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退職証明書とは?法的根拠や記載内容、発行されるタイミングを徹底解説

更新日
下地法律事務所
下地 謙史
このコラムを監修
退職証明書とは?法的根拠や記載内容、発行されるタイミングを徹底解説

退職証明書(たいしょくしょうめいしょ)とは、退職した事実と、在籍していたときの業務内容や賃金などを証明する書類です。

「退職証明書を提出してください」と言われた際、どこで作成してもらえばよいのかを明確にイメージできる方は多くないでしょう。
 
会社を辞める機会は滅多にないうえ、退職証明書を求められるケースも限られているからです。
 
この記事では退職証明書とは何かをテーマに、退職証明書の記載内容や発行されるタイミング、退職前に求められた場合の対応などについて解説します。

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退職証明書とは|法的効力や記載事項

退職証明書とは、退職した事実と、在籍していたときの業務内容や賃金などを証明する書類です。どのような法的効力があるものなのか、概要を解説します。

 

退職証明書の発行は法的な義務がある

労働基準法第22条1項には、退職時の証明について以下のように明記されています。

(退職時等の証明)
第二十二条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
引用元:労働基準法第22条1項|e-Gov法令検索

つまり、会社は退職する労働者から求められた場合に、退職証明書を発行する義務があるのです。
 

記載される項目

退職証明書に記載される内容は次の5項目です。

  • 使用期間:一般に入社から退社までの期間
    「2015年4月1日~2020年3月31日」のように記載されます。
  • 業務の種類:「事務職」や「営業職」など職種が記載されるのが一般的です。
  • その事業における地位:退職時点での役職です。
  • 賃金:退職前の基本給や年収などです。
  • 退職の事由:会社を辞めた理由です。解雇の場合は解雇の理由を含みます。

また、法律で定められてはいませんが、退職者の氏名や社名・社印がないと誰の何を証明した書類かわかりませんので、これらも記載されます。

 

不要な項目が記載されていないか確認を

労働基準法第22条3項には、以下のように明記されています。

(退職時等の証明)
③ 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
引用元:労働基準法第22条3項|e-Gov法令検索

したがって会社側は上記5項目のうち退職者に求められた項目のみを記載する必要があり、求められていない項目は記載できません。

もし請求した項目以外を勝手に記載されていれば、修正を求めましょう。
 

雇用形態に関係なく作成してもらえる

退職証明書は雇用形態によって発行の有無が変わる書類ではありません。正社員はもちろん、アルバイトやパート、契約社員であっても依頼すれば作成してもらえます。

なお、派遣社員の場合は雇用主が派遣元である会社なので、派遣元に発行を請求します。派遣元との契約が終了した場合に、退職証明書を作成してもらえます。派遣先は雇用主ではないため、退職証明書の発行はできません。

退職証明書のテンプレートを紹介

退職証明書には、法律で定められた様式は存在しません。記載される内容は、どのフォーマットでも基本的に同じです。

ただし、労働者が望まない項目は記載できません。

どの項目を記載してもらうか、事前に確認しておきましょう。こちらで紹介するフォーマットは、厚生労働省が提供しているものです。

【参考】退職証明書|厚生労働省 東京労働局
 

退職証明書は何に使う?3つの使い道を解説

職証明書の使い道は、大きく分けて下記の3つです。

  1. 転職者の事実確認
  2. 転職者とのトラブル防止
  3. 退職後の手続

転職活動が終盤にさしかかると、転職先から前職の退職証明書の提出を求められるケースがあります。

また退職後には、自身の生活に必要な国民健康保険の切り替えやハローワークへの提出が必要になるケースもあるでしょう。

順番に退職証明書の使い道を解説していきます。
 

1.転職者の事実確認

1つめは、転職者の事実確認です。
企業が転職者の事実確認をするポイントは、以下の3つが挙げられます。

  • 退職できたか(所属先が重複していないか)
  • 懲戒解雇など問題があって前職を辞めていないか
  • 使用期間や業務の種類、賃金などについて、提出された履歴書・職務経歴書に虚偽がないか

転職活動で提出する履歴書・職務経歴書は求職者自身が作成するものであり、その内容の信用性を裏付けるものはありません。そのため転職先の会社としては、前の会社が作成した退職証明書によって事実確認をするのです。

なお、民間企業から公務員に転職する際、内定時に企業に在籍している場合に限り、退職証明書が必要になります。

既に企業を退職済みの人は必要ありません。退職後に提出を求められるので、公務員への転職を検討している人は覚えておきましょう。
 

2.転職者とのトラブル防止

2つめは、転職者とのトラブル防止です。
履歴書や職務経歴書の申告に虚偽があると、入社時の提出書類や入社後の働きぶりなどから発覚する可能性が高いでしょう。

その場合は解雇事由にもなりかねませんので、リスクを冒してまで虚偽の申告をする転職者はほとんどいないと考えられます。転職先としても転職者の申告を信用するのが一般的なので、わざわざ退職証明書を求めるケースはそれほど多くありません。

また、退職証明書を求める会社であっても、「慣例的に依頼しているだけ」「トラブルにならないよう念のため」というケースが大半です。

「もしかして信用されていないのだろうか?」と不安になるかもしれませんが、依頼された意味についてそれほど心配する必要はないでしょう。
 

3.退職後の手続

3つめは、退職後の手続です。

転職先から求められる以外にも、下記4点のように退職証明書を使用する場合があります。

  • 会社を辞めて社会保険から国民健康保険・国民年金に切り替えるとき
  • 会社を辞めて家族の扶養に入るとき
  • 離職票が手元に届かず、ハローワークで失業給付(基本手当)の手続ができないとき
  • 退職した会社と解雇の有効性を争うとき、解雇事由の証明として使用するとき

順番に詳しく解説していきます。
 

国民健康保険・国民年金に切り替えるとき

1つめは、国民健康保険・国民年金に切り替えるときです。

勤め先を退職して離職期間が空く場合や個人事業主として労働する際は、退職した翌日から14日以内に国民年金・国民健康保険へ切り替える必要があります。

国民健康保険・国民年金に切り替える際は、退職証明書もしくは離職票のどちらかで退職日を示す必要があります。

ただし離職票は、退職した日から自身の手元に届くまでに10~14日ほどの時間がかかります。

一方退職証明書であれば、10日以内を目安に届くでしょう。早くて依頼した当日に受け取れたり、「〇月〇日までに欲しい」と要望を添えたりもできます。

もし早めに手続を済ませたいのであれば、退職証明書の作成を退職前に会社へ依頼しておきましょう。
詳しい手続方法は、お住まいの市区町村のホームページを見るか、窓口に問い合わせてください。
【参考】会社を退職した時に、国民健康保険に加入するためにどのような手続が必要ですか。|金沢市

 

家族の扶養に入るとき

2つめは、家族の扶養に入るときです。

退職して家族の扶養に入る際に離職票の提出を求められますが、退職証明書で代用できる場合があります。

退職証明書で手続を進められるかどうかは、家族が在籍する企業の健康保険組合に確認しましょう。

また、扶養に入るための条件は以下のとおりです。

  • 同一世帯の場合:収入130万円未満/年、および、被保険者の年間収入の2分の1未満
  • 同一世帯ではない場合:収入130万円未満/年、および、被保険者からの援助額未満

【参考】被扶養者とは?|全国健康保険協会

離職票をハローワークに提出済みで写しが手元にないときや、早く扶養手続を進めたいときは、退職証明書の作成を依頼しましょう。

 

失業給付(基本手当)の手続ができないとき

3つめは、失業給付の手続ができないときです。

失業給付を受けるには、ハローワークへ離職票の提出が必要となります。

しかし離職票の発行において、退職した勤め先の手続が遅れていたり、自身の申請が遅れていたりする場合、手元に離職票がないケースがあるでしょう。

退職後12日以内に離職票が届かなかった場合は、退職証明書を使って、失業給付の仮手続ができる場合があります。

早く失業給付を受けたい人は、仮手続についてハローワークに確認してみましょう。

なお、仮手続後4週間以内に正式な手続をしないと、失業保険の給付は打ち切られてしまいます。退職証明書を使った申請はあくまでも仮手続で、離職票の提出が必要なくなったわけではないので、注意してください。
 

離職票の発行が遅れる可能性を見越して、退職証明書は発行しておくのが無難といえるでしょう。
 

退職した会社と解雇の有効性を争うとき

4つめは、退職した会社と解雇の有効性を争うときです。退職証明書には、会社から解雇理由を記載してもらえます。

記載された解雇理由が不当な場合は、解雇の有効性を労働審判や裁判で争うことで、解雇が無効となる場合があります。

労働契約法第16条において、労働者を解雇する場合は、客観的に合理的な理由でなければならないと定められているからです。

勤め先を解雇された理由に納得できないという場合は、のちの労働審判または裁判で解雇事由の証明として退職証明書を使用できるでしょう。

退職証明書の作成を依頼する方法

この章では、退職証明書が必要になった際にどこに依頼すればよいのか、いつまでに作成してもらえるのかなどについて解説します。

 

どこで作成してもらうのか

退職証明書を作成するのは、退職した会社の人事や総務など、労働者の人事・給与情報を管轄する部署です。客観的な証明書類なので、自分での作成はできません。
 

転職先から指定の用紙を受け取っている場合はその用紙を担当者へ渡し、特に用紙がない場合は証明が必要な項目を伝えたうえで作成を依頼しましょう。必要な項目は転職者であるご自身が転職先へ確認します。退職した会社の担当者に「退職証明書を作成してください」と伝えても、「何の項目が必要ですか?」と聞き返されますので、あらかじめ転職先へ確認しておくのがよいでしょう。

退職証明書は公的な文書ではないため、特に書式は定まっていません。会社で定まった書式があれば、それを使ってもらえばよいでしょう。そのような書式がなければ、インターネットでダウンロードできるひな形を使ってもらっても問題ありません

いずれも転職先から求められた項目のみを記載してもらってください。
 

受け取り方法について

退職証明書を受け取るのは退職した後なので、作成担当者へ受け取り方法についても説明しておきます。基本的には「自分で取りに行く」「郵送してもらう」の2択になるでしょう。
 
自分で取りに行く場合は大体いつ頃に作成が完了する予定なのかを聞き、事前に電話で確認したうえで取りに行くと、二度手間がなくてスムーズです。郵送してもらう場合は、返信用封筒を事前に担当者へ渡しておきます。

 

依頼しにくい場合は郵送で

すでに退職した会社に連絡を入れること自体、勇気がいるという方もいるでしょう。発行が法的に義務付けられている書類なので遠慮せずに依頼すればよいのですが、退職した理由によってはそう簡単にはいかないものです。

 

電話や対面で依頼するのが難しければ、郵送で依頼するとよいでしょう。転職先から求められている旨と記載項目を記して送付すれば、電話や対面でのやり取りなく作成してもらえるはずです。できるだけ早く作成してほしいことも丁寧に書き添えておきます。
 

注意点としては、依頼の手紙を送付する際に返信用封筒を同封することです。返信用封筒に氏名・住所を記載し、切手を貼った状態で入れておきましょう。こうしておかないと、退職後に氏名や住所の変更があったかどうかを確認するために、退職した会社から連絡が入る可能性があります。またこちらから依頼するので、返信用封筒に切手を貼っておくのはマナーだといえるでしょう。

退職証明書の作成依頼期限は2年

退職証明書の作成を依頼できるのは退職してから2年です。2年を過ぎると、退職した会社に退職証明書の発行義務はなくなります。ただし、任意で発行してもらうことは可能なので、まずはお願いしてみるとよいでしょう。

もしも前職を辞めてから2年以上が経過して再就職することになり、退職証明書を入手できない場合は、再就職先にその旨を相談しましょう。

もっとも、2年以上前に辞めた会社に退職証明書を求める機会はそれほど多くないかもしれません。

 

依頼から発行までの期限

作成を依頼してから退職証明書が発行されるまでの時期に期限はありません。ただし労働基準法第22条では、退職証明書の発行について「遅滞なく」としていますので、会社が特に合理的な理由もなく発行を遅らせることはできません。

 

依頼後、退職日が過ぎているのになかなか発行されない場合は、担当部署へ聞いてみるとよいでしょう。

 

繁忙期に依頼する場合の注意点

退職証明書は記載項目がそれほど多くないため、「依頼すればその場ですぐに作成してもらえるだろう」と考えるかもしれません。
しかし、作成者の立場からすると退職証明書は依頼された場合にのみ発行するものなので、通常業務とは別の突発的な業務にあたり、すぐに取りかかれないことも多々あります。
 

特に人事や総務の繁忙期に依頼するのであれば、少し注意が必要です。一般的に人事や総務は3月・4月の年度替わりに繁忙期を迎えます。退職者も多い時期なので、その分退職証明書を求められることも多くなります。そのためこの時期に退職証明書を依頼する場合は、ほかの時期よりも手元に届くまでに時間がかかると理解しておきましょう。

少しでも早く退職証明書を受け取りたい場合は、必要になったらすぐに依頼しておくこと、また、可能な範囲で早期の作成をお願いすることが大切です。

退職証明書をもらえないときの対処方法2点

以前の勤め先から退職証明書を発行してもらえないときの対処方法は、下記の2点です。

  • 発行の義務があることを伝える
  • 労働基準監督署へ相談する

退職証明書は労働基準法第22条によって、労働者から請求があった場合に発行を義務付けられているものです。

企業は使用用途によって作成を拒むことはできません。依頼しても発行してもらえない場合は、労働基準法の規定を説明すれば発行してくれるはずです。
 
特に理由もなく発行を拒否した会社には罰則(30万円以下の罰金)の規定も設けられています(労働基準法第120条1項)。

会社へ発行の義務があることを伝えても対応する様子がない場合は、管轄の労働基準監督署へ相談しましょう。労働基準監督署へ事情を説明すれば、勤め先へ退職証明書の発行を促してくれるはずです。
【参考】全国労働基準監督署の所在案内|厚生労働省
 

退職証明書はいつもらえる?

退職証明書が発行されるタイミングについて誤解されていることもあるので、ここで解説しましょう。

 

退職証明書は退職「後」に発行される書類

退職証明書が発行される時期について、労働基準法には明確な定めはないものの、退職した後だと解釈されています。なぜなら在籍中はまだ退職の事実が生じていないため、退職した証明ができないからです。

 

例外として、退職の理由が解雇だった場合であって、当該解雇の理由について証明書を請求したときは、原則として解雇予告の日から退職日までに発行してもらうことができます(労働基準法第22条2項)。

 

転職先から退職「前」の提出を求められたらどうする?

転職先が上記を理解している会社であれば、退職日が過ぎてから退職証明書を提出するように指示してくれるでしょう。一方で、退職日が到来する前に退職証明書を求める会社も存在します。

 

特に多いのは在籍中の転職活動において、最終面接の終了後、または内定から入社までの間に提出を求められるケースです。

 

入社までの間に退職日を迎えるのであれば、その時点で発行してもらえるため特に問題はないでしょう。しかし、前職を辞めてから1日も空けずに次の会社で働く場合には困ってしまいます。このときは次の対処法が考えられます。

 

退職日が過ぎてからの提出でよいのかを確認する

退職の理由が解雇ではないため、退職日が過ぎてからでないと在籍中の会社から発行してもらえない旨を伝える方法です。それで納得してもらえれば、退職日が過ぎてから提出すれば問題ありません。
 
この場合は、退職した日の翌日以降にすぐに受け取れるよう、在籍中の会社の担当者に準備をお願いしてみるとよいでしょう。担当者が多忙だと難しいかもしれませんが、できるだけ早く発行してもらえれば転職先へ迷惑をかけずに済みます。
 

在職証明書で代用できるのかを確認する

在職証明書での代用を提案する方法です。
在職証明書とは、在職している事実と、業務内容や職種などについて会社が証明する書類です。
 
在職証明書は退職証明書と記載項目の多くが共通していますので、退職した事実を除けば退職日前の証明が可能です。たとえば、業務内容や賃金などについて履歴書・職務経歴書と相違がないかを確認する目的であれば、在職証明書で代用できるでしょう。
 
ただし在職証明書は、退職証明書と異なり在籍中の会社に発行の義務はないため、任意で発行をお願いすることになります。また、あくまでも「退職した事実の証明」が必要であれば、在職証明書では代用できません。
 

退職(予定)証明書として作成してもらう

在籍中の会社に対し、「退職(予定)証明書」としての発行を依頼する方法です。在籍中の会社には予定証明を発行する義務はありませんが、特に問題がないと判断してもらえれば発行してくれる可能性があります。

 

退職届がすでに受理されていて、あとは退職日の到来を待つばかりとなっているようなケースであれば、発行してくれる可能性は十分にあるでしょう。反対に、まだ退職届の提出すらしておらず、会社との間で退職について合意できていない場合には、退職予定証明書の発行は困難です。退職が確定していない段階で人事や総務へ退職予定証明書の発行を求めても、トラブルの元になるでしょう。まずは上司と相談し、退職を確定させるところから始めなくてはなりません。

退職証明書と紛らわしい書類について

退職証明書と紛らわしい書類があります。間違った書類を提出しないように、ここで違いを押さえておきましょう。「何に使う書類なのか」を理解することで区別できます。

 

離職票

離職票は、正式には雇用保険被保険者離職票といいます。雇用保険の被保険者が退職した場合、要件を満たすとハローワークから失業給付(基本手当)を受けられますが、その申請に必要となる書類です。

 

退職証明書と離職票は混同されやすい書類ですが、全く別のものです。主な違いとしては、退職証明書は退職した事実を証明するための私文書であるのに対し、離職票は雇用保険の失業給付の申請に使用する公文書です。

 

離職票の用紙や書式は指定されているため、指定外の方法で作成することはできません。また、退職証明書の発行元は過去に在籍していた会社ですが、離職票はハローワークが発行する書類です。在籍していた会社を経由してハローワークが発行し、退職者の手元に渡るという流れになっています。

さらに退職証明書は労働者であれば雇用形態を問わず請求できますが、離職票は雇用保険の被保険者で希望した者(59歳以上は希望不要)に交付されるという違いもあります。たとえば雇用保険の加入要件を満たさない短時間のアルバイト・パートなどには離職票は発行されません。

 

離職票を転職先に提出する機会はあまりない

転職先から離職票の提出を求められることは通常ありませんが、稀に働いていた期間や賃金を確認するために求められる場合があります。しかしこれは退職証明書の記載項目と重複しているため、退職証明書と離職票の両方を求められることはないでしょう。

 

離職証明書

離職証明書は、先に説明した離職票を交付してもらうために必要な書類です。在籍していた会社が作成し、ハローワークに提出します。3枚1組の複写式で以下のようになっており、3枚目の離職票だけが退職した本人の手元に届きます。

 

  • 1枚目:離職証明書(事業主控)
  • 2枚目:離職証明書(ハローワーク提出用)
  • 3枚目:離職票-2

こちらも、転職先から提出を求められることはありません。離職証明書は最終的に事業主とハローワークに渡る書類なので、転職先から求められても退職者は提出できないのです。

 

まとめ

退職証明書は、退職の事実や在籍時の勤務状況などを証明する書類です。
 
転職・再就職に際しては必ず求められるわけではないものの、会社の意向によって求められたり、手続に使ったりすることがあります。退職した会社の人事部や総務部などで発行してもらえるので、提出の必要が生じた場合には速やかに依頼しましょう。

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この記事の監修者
下地法律事務所
下地 謙史 (第一東京弁護士会)
慶応義塾大学法学部より、慶應義塾大学法科大学院へ飛び級入学。司法試験に合格後、都内の法律事務所勤務を経て下地法律事務所を開業。(※本コラムにおける、法理論に関する部分のみを監修)
編集部

本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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