転職活動がうまくいくと応募企業から「採用通知書」という書類が届く場合があります。採用通知書を受け取るといよいよ転職に向けて大きな一歩を踏み出すことになりますが、具体的にどのような内容の書類なのでしょうか？
また、採用通知書が届いた段階は法的にどんな状態にあたるのでしょうか？
このコラムでは採用通知書の記載内容や届くタイミング、ほかの書類との違いなどの基本的な情報をお伝えしたうえで、法的性質や内定取り消しのトラブルなどについても解説します。
採用通知書とは、企業が応募者に対して、正式に採用を通知する書類のことです。オファーレターとも呼ばれています。まずは記載内容や送付の時期など採用通知書の基本事項を確認しましょう。
採用通知書の記載内容は企業によって異なりますが、一般的には以下の事項について書かれています。
採用通知書が届く時期も企業ごとに違いがありますが、最終面接から大体1週間以内が目安です。さらにかかる場合でも最終面接が終わった後などに「○日以内には連絡します」と伝えられるはずなので、その期日までは待ちましょう。
採用通知書が届くタイミングも、以下のように企業によってさまざまなケースがあります。
採用通知書の送付があってから入社までの一般的な流れは以下のようになります。
転職活動中には採用通知書以外にも次の書類が届く場合があります。「○○通知書」という名称なので混同しやすいですが、それぞれの書類の違いを押さえておきましょう。
内定通知書とは、企業が求職者に対して内定を伝えるための書類です。採用通知書との違いは、通知の内容が内定なのか採用なのかという点ですが、その定義は曖昧です。
企業によっては、内定通知書の送付→入社承諾書の返信→採用通知書の送付というケースがあるので、その意味では採用通知書は内定通知書よりも一歩進んだ位置にある書類ともいえます。
ただし「採用内定通知書」という形で通知する企業や、内定通知書または採用通知書のどちらかだけを送付する企業もあり、明確な区別はありません。どちらも企業に作成・送付する義務はないため、何も送付しない企業もあります。
特に中途採用者は内定から入社日までの期間が短いので、通知書ではなく電話連絡でスピーディーに採用活動を進める企業は多いでしょう。
不採用通知書とは、企業が求職者に対して不採用の決定をした旨を伝える書類です。不採用通知書が届く時期も面接から1週間以内が目安となるでしょう。
採用の場合には採用通知書を送付するが、不採用の場合にはメール連絡で済ませるという企業も多くあります。採用・不採用ともに書類で通知する企業もあり、不採用の通知方法もさまざまです。
労働条件通知書とは、雇用契約の締結時に交付される、労働条件が記載された書類をいいます。
労働基準法第15条では、使用者が労働者に対し、賃金や労働時間などの労働条件を明示する義務を定めています。明示すべき事項は労働基準法施行規則第5条1項各号に定めがありますが、その中でも絶対的明示事項（必ず明示すべき事項）については、書面（労働者が希望すれば電子メール等への添付も可能）による交付が求められています（同条4項）。
労働条件通知書は任意で交付される採用通知書とは異なり、法律にもとづき交付が義務付けられている書類ということです。
（労働条件の明示）
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。引用元：労働基準法第15条
採用通知書はそれ単体で送付されるケースは少なく、ほかの書類も同封されているのが一般的です。採用通知書とあわせて送付される可能性があるのは、次の書類です。
どの書類が同封されているのか、同封書類はあるのかなどは企業によって異なります。添え状に同封書類の種類や返信が必要な場合の期限などが記載されているケースが多いので、記載の書類がすべて同封されているかなどをよく確認しましょう。
ここからは、採用通知書が法的にどのような意味をもつのかを解説します。
企業が採用通知書を送付する段階で使われる「採用」という言葉は一般に「採用内定」を指しますが、採用内定は専門的な用語で「始期付解約権留保付労働契約」が成立したと解されています。
「始期付」というのは入社日が決まっていることを指します。たとえば採用内定通知書が届いたのが10月1日、入社日が4月1日というように採用内定から入社日までに一定期間が空くために始期付となっているのです。「解約権留保付」とは、入社日までにやむを得ない事情が発生した場合には労働契約を解約できるという意味です。要するに採用内定は、条件付の労働契約が成立した状態であると考えられるでしょう。
「採用内定」が法的にどのような意味をもつのかは、応募企業と求職者の間にどんなやり取りがあったのかなど、具体的な状況によって異なります。
たとえば単に企業から採用する意思や予定を伝えられただけで具体的な労働条件が決まっていない場合は、一般に「内々定」と呼ばれ、労働契約は成立しないと判断される可能性があります。
一方、採用通知書とともに入社承諾書や労働条件通知書が送られており、求職者も承諾書を返送した場合には労働契約が成立したとみなされる可能性が高いでしょう。
採用内定が始期付解約権留保付労働契約となるのは、求職者の応募が労働契約の申し込みにあたり、これに対して企業が採用通知書を送付するのが労働契約の受諾にあたると解されているからです。
つまり採用通知書は労働契約が成立した証としての効力があります。あってはならないことですが、後に企業側から「内定を取り消され、裁判等で争う場合」には採用通知書を証拠として提出できます。
労働契約法第6条では「労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。」と定めています。
労働者と使用者の双方が合意する必要はあるものの、その方法については特に定めがなく、口頭でも成立することになります。採用通知書についても、企業側に発行の義務はないため、必ず送られてくるわけではありません。したがって、採用通知が口頭だった場合でも、採用通知書を送られてきた場合と法的効力に違いはありません。
（労働契約の成立）
第六条 労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。
引用元：労働契約法第6条
もっとも、後に応募企業とトラブルになった場合には、採用通知書がないために採用内定を受けたことを証明するのが困難です。万が一に備えたいのであれば採用通知書や内定通知書を書面で出してもらうよう依頼するか、メールなどで内定のお礼の連絡をして保存しておくといった方法が考えられるでしょう。
採用通知書を受け取った後は転職に向けた最終段階に入ります。ただこの時点では転職活動は終わりではありません。確認等を怠らないようにしましょう。
労働条件通知書が同封されている場合には、条件面をしっかりと確認します。条件面は応募や選考の過程で確認したはずですが、「面接で聞いた話と違う！」というケースも少なからず存在します。
後になって慌てないように入社前のタイミングであらためて確認することが大切です。
複数の企業へ応募していた方も多いでしょうが、採用通知書が届いたらいよいよ一社に決定する段階にきています。受諾か辞退かの意思を固めましょう。
一度は受諾したものの後になって撤回することになれば先方に迷惑をかけてしまうので、しっかり決意を固めてから返事をする必要があります。家族に相談するのも、遅くともこのタイミングです。
担当者へお礼の連絡を入れると丁寧な印象を与えられます。電話やメール、文書での連絡が考えられますが、先方の都合を考慮してメールでお礼をする求職者が多いようです。
もっとも、お礼の連絡を入れるべきかどうかはケースバイケースです。たとえば事前に内定の連絡をもらっており、その際にお礼と受諾の返事もしている場合はあらためてお礼の連絡を入れる必要はないでしょう。手続きとして入社承諾書の返送をすれば問題ありません。一方で、入社承諾書の返信期日を延ばしてほしい場合や、内定を辞退する場合は当然連絡を入れるべきです。この場合の連絡は早いほうがよいでしょう。
なお、不採用通知書には返信する必要はありませんので、気を取り直して次の応募先へ注力しましょう。
採用通知書に入社承諾書が同封されている場合は、速やかに期日を確認し、返送の準備を行います。期日にかかわらず早めに送付するのが望ましいでしょう。応募先が作成した用紙に日付や氏名などを記載し、署名捺印して返送するケースが一般的です。
入社承諾書を作成する際には添え状をつけます。返送書類の表紙にあたるものですが、添え状をつけるのが一般的なマナーです。また書類はクリアファイルに入れると、折り曲がりや雨などの影響も少なくきれいな状態で届けてもらえます。
A4サイズの無地の封筒に入れ、住所や社名は省略しないで書きましょう。
景気が悪化している状況下では、新社会人の内定取り消しのニュースなどを聞き、不安になる方も多いかと思います。中途採用者でも内定取り消しを受ける可能性はゼロではないため、ここで内定取り消しについても知っておきましょう。
中途採用者の「内定取り消し」はトラブルに発展するケースが少なくありません。
もちろん新卒であっても中途採用であっても内定取り消しは大変な問題です。ただ、新卒であればまだ学生なので保護者の援助を受けるなどしながら就職活動を継続し、新年度までにほかの企業へ就職が決まる可能性が十分にあります。
一方、中途採用者の場合は採用内定取り消しを受けた段階ですでに現職に対して退職の意思表示をしているケースが多く、職場に残るのが困難になっています。中途採用者は入社予定日までに日がなく、無職期間が発生してしまうおそれがあるわけですが、現職を自己都合で辞めているため失業手当も3ヶ月間は受給できません。
中途採用者の内定取り消しは新卒者と比べて生活に直結する可能性が高く、その分トラブルにもなりやすいのです。
採用内定は解約権留保付とはいえ労働契約が成立しているため、採用内定の取り消しは「解雇」にあたります。
解雇は、客観的合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合には無効となります（労働契約法第16条）。常識的に考えてやむを得ないといえる事情がない場合には内定取り消しは認められないということです。
では、「やむを得ない事情」とはどのような場合なのでしょうか？
一般に採用通知書には「内定取り消し事由」が記載されており、これに該当する場合には採用内定が取り消しとなる可能性があります。
一方で、次のような理由による内定取り消しは認められない可能性が高いでしょう。
なお、経営悪化を理由とする内定取り消しは整理解雇の4要件と照らして有効かどうかが判断されることになります。
経営悪化といっても程度はさまざまであり、それだけで内定取り消しが容易に認められてしまえば求職者の立場は著しく不安定になってしまいます。そのため上記の要件を満たすほど切迫した経営悪化の場合にのみ整理解雇に準じて内定取り消しが認められるのです。
採用内定の取り消しに納得できない場合、まずは応募企業に対して理由を求めましょう。そのうえで、前述の「採用内定取り消しが認められるケース」「採用内定取り消しが認められないケース」と照らし、取り消しを受け入れるのかを判断します。
とはいえ採用内定取り消しが不当かどうかは個別の事情によって異なるため、弁護士などの専門家に相談するのがよいでしょう。正当な理由のない取り消しだった場合には弁護士に入ってもらい、応募企業に対して取り消しの撤回を求めることになります。弁護士以外には労働局の総合労働相談コーナーなどで相談するのもひとつです。
転職活動では並行して複数の企業に応募するのがセオリーなので、複数社から内定をもらい、いずれかを辞退するケースが考えられます。内定辞退の法的な考え方や辞退のタイミング、注意点などを解説します。
採用通知書によって労働契約が成立しているとみなされる一般的なケースでは、内定辞退は求職者からの「雇用契約の解約」にあたります。そして雇用契約の解約は、民法第627条1項前段の規定では「いつでも解約の申し入れをすることができる」とされています。
（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
２ 期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
３ 六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三箇月前にしなければならない。
引用元：民法第627条
したがって、採用通知書が送られてきたタイミングで内定を辞退することは可能です。また一度は受諾する決意をしたため入社承諾書を返送したが、何らかの事情が生じたために返送後に辞退することもできます。
民法第627条1項後段では、「解約の申入れの日から2週間を経過することによって雇用契約が終了する」とも述べられています。つまり内定辞退をするのは原則として入社日の2週間前までにおこなうのが原則です。
入社日から2週間を切ったタイミングで内定辞退をした場合、解約の申し入れ自体は可能ですが、雇用契約が終了するのが入社日以降となってしまいます。実際に企業がどう扱うのかはともかくとして、法律上は入社日以降の数日間は応募企業と雇用契約関係にあり、出社の義務が生じるということになります。
また入社日間近の辞退ではデスクや備品などの準備が進んでおり、企業側から損害賠償を請求される可能性も否定できません。求職者としてこれは避けたいところでしょうから、少なくとも入社日の2週間前までに辞退を申し入れるべきです。
辞退の連絡は状況によって電話が適切な場合、メールでも問題ない場合があります。ただ、内定を出してくれた企業に誠意をみせる点、早く確実に伝えるという点では電話が望ましいでしょう。
「どうしても電話では伝えにくい」と感じるのであればメールでも構いませんが、先方にメールが届かない事態も想定しておく必要があります。
先方から返信がない場合は再度のメール送信をする、結局は電話で確認するといった対応が必要となるため、やはりできるだけ電話で連絡することをおすすめします。
内定を辞退する際は先方へ配慮した行動を心がけましょう。
内定辞退の方法が「著しく信義に反する」と判断されるケースでは、企業から損害賠償請求される可能性が否定できません。たとえば「辞退の連絡をしないまま放置した」「何度も入社の意思を示していたのに入社直前で辞退した」などの行動は非常識だと受け取られ、トラブルの元です。
採用担当者も内定辞退者がでることは想定の範囲なので、速やかに連絡を入れ、丁寧に説明すれば分かってもらえます。もしほかの企業の選考中などを理由に辞退するべきか迷っている場合は、先方に正直に伝え、内定諾否の回答を待ってもらいましょう。
企業によっては難しい場合がありますが、待ってもらえるよう努力し、誠意をもって対応することが大切です。
採用通知書は応募企業から正式な採用が決定した旨を知らされる通知書です。
転職活動中の方にとっては非常にうれしい通知書ですが、転職活動の仕上げとしてしっかりと確認等をおこないましょう。内定取り消しが起こらないように入社日までの行動にも注意が必要です。
弁護士への相談で残業代請求などの解決が望めます
労働問題に関する専門知識を持つ弁護士に相談することで、以下のような問題の解決が望めます。
・未払い残業代を請求したい
・パワハラ問題をなんとかしたい
・給料未払い問題を解決したい
など、労働問題でお困りの事を、【労働問題を得意とする弁護士】に相談することで、あなたの望む結果となる可能性が高まります。
お一人で悩まず、まずはご相談ください。あなたの相談に、必ず役立つことをお約束します。
パワハラ・セクハラ・未払い残業代・過重労働・リストラなどの労働トラブルが起こった際に、専門家に相談したくても費用がネックになり、相談が出来ず泣き寝入りしてしまう方が多くいらっしゃいます。
そんな方々を、いざという時に守るための保険が弁護士費用保険です。
労働トラブルに限らず、交通事故や離婚トラブル、子供のいじめなど様々な法律トラブルでも利用可能です。
【残業代を取り戻そう！】残業代請求・不当解雇は相談料0円◆成功報酬制◆残業代が取り戻せなかったら後払い費用は原則なし！※詳しい料金は詳細ページへ※外出不要で相談可能【電話・オンライン相談(予約制)】
事務所詳細を見る
【残業代を取り戻そう！】残業代請求・不当解雇は相談料0円◆成功報酬制◆残業代が取り戻せなかったら後払い費用は原則なし！※詳しい料金は詳細ページへ※外出不要で相談可能【電話・オンライン相談(予約制)】
事務所詳細を見る
【残業代請求／初期費用0円の完全成功報酬制】残業代請求の実績多数。年間の残業代回収実績7.5億円。残業代請求交渉は回収額の19.8％～の完全成功報酬制でお受けします。回収できなければ報酬は０円【LINE相談可】
事務所詳細を見る
【残業代を取り戻そう！】残業代請求・不当解雇は相談料0円◆成功報酬制◆残業代が取り戻せなかったら後払い費用は原則なし！※詳しい料金は詳細ページへ※外出不要で相談可能【電話・オンライン相談(予約制)】
事務所詳細を見る
会社に有給休暇を申請したところ、「当日の休暇申請は欠勤だ」といわれてしまい、理不尽に感じている方もいるはずです。本記事では、有給休暇の取得条件や欠勤との違い、休...
取締役は原則いつでも辞任・退職できます。ただし、業務の途中や引継ぎなしで退職しようとすると、損害賠償を請求されることも少なくありません。本記事では、取締役の辞任...
実際に起こったコンプライアンス違反の事例をご紹介し、会社経営をする上で、どのような部分に気を付け、対処しておくべきかをご説明します。こちらの記事でご紹介した、コ...
内部告発は社内の不正を正すためにおこなうものです。しかし、内部告発をおこなったことによって不遇な扱いを受けてしまうケースも少なくありません。今回は内部告発のやり...
譴責は、懲戒処分の一つとして、会社の就業規則に定められるケースが多いでしょう。譴責処分を受けると、処分対象者の昇給・昇格に不利益な効果が生じることがあります。 ...
退職代行サービスを使われた企業はどう対処すればいいのか？弁護士運営ではない退職代行サービスは非弁行為？退職代行サービスを利用された後の流れや退職代行サービスを利...
就業規則とは、給与規定や退職規定などの労働条件が記載されている書類です。従業員を10人以上雇用している会社であれば、原則として作成した後に労働者に周知し、労働基...
団体交渉を申し込まれた場合に拒否をしてはならない理由や、拒否が認められる可能性がある正当な理由、また拒否する以外に団体交渉において会社が取ってはならない行為をご...
使用者が労働組合からの団体交渉の申入れを正当な理由なく拒否したり、組合活動を理由に労働者を解雇したりすると「不当労働行為」として違法となります。不当労働行為のパ...
監査役を解任する方法や解任時の注意点について解説。監査役はたとえ任期途中であっても株主総会の特別決議によって解任することができます。実際に解任する際の流れや、解...
有給休暇とは、労働者が権利として取得できる休日のことです。有給休暇の取得は権利であり、これを会社が一方的に制限することは原則として違法です。この記事では、有給休...
残業代は原則、いかなる場合でも1分単位で支給する必要があります。しかし、会社によっては従業員へ正規の残業代を支払っていない違法なケースも存在します。この記事では...
所定労働時間について知りたいという方は、同時に残業時間・残業代を正確に把握したいという思いがありますよね。本記事ではその基礎となる労働時間に関する内容をご紹介し...
在職証明書とは、職種や業務内容、給与など現在の職について証明する書類です。転職の際や保育園の入園申請時などに求められる場合がありますが、発行を求められる理由や記...
就業規則とは、給与規定や退職規定などの労働条件が記載されている書類です。従業員を10人以上雇用している会社であれば、原則として作成した後に労働者に周知し、労働基...
モンスター社員を辞めさせたくても、簡単に辞めさせることはできません。モンスター社員を辞めさせるにはどんなステップが必要なのか。また、弁護士に相談するべきメリット...
同一労働同一賃金は2021年4月より全企業に適応された、正社員と非正規社員・派遣社員の間の待遇差を改善するためのルールです。本記事では、同一労働同一賃金の考え方...
問題社員の辞めさせ方が知りたい会社は案外多いのではないでしょうか。この記事では、問題社員を辞めさせる際に考慮すべきポイントや注意点、不当解雇とならずに解雇するた...
管理監督者とは労働条件などが経営者と一体的な立場の者をいいます。この記事では管理監督者の定義や扱いについてわかりやすく解説！また、管理監督者に関する問題の対処法...
高度プロフェッショナル制度は、簡単に『量』ではなく『質』で給料を支払うという制度です。残業代ゼロ法案などと揶揄されていますが、働き方改革の関連法案でもある高度プ...
労務とは何か。主な仕事内容や人事とどんな役割を分担しているのかなど、労務に関わる内容を詳しく解説！企業に労務として働く方に求められるスキルや、問題が発生した際に...
高度プロフェッショナル制度は、簡単に『量』ではなく『質』で給料を支払うという制度です。残業代ゼロ法案などと揶揄されていますが、働き方改革の関連法案でもある高度プ...
解雇した社員に対し退職金を支払う必要はないと思いがちですが、実際は支払いが必要なことがほとんど。ただ場合によっては不支給・減額が可能です。この記事では解雇時の退...
問題社員の辞めさせ方が知りたい会社は案外多いのではないでしょうか。この記事では、問題社員を辞めさせる際に考慮すべきポイントや注意点、不当解雇とならずに解雇するた...
使用者が労働組合からの団体交渉の申入れを正当な理由なく拒否したり、組合活動を理由に労働者を解雇したりすると「不当労働行為」として違法となります。不当労働行為のパ...
企業が労務問題に直面した場合、対応を誤ると、思わぬ損害を被ってしまいます。企業が悩まされがちな労務問題のパターンや注意点、弁護士に労務問題の解決を依頼するメリッ...
有給休暇とは、労働者が権利として取得できる休日のことです。有給休暇の取得は権利であり、これを会社が一方的に制限することは原則として違法です。この記事では、有給休...
団体交渉は誤った対応した際の不利益が大きいため、弁護士に相談・依頼するのがおすすめです。この記事では、団体交渉で弁護士に依頼するメリットや注意点、費用、団体交渉...
転職活動において応募企業から内定をもらった後に届く「採用通知書」をテーマに、基本事項や法的性質について解説します。採用通知書が届いた際に確認するべきポイントや採...
社内で犯罪行為などが発生することを防ぐためには、内部通報制度を設けることが有効です。その際、社内窓口を設置するだけでなく、弁護士に社外窓口を依頼すると、より効果...
管理監督者とは労働条件などが経営者と一体的な立場の者をいいます。この記事では管理監督者の定義や扱いについてわかりやすく解説！また、管理監督者に関する問題の対処法...
試用期間中でも解雇が認められるケースと不当解雇になり得るケース、試用期間中に対象社員にトラブルなく会社を辞めてもらう方法についてご説明します。正式雇用を決定する...
