいでしょう。

 

内定辞退を引き留められた場合

企業によっては「内定辞退を取り消してほしい」と引き留めてくる場合があります。企業の事情を考えれば引き留め自体は仕方のないことですが、あくまでも意思決定は求職者に委ねられているため、一度決めた辞退を覆す必要はありません。

 

憲法第22条には職業選択の自由が、労働基準法第5条には強制労働の禁止が定められています。企業には内定の受諾を強制する権利はないのです。「一度会社に来てほしい」と言われる場合もありますが、引き留めるための口実なので応じる義務はありません。

 

ただし、誠実な話し合いのほうがトラブルを回避できる場合もあるので、慎重に判断してください。

【関連記事】労働基準法違反となる15のケースとそれぞれの罰則

 

損害賠償を請求される恐れはある?

内定者を引き留めるために「あなたを採用するために多額の費用をかけた」などと言って損害賠償請求をほのめかすという企業も、少なからず存在します。しかし、前述のとおり内定者には通常の労働者と同じように労働契約を解約する自由があるため、損害賠償請求が認められるのは稀です。

 

また労働基準法第16条には賠償予定の禁止が定めてあるので、損害賠償を内定辞退の条件とすることはできません。企業側の損害賠償請求が認められる可能性があるのは企業に具体的な損害が生じているケースですが、認められたとしても交通費など実費程度の金額です。多額の賠償を請求された場合には不当な金額である可能性が高いため、弁護士などの専門家に相談して対応するのが賢明です。

 

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内定通知書にまつわるQ&A

最後に、内定通知書にまつわるよくある疑問を見ていきましょう。

 

内定通知書がなくて不安な場合はどうする?

企業側に発行の義務がない書類だと分かっていても、「書面として残っていないと不安」という方はいるでしょう。その場合は、採用担当者に連絡をして、内定通知書がもらえるかどうかを聞いてみるのがひとつの方法です。

 

または、内定のお礼と今後の流れなどを確認するためのメールを送り、そのやり取りを保存しておけば内定を受けた証拠として残すことができます。

 

内定通知書を紛失した場合は再発行してもらえる?

内定通知書は求職者に対して内定を知らせる書類なので、後から提出を求められることはありません。そのため内定通知書を紛失したからといって問題になるケースは考えにくいでしょう。紛失によって内定が取り消されることもまずないと考えられます。

 

とはいえ内定の証拠となる書類なので、再発行を依頼するのはひとつの方法です。もちろん内定通知書だけでなく、返信するべき内定承諾書や労働条件通知書など同封の書類も一式紛失した場合は、再発行を依頼するべきでしょう。

 

企業もひな形を残してあるはずなので、再発行に関してそれほど手間はかかりません。ただし重要書類を紛失したという事実は「書類の管理ができない人」というマイナスの印象を抱かせるおそれがあるので、紛失しないようしっかり管理しておきましょう。

 

返信の回答を待ってもらいたい場合はどうする?

内定承諾書の送付期限までに返事ができずに待ってもらいたい場合でも、何の連絡もなく返事をしなければ、内定辞退とみなされてしまいます。そのためまずは「○日まで待っていただくことは可能でしょうか?」と聞いてみましょう。

 

その際は「ほかの企業の選考待ち」「現職からの慰留」「家族と相談中」など保留の理由も明確に伝えます。ただし、企業にも都合があるため回答を待ってもらえない場合があることは理解しておきましょう。

 

大事なのは、先方の事情も考慮したうえでこちらの事情を丁寧に伝える努力をすることです。

 

入社日を変更してもらいたい場合はどうする?

一般的に最終面接の段階で入社日の話し合いは済んでいるケースが多いですが、現職との調整がうまくいかなかったなど、どうしても入社日を遅らせたい場合があるかもしれません。そのときは採用担当者に交渉してみましょう。

 

中途採用者の場合、急な欠員募集であるなどのケースを除けば、入社日の変更にある程度の理解を示してくれる企業は多くあります。ただし入社日があまりに後倒しになるような場合は、事業計画が狂ってしまい、そもそも採用のニーズに合いません。内定が取り消しになる可能性があり、少なくとも先方によい印象は与えないでしょう。今の職場への恩義等があるのは分かりますが、大事なのはこれからです。

そのことを踏まえ、できるだけ先方の要望にそうよう努力しましょう。現職との話し合いがうまくいかない場合は、転職をサポートしてくれた転職エージェントに相談するなどして対応しましょう。

 

入社日の調整が発生しないために

入社日の調整が発生しないためには、転職活動中に退職の準備も進めておくことが大切です。少なくとも最終面接までには以下の点を確認しておきましょう。

 

  • いつまでに退職を申し出る必要があるのか就業規則を確認しておく
  • 引き継ぎにどれくらいの期間がかかりそうか予測を立てておく
  • 有給休暇の残日数やボーナスの時期などを確認しておく

 

同時に、業務をマニュアル化するなど引き継ぎの準備を進めておくと現職からの引き留めに合いにくくなるでしょう。結果的に入社日の調整という事態も避けられます。

 

 

まとめ

内定通知書は企業からの内定の知らせです。

 

求職者にとっては待ち望んだ書類であると同時に、労働契約が成立した証拠となり得る重要な書類でもあります。

 

内定取り消し事由や内定承諾書の送付期限などの大切な情報が記載されているため、受け取ったら速やかに内容を確認し、受諾書の送付や辞退の連絡など適切な行動につなげましょう。

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