時間外手当の正しい計算方法とは｜未払い時の請求方法も併せて解説

労働時間が法定労働時間を超えると発生する時間外手当。中には、『会社から一切支払われていなかった』というケースもあるようで、労働者側も自分は『いくら支払われるべきなのか』知っておく必要があるでしょう。

 

この記事では、時間外手当の計算方法や、未払い時の請求方法などを解説します。

 

時間外手当の基本概要

まずは、時間外手当とは何かについて解説します。

 

時間外手当が発生する時間

そもそも労働時間は、労働基準法にて『１日につき８時間以上労働させてはならない(休憩時間は除く)。１週間につき40時間以上労働させてはならない』と定められており(労働基準法第32条)、これを法定労働時間と呼びます。

 

この法定労働時間を超えて労働した場合、時間外労働にあたり、法律上当然に時間外割増賃金が発生します。

 

まず、1日の労働時間について見ると、以下の場合は、09:00～18:00の実労働時間が８時間であるため、18:00以降の労働については時間外労働として、割増賃金の支払対象となります。

 

また、週の労働時間についてみると、以下の場合は、月～金の労働時間が40時間であるため、土曜日の労働については週40時間を超える勤務としてその全部が時間外労働となります。

 

 

このように、時間外労働時間を計算するうえでは、１日の時間外労働時間と週の時間外労働時間の両方を把握して合計する必要がありますので、注意しましょう。

関連記事：時間外労働(残業時間)の明確な定義と割増賃金

 

36協定を結んでいない場合の残業は違法

また、割増賃金の支払義務とは別の問題として、会社が労働者に法定労働時間を超えて労働をさせるには、時間外労働・休日労働に関する労使協定(36協定)を労働者代表との間で結んでいる必要があります。

 

36協定とは、会社側と労働者との間で協定を結び、公的に残業を認めてもらうというもので、詳しくは以下の記事をご覧ください。36協定を締結しないで時間外労働を命じる行為はすべて違法です。

関連記事：36協定(サブロク協定)とは｜仕組み・限度時間・違法時の対処法まで

 

なお、上記は『時間外労働や休日労働を命じる場合には36協定を締結しなければならない』という意味であり、『36協定さえ結んでいれば、いくらでも残業をさせてよい』という意味ではありません。

 

36協定には時間外労働や休日労働の上限時間が明記されており、これを超える時間外労働はいかなる意味でも違法です。

 

また、法令上の概念ではありませんが、一般に月時間外労働時間がこれを超えると心身を消耗し、時には過労死する可能性もあるとされるライン(いわゆる過労死ライン)があります。

 

『過労死ライン』については、以下の記事をご覧ください。

関連記事：過労死ラインは80時間｜労働時間の減らし方と労災認定の基準

 

労働時間に含まれる可能性のある『時間』

労働時間の中には、業務にあたってはいないものの、労働時間にあたると判断される可能性があるものもあります。

 

【例】

• 朝礼
• 体操
• 着替え
• 清掃
• 待機時間
• 仮眠時間　など

 

上記について、就業規則で取組みが義務づけられていたり、使用者の指揮命令下にあったりする場合などは、労働時間と判断されると考えられます。

 

また、仮に義務づけられていなかったとしても、『任意参加という形を取っているが、不参加の場合は不利な扱いを受ける』という場合などは、労働時間に含まれる可能性があります。

関連記事：労働時間とは｜準備体操・仮眠・待機時間の扱い

 

労働形態が特殊なケース

中には、特殊な労働時間制度が採用されている企業もあります。このような変形労働時間制の下では一定の期間を基準として時間外労働が把握されるため、通常の労働時間制度とは異なる残業時間の集計が必要となります。

 

変形労働時間制

変形労働時間制とは、１ヶ月単位、１年単位などで所定労働時間を定め、週の平均所定労働時間が40時間以内であれば、１日の労働時間が８時間を超えていたとしても時間外労働として取り扱う必要はないとする制度です。

 

１ヶ月単位の変形労働時間制は、毎月のシフト等で勤務する場合に採用されることがあります。また、１年単位の変形労働時間制は、年間での繁閑の差が大きい業界で導入する場合があるようです。

 

変形労働時間制の下では、所定労働時間を超えて就労しない場合には時間外労働とは認められません。他方、所定労働時間を超えて就労した場合には、当該労働が１日８時間や週40時間を超えているような場合であれば割増賃金の支払対象となります。

 

なお、変形労働時間制の元での１ヶ月の所定労働時間数は以下のとおりとなります。

 

28日の月	160.0時間
29日の月	165.7時間
30日の月	171.4時間
31日の月	177.1時間

 

関連記事：変形労働時間制とは｜定時と残業時間の正しい求め方

 

フレックスタイム制

フレックスタイム制とは、出社時間や退社時間を労働者側の裁量に委ねつつ、労働者の労働時間を月単位で集計・精算する制度です。フレックスタイム制度の下では清算期間内の労働時間が法定労働時間を超えている場合、時間外労働として割増賃金の対象となります。

 

ただし、『労働時間を何時間にも調整してよい』というわけではなく、出勤しなければならない時間帯であるコアタイムが設定されている企業もあるようです。詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事：フレックスタイム制の仕組みと実態から見る残業代が発生した場合の対策

 

裁量労働制

裁量労働制とは、実労働時間の多寡にかかわらず、労働時間を一定時間とみなす制度です。

 

フレックスタイム制と似ているようですが、フレックスタイム制度が『実際に何時間労働していたか』を問題とするのに対し、裁量労働制は実労働時間とは関係なく『あらかじめ〇時間労働した』とみなしてこれを基に賃金を計算します。

 

裁量労働制は、労働基準法の下で一定の業務形態に限り導入・適用が認められています。

例えば、システムエンジニアや記者、企画担当者や広報など、必ずしも労働時間と成果が比例するとは言いきれない業界で、導入しているところが多いようです。

関連記事：裁量労働制とは｜今話題の自由な働き方に隠れた5つの問題点と対処法

 

固定残業代制(みなし残業)

固定残業代制とは、労働者の実労働時間とは無関係に毎月の時間外労働・休日労働・深夜労働等の割増賃金額を想定し、これを基本給に含めたり、基本給と併せて支給する制度です。

 

気をつけたいのは、これは時間外・休日・深夜労働を一定時間とみなす制度ではなく、単に、毎月の労働実績にかかわらず一定の範囲で割増賃金を支払う制度に過ぎないということです。

 

そのため、実際の時間外・休日・深夜労働の割増賃金が、固定割増賃金を超過するような場合には、企業は固定残業代制度の下でも超過分を精算しなければなりません。

 

最近では、この制度を導入している企業が増えているようです。

しかし、固定割増賃金制度は適法なものと認められるためには、いくつかの要件を満たす必要があります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事：固定残業代（みなし残業）の仕組み｜適正な残業代の計算方法

 

時間外手当の計算方法

この項目では、時間外手当の計算方法について解説します。

 

基本となる計算式

ここでは時間外労働の割増賃金を例にしましょう。時間外労働については、1.25倍の割増賃金を支払う必要があります。そして、時間外手当を求める式は、以下のようになります。

 

時間外手当＝１時間あたりの賃金(時給)×1.25×時間外労働時間

 

１時間あたりの賃金の求め方

次に、１時間あたりの賃金を求める式は、以下のようになります。

 

１時間あたりの賃金＝月額基準賃金÷１ヶ月の平均所定労働時間

 

この点、月額基準賃金は、基本給だけでなく毎月固定で支給される各手当も含めて計算します。ただし、以下のような手当は月額基準賃金に含めることはできません。

 

• 通勤手当
• 住宅手当
• 家族手当
• 別居手当
• 子女教育手当
• 臨時で支払われた賃金(結婚手当など)
• １ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金(賞与など)
• 固定割増賃金

 

また、月平均所定労働時間は１日の所定労働時間×１年の所定労働日数÷12ヶ月で計算できます。この点、所定労働時間は『会社が定める労働時間』(要するに定時)のことです。

 

また、所定労働日は、雇用契約書・就業規則に示された休日を１年の暦日から差し引くことで算定できます(就業規則に所定労働日数や年間休日日数が明記されていることもあります)。

これら各数値を計算して、月平均所定労働時間が計算できます。

 

例えば、『基本給25万円、通勤手当２万円、住宅手当２万円、別居手当１万円、１ヶ月の平均所定労働時間160時間』という場合、１時間あたりの賃金を求める式は、以下のようになります。

 

250000÷160＝1563円（1円未満は四捨五入）

 

次に、この場合に10:00～22:00まで就労したとすると(休憩時間1時間)、時間外労働時間は３時間です。そのため、この場合の時間外割増賃金額は以下のように計算されます。

 

1563×1.25×３時間＝5861円

 

割増賃金は休日・深夜も発生

時間外労働だけでなく、休日や深夜に労働した場合も割増賃金が発生します。

休日労働は『法定の休日に勤務させる』ことであり、1.35倍の割増賃金の支給対象です。

深夜労働は『22～５時までに勤務させる』ことであり、同時間帯の勤務について0.25倍の賃金加算がされます。

 

例えば、上記と同様の労働者が10～24時まで就労した(休憩時間１時間)という場合に支払われる割増賃金は、これが平日であれば以下のとおりとなります。

 

1563×1.25×5時間(時間外労働)＋1563×0.25×2時間(深夜労働)＝10550円(1円未満は四捨五入)

 

また、上記が法定休日の勤務であった場合は、割増賃金は以下のとおりとなります。

 

1563×1.35×13時間(休日労働)＋1563×0.25×2時間(深夜労働)＝28212円(1円未満は四捨五入)

 

時間外手当の請求に必要な証拠書類

上記の計算式に当てはめた場合、『正当な額の時間外手当が支払われていなかった』というケースや、中には『一切時間外手当が支払われていなかった』というケースもあるかもしれません。

 

厚生労働省が発表した、2016年度の割増賃金未払いに関する是正状況によると、100万円以上の割増賃金を支払った企業数は約1,400社。約９万8,000人の労働者に対して、総額約130億円もの割増賃金が支払われています。

 

さらに、1,000万円以上の割増賃金を支払った企業数は約180社。約５万人の労働者に対して、総額約90億円もの割増賃金が支払われています。

 

この項目では、時間外手当が十分に支払われておらず、未払い分を請求する際に必要となる証拠書類について解説します。

 

 

引用元：監督指導による賃金不払残業の是正結果（平成28年度）｜厚生労働省

 

実労働時間が分かるもの

未払い分の時間外手当を請求するには、実際に何時間労働していたかということが証明できる、証拠の提示が１つのポイントといえるでしょう。

 

出勤・退勤についてどのように管理されているか、という点は会社によって異なるでしょうが、一般的には、以下のものが証拠になると考えられます。

 

タイムカード

タイムカードは、実労働時間を証明する際の資料として、有力なものの１つといえるでしょう。

以下のように、『タイムカードに記載されている時刻は、実労働時間を推認するための証拠となりえる』と判断された判例もあります。

 

＜判例＞ 大阪府にある協同組合に対して、原告が割増賃金の未払い分支払いを請求した事件です。裁判所は、「特別な事情がある場合を除いて、タイムカードに記載されている時刻を出勤・退勤時刻と推認しても、不自然さはないと判断できる」として、タイムカードが有力な証拠となることを認めた上で、被告に対して未払い分賃金の支払いを命じました。   裁判年月日　平成11年 5月31日 裁判所名　大阪地裁 裁判区分　判決 事件番号　平９（ワ）６９３号 事件名　賃金等請求事件　〔千里山生活協同組合事件〕 裁判結果　一部認容、一部棄却　上訴等　控訴（後和解） 参考元：文献番号　1999WLJPCA05310010

 

中には、『会社側の管理が不十分で、実労働時間が不明瞭』というケースなども考えられますが、タイムカードが導入されている会社であれば、スマホで写真を撮るなどして記録しておいて損はないでしょう。

 

労働時間管理ソフト

最近では、タイムカード代わりに労働時間管理ソフトを利用して、PC上で勤怠管理を行う会社もあるようです。ソフトによって仕様が異なるかもしれませんが、タイムカードと同様に、実労働時間を証明する際の資料として、有力なものの１つといえるでしょう。

 

また、出勤・退勤を記録する際、上司による承認作業を通すことが義務づけられているソフトについては、より客観性が高いと評価される可能性もあります。

 

管理画面をプリントアウトして保管しておくか、タイムカード同様に、スマホで写真を撮るなどして記録しておくことをおすすめします。

 

PCのログイン・ログオフ時刻

業務用のPCが労働者各人に支給され、業務は自身の業務用PCを使用して行っていたという場合は、当該PCのログイン・ログオフ時間により労働時間を認定するということはあり得ます。

 

給与支払い額が分かるもの

実労働時間のほかにも、実際にいくら給与が支給されたかということが証明できる、証拠の提示もポイントといえるでしょう。

 

万が一、給与明細を紛失してしまった場合は、会社に再発行依頼することで受け取れると思います。

個人の給与額に関する書類は個人情報であるため、会社は労働者から開示を求められた場合、基本的にこれに応ずる法的義務があります。

 

もっとも、会社側がすんなり開示してくれない場合もありますので、給与明細はきっちりと保管しておきたいですね。

 

契約内容や就業規則が分かるもの

契約内容や就業規則について書面化されている、雇用契約書や就業規則なども証拠の１つとなりえるでしょう。

 

雇用契約書・就業規則には、始業時刻、就業時刻、休憩時間、休日、給料などの労働条件がまとめられており、常時10名以上の労働者を雇っている会社については、就業規則を作成して周知することが労働基準法によって義務づけられています(労働基準法第89条、第106条)。

 

しかし、『これらの証拠を集めれば、過去の未払い分をすべて請求できる』というわけではありません。会社が労働時間を争ってくる可能性も十分にあり得ます。

 

また、会社に対する賃金債権は２年間が消滅時効とされていますので、弁済期から２年以上経過しているものは請求困難です (労働基準法第115条)。

関連記事：残業代請求の時効は2年間|時効の例外と中断させる方法

 

ちなみに、時間外手当の請求時効については、2020年に予定している民法改正に伴って、これまでの『２年』から『５年』に変更されるのでは、との見方もあるようです。

参考元：未払い賃金請求、最長5年に　サービス残業抑制へ検討 ｜日本経済新聞

 

時間外手当を請求したい場合

この項目では、時間外手当を請求するまでの流れについて解説します。

 

いつ請求するのかを考える

時間外手当の請求は、会社だけでなく個人にとってもナーバスな問題です。

 

「労働者には正当な額の手当を受け取る権利がある」と、在職中に堂々と請求できる方はともかく、「在職中に請求すると角が立ちそう…」と不安に思う方も多いでしょう。

そのような方については、『退職後に請求する』というのがベターと考えられます。

 

証拠を揃える｜もし証拠がない場合の対応

まずは、『時間外手当の請求に必要な証拠書類』でご紹介したような証拠を集めましょう。真っ当な企業であれば、労働時間の管理は総務などが把握しているはずですので、経理部などに請求すれば出してくれるはずです。

 

ただし、会社が管理している労働時間が、必ずしも実態を反映したものであるとは限りません。この場合は、自分で実労働時間を証明する証拠(PCのログイン・ログオフ時刻、メール送受信時刻、日記等)を準備する必要があります。

 

証拠となるものがない場合

もし証拠となるものがない、あるいは証拠が少ない場合は、専門業者に依頼することでPCやスマホから、残業の証拠を取り出せる可能性があります。

『頑張って働いた分はしっかり請求したい！』という方は、下記の業者などに、証拠が取り出せるかどうかを一度相談してみることをおすすめします。

 

・DDF

DDFは、『時間外手当請求のための証拠がほしい』と悩んでいる方のためのサービスを展開している企業です。メール履歴・Web閲覧履歴・発着信履歴・GPS履歴など、さまざまな技術を駆使して残業証拠の取り出しを行っています。

参考元：残業代請求する為の証拠がない方は、今すぐ相談｜DDF

 

会社に対して通知書を送付する

作成した通知書を会社に郵送します。郵送する場合は伝票が手元に残る形で郵送するのがおすすめです。

 

もし会社からの反応がない・無視された場合は、内容証明郵便で送付しましょう。内容証明郵便は、郵便局が送った文書の内容を証明してくれるサービスで、労働審判や裁判の際に有効な証拠にもなります。

関連リンク：日本郵政｜内容証明

 

【請求書の例】

 

弁護士への相談がオススメ

証拠を揃え、通知書を送付したにもかかわらず、会社側から時間外手当の支払いがなかった場合、弁護士へ相談することをおすすめします。弁護士に相談することで、本来支払われるべき時間外手当の正確な算出や、請求のための交渉サポートなどが受けられます。

 

もっとも、会社が労働者からの通知で任意の支払いをするとは限りませんし、労働者の請求が適正な範囲であるかも不明です。会社に残業代を請求する場合、最初から弁護士に依頼してしまった方が無難でしょう。

 

弁護士への相談を考えている方は、『労働問題が得意な弁護士一覧』より、自分にあった弁護士を探して相談することをおすすめします。

 

また、『無料相談を考えているけど、何を準備すればよいか分からない』『できるだけ弁護士費用を抑えたい』という方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：弁護士の無料相談を有効活用する6つのヒントと相談先一覧

 

まとめ

時間外手当の未払いに関するトラブルは、もはや社会問題の１つといえるでしょう。

 

実際に時間外労働をしているという方は、時間外手当について１度は計算することをおすすめします。もし、『正当な額の時間外手当が支払われていなかった』という場合は、証拠書類を用意して正当な請求手続きを行うことで、未払い分が請求できる可能性があります。

 

時間外手当について、『１人で未払い分の請求手続きを行うのは不安』『自分に支払われるべき正確な時間外手当はいくらなのか』など、不安や疑問のある場合は、弁護士に相談することをおすすめします。

 

参照元一覧

労働基準法 監督指導による賃金不払残業の是正結果（平成28年度）｜厚生労働省 未払い賃金請求、最長5年に　サービス残業抑制へ検討 ｜日本経済新聞 残業代請求する為の証拠がない方は、今すぐ相談｜DDF