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ホーム > 労働問題コラム > 解雇予告 > 退職証明書とは|法的根拠や記載内容、発行されるタイミングを徹底解説

退職証明書とは|法的根拠や記載内容、発行されるタイミングを徹底解説

更新日:2021年01月25日
インハウスローヤー|asiro, Inc.
このコラムを監修
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退職証明書(たいしょくしょうめいしょ)とは、退職した事実と、在籍していたときの業務内容や賃金などを証明する書類です。

 

退職証明書を提出してください」と言われた際、どこで作成してもらえばよいのかを明確にイメージできる方は多くないでしょう。

 

会社を辞める機会はめったにあるものではないですし、その中でさらに退職証明書を求められる機会も限られているからです。

 

  • 退職証明書とはどんな内容の書類なのでしょうか。
  • 何を理由に提出を求められるのでしょうか。

 

この記事では退職証明書とは何かをテーマに、退職証明書の記載内容や発行されるタイミング、退職前に求められた場合の対応などについて解説します。

 

 

退職証明書とは|法的効力や記載内容

退職証明書とは、退職した事実と、在籍していたときの業務内容や賃金などを証明する書類ですが、どのような法的効力のあるものなのか、概要を解説します。

 

退職証明書の発行は法的な義務がある

労働基準法第22条には「労働者が、退職の場合において、(中略)証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」とあります。

 

つまり、会社は退職する労働者から求められた場合に退職証明書を発行する義務があります。

参考:労働基準法

 

記載される項目

退職証明書に記載される内容は次の5項目です。

 

  • 使用期間:一般に入社から退社までの期間
    「2015年4月1日~2020年3月31日」のように記載されます
  • 業務の種類:「事務職」や「営業職」など職種が記載されるのが一般的
  • その事業における地位:退職時点での役職です
  • 賃金:退職前の基本給や年収など
  • 退職の事由:会社を辞めた理由です。解雇の場合は解雇の理由を含みます。

 

また法律で定められてはいませんが、氏名や社名・社印がないと誰の何を証明した書類か分かりませんので、これらも記載されます。

 

不要な項目が記載されていないか確認を

労働基準法第22条3項には「証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」と書かれています。したがって会社側は上記5項目のうち退職者が求めた項目のみを記載する必要があり、求めていない項目を記載することはできません。

 

もしご自身が請求した項目以外を勝手に記載されていれば修正を求めましょう。

 

雇用形態に関係なく作成してもらえる

退職証明書は雇用形態によって発行の有無が変わる書類ではありません。正社員はもちろん、アルバイトやパート、契約社員であっても依頼すれば作成してもらえます。

 

なお、派遣社員の場合は雇用主が派遣元(派遣会社)なので、依頼先は派遣元です。派遣元との契約が終了した場合に退職証明書を作成してもらえます。派遣先は雇用主ではないため、退職証明書の発行はできません。

 

 

転職先から退職証明書を求められるケースがある

転職活動が終盤にさしかかると、転職先から前職の退職証明書を求められるケースがあります。

 

転職先が退職証明書を求めるのはなぜ?

転職先が退職証明書の提出を求める理由として、次のような点を確認する意味があります。

 

  • 退職できたか(所属先が重複していないか)
  • 懲戒解雇など問題があって前職を辞めていないか
  • 使用期間や業務の種類、賃金などについて、提出された履歴書・職務経歴書に虚偽がないか

 

転職活動で提出する履歴書・職務経歴書は求職者自身が作成するものであり、その内容の信用性を裏付けるものはありません。そのため転職先の会社としては、前の会社が作成した退職証明書によって事実確認をするのです。

 

転職先から求められるケースはそれほど多くない

履歴書や職務経歴書の申告に虚偽があった場合、入社時の提出書類や入社後の働きぶりなどから発覚する可能性が高いでしょう。

 

その場合は解雇事由にもなりかねませんので、リスクを冒してまで虚偽の申告をする求職者はほとんどいないと考えられます。転職先としても求職者の申告を信用するのが一般的なので、わざわざ退職証明書を求めるケースはそれほど多くありません。

 

また、退職証明書を求める会社であっても、「慣例的に依頼しているだけ」「トラブルにならないよう念のため」というケースが大半です。

 

「もしかして信用されていないのだろうか?」と不安になるかもしれませんが、依頼された意味についてそれほど心配する必要はないでしょう。

 

ほかにも退職証明書を使うケースがある

転職先から求められる以外にも、退職証明書を使用する場合があります。

 

  • 会社を辞めて社会保険から国民健康保険に切り替えるとき
  • 会社を辞めて家族の扶養に入るとき
  • 離職票が手元に届かずにハローワークで失業給付(基本手当)の手続きができないとき
  • 退職した会社と解雇の有効性を争うとき、解雇事由の証明として使用する

 

 

退職証明書の作成を依頼する方法

退職証明書が必要になった際にどこに依頼すればよいのか、いつまでに作成してもらえるのかなどについて解説します。

 

どこで作成してもらうのか

退職証明書を作成するのは、ご自身が以前いた会社の、人事や総務など労働者の人事・給与情報を管轄する部署です。客観的な証明書類なので、自分で作成することはできません。

 

転職先から指定の用紙を受け取っている場合はその用紙を担当者へ渡し、特に用紙がない場合は証明が必要な項目を伝えたうえで作成を依頼しましょう。必要な項目は転職者であるご自身が転職先へ確認します。以前いた会社の担当者に「退職証明書を作成してください」と伝えても、「何の項目が必要ですか?」と聞き返されますので、あらかじめ転職先へ確認しておくのがよいでしょう。

 

退職証明書は公的な文書ではないため特に書式が定まっていませんが、人事や総務で共有の書式を使っていればそれを使ってもらえばよいでしょう。それもなければ、インターネットでひな形をダウンロードしたものを使ってもらっても問題ありません

 

いずれも転職先から求められた項目のみを記載してもらってください。

 

受け取り方法について

退職証明書を受け取るのはすでに退職した後なので、作成担当者へ受け取り方法についても説明しておきます。基本的には「自分で取りに行く」「郵送してもらう」の2択になるでしょう。

 

自分で取りに行く場合は大体いつ頃に作成が完了する予定なのかを聞き、事前に電話で確認したうえで取りに行くと二度手間がなくてスムーズです。郵送してもらう場合は、返信用封筒を事前に担当者へ渡しておきます。

 

依頼しにくい場合は郵送で

すでに退職した会社に連絡を入れること自体、勇気がいるという方もいるでしょう。法的根拠のある書類なので遠慮せずに依頼すればよいのですが、退職した理由によってはそう簡単にはいかないものです。

 

電話や対面で依頼するのが難しければ、郵送で依頼するとよいでしょう。転職先から求められている旨と記載項目を記して送付すれば、電話や対面でのやり取りなく作成してもらえるはずです。できるだけはやく作成してほしい旨も丁寧に書き添えておきます。

 

注意点としては、依頼の手紙を送付する際に返信用封筒を同封することです。返信用封筒に氏名・住所を記載し、切手を貼った状態で入れておきましょう。こうしておかないと、退職後に氏名や住所の変更があったかどうかを確認するために、退職した会社から連絡が入る可能性があります。またこちらから依頼するので、返信用封筒に切手を貼っておくのはマナーだといえるでしょう。

 

依頼しても作成してくれない場合は罰金もある

退職証明書は労働者からの請求があった場合における会社の発行義務が定められており、使用用途によって作成を拒むこともできません。依頼しても発行してもらえない場合は、労基法の規定を説明すれば発行してくれるはずです。

 

特に理由もなく発行を拒否した会社には罰則(30万円以下の罰金)の規定も設けられています(労基法第120条1号)。

 

退職証明書の作成依頼期限は2年

退職証明書の作成を依頼できるのは退職してから2年です。2年を過ぎると以前いた会社に退職証明書の発行義務はなくなります。ただし、任意で発行してもらうことは可能なのでまずはお願いしてみるとよいでしょう。

 

もしも前職を辞めてから2年以上が経過して再就職することになり、退職証明書を入手できない場合は再就職先にその旨を相談しましょう。もっとも、2年以上前に辞めた会社に退職証明書を求める機会はそれほど多くないかもしれません。

 

依頼から発行までの期限

作成を依頼してから退職証明書が発行されるまでの時期に期限はありません。ただし労働基準法では「遅滞なく」とされていますので、会社が特に合理的な理由もなく発行を遅らせることはできません。

 

依頼後、退職日が過ぎているのになかなか発行されない場合は担当部署へ聞いてみるとよいでしょう。

 

繁忙期に依頼する場合の注意点

退職証明書は記載項目がそれほど多くないため「依頼すればその場ですぐに作成してもらえる」と考えるかもしれません。しかし作成者の立場からすると退職証明書は依頼された場合にのみ発行するものなので、通常業務とは別の突発的な業務にあたり、すぐに取りかかれない場合も多々あります

 

特に人事や総務の繁忙期に依頼する場合は少し注意が必要です。一般に人事や総務は3月・4月の年度替わりに繁忙期を迎えます。退職者も多い時期なので、その分退職証明書を求める人も多くなります。そのためこの時期に退職証明書を依頼する場合は、ほかの時期よりも手元に届くまでに時間がかかると思っておきましょう。

 

少しでもはやく退職証明書を受け取りたい場合は、必要になったらすぐに依頼しておくこと、可能な範囲で早期の作成をお願いすることです。

 

 

退職証明書が発行される時期はいつ?

退職証明書が発行されるタイミングには少し誤解もあるので、ここで解説しましょう。

 

退職証明書は退職「後」に発行される書類

退職証明書が発行される時期について、労働基準法には明確な定めはないものの、退職した後だと解釈されています。なぜなら在籍中はまだ退職の事実が生じていないため、退職した証明ができないからです。

 

例外として、退職の理由が解雇だった場合であって、当該解雇の理由について証明書を請求したときは、原則として解雇予告の日から退職日までに発行してもらうことができます(労働基準法第22条2項)。

 

転職先から退職「前」の提出を求められたらどうする?

転職先が上記を理解している会社であれば、退職日が過ぎてから退職証明書を提出するように指示してくれるでしょう。一方で、退職日が到来する前に退職証明書を求める会社も存在します。

 

特に多いのは在籍中の転職活動において、最終面接の終了後、または内定から入社までの間に提出を求められるケースです。

 

入社までの間に退職日を迎えるのであれば、その時点で発行してもらえるため特に問題はないでしょう。しかし前職を辞めてから1日も空けずに次の会社で働く場合には困ってしまいます。このときは次の対処法が考えられます。

 

退職日が過ぎてからの提出でよいのかを確認する

退職の理由が解雇ではないため、退職日が過ぎてからでないと在籍中の会社から発行してもらえない旨を伝える方法です。それで納得してもらえれば退職日が過ぎてから提出すれば問題ありません。

 

この場合は、退職した日の翌日以降にすぐに受け取れるよう、在籍中の会社の担当者に準備をお願いしてみるとよいでしょう。担当者が多忙だと難しい場合もありますが、できるだけはやく発行してもらえれば転職先へ迷惑をかけずに済みます。

 

在職証明書で代用できるのかを確認する

在職証明書での代用を提案する方法です。在職証明書とは、在職している事実とその内容(業務内容や職種など)について会社が証明する書類です。

 

在職証明書は退職証明書と記載項目の多くが共通していますので、退職した事実を除けば退職日前の証明が可能です。たとえば業務内容や賃金などについて履歴書・職務経歴書と相違がないかを確認する目的であれば在職証明書で代用できるでしょう。

 

ただし在職証明書は退職証明書と異なり在籍中の会社に発行の義務がないため、任意で発行をお願いすることになります。また、あくまでも「退職した事実の証明」が必要であれば、在職証明書では代用できません。

 

退職(予定)証明書として作成してもらう

在籍中の会社に対し、「退職(予定)証明書」としての発行を依頼する方法です。在籍中の会社には予定証明を発行する義務はありませんが、特に問題がないと判断してもらえれば発行してくれる可能性があります。

 

退職届がすでに受理されていて、あとは退職日の到来を待つばかりとなっているようなケースであれば、発行してくれる可能性は十分にあるでしょう。反対に、まだ退職届の提出すらしておらず、会社との間で退職について合意できていない場合における予定証明の発行は困難です。退職が確定していない段階で人事や総務へ予定証明の発行を求めてもトラブルの元ですので、まずは上司と相談し退職を確定させるところから始めなくてはなりません。

 

 

退職証明書と紛らわしい書類について

退職証明書と紛らわしい書類があります。間違った書類を提出しないように、ここで違いを押さえておきましょう。「何に使う書類なのか」を理解することで区別できます。

 

離職票

離職票は、正式には雇用保険被保険者離職票といいます。雇用保険の被保険者が退職した場合、要件を満たすとハローワークから失業給付(基本手当)を受けられますが、その申請に必要となる書類です。

 

退職証明書と離職票は混同されやすい書類ですが、全く別のものです。主な違いとしては、退職証明書は退職した事実を証明するための私文書であるのに対し、離職票は雇用保険の失業給付の申請に使用する公文書です。

 

離職票の用紙や書式は指定されているため、指定外の方法で作成することはできません。また退職証明書の発行元は過去に在籍していた会社ですが、離職票はハローワークが発行する書類です。在籍していた会社を経由してハローワークが発行し、退職者の手元に渡るという流れになっています。

 

さらに退職証明書は労働者であれば雇用形態を問わず請求できますが、離職票は雇用保険の被保険者で希望した者(59歳以上は希望不要)に交付されるという違いもあります。たとえば雇用保険の加入要件を満たさない短時間のアルバイト・パートなどには離職票は発行されません。

 

離職票を転職先に提出する機会はあまりない

転職先から離職票の提出を求められることは通常ありませんが、稀に働いていた期間や賃金を確認するために求められる場合があります。しかしこれは退職証明書の記載項目と被っているため、退職証明書と離職票の両方を求められることはないでしょう。

 

離職証明書

離職証明書は、先に説明した離職票を交付してもらうために必要な書類です。在籍していた会社が作成し、ハローワークに提出します。3枚1組の複写式で次の仕組みとなっており、3枚目の離職票だけが退職した本人の手元に届きます。

 

  • 1枚目:離職証明書(事業主控)
  • 2枚目:離職証明書(ハローワーク提出用)
  • 3枚目:離職票-2

 

こちらも、転職先から求められることはありません。離職証明書は最終的に事業主とハローワークに渡る書類なので、転職先から求められても退職者は提出できないのです。

 

 

まとめ

退職証明書は退職の事実や在籍時の勤務状況などを証明する書類です。

 

転職・再就職に際しては必ず求められるわけではないものの、会社の意向によって求められる場合があります。以前いた会社の人事部や総務部などで発行してもらえますので、提出の必要が生じた場合には速やかに依頼しましょう。

 

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株式会社アシロのインハウスローヤーが監修。
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本記事は労働問題弁護士ナビを運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※労働問題弁護士ナビに掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。
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