残業代請求時に認められやすい証拠と、証拠がない時の対処方法

残業代を請求したくても、「何が証拠として認められるのかわからない」、「手元に証拠がない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか？

この記事では、「残業代請求の証拠となるものは何か？」、「証拠がなかった場合どうすればいいか？」などについて、詳しく説明します。

 

残業代請求は、証拠がなければはじまらない！

証拠の有無は、残業代請求において非常に重要な要素です。

証拠が集まっていなければ、請求はなかなか認められません。

会社側からすると、未払いの残業代を請求されてもよいことは１つもないでしょう。そのため、事実を裏づける証拠がなければ、支払いに応じてはくれないと思われます。

請求する側がさまざまな証拠をしっかりそろえて、初めて残業代を請求することができるのです。

まずは、残業代請求における注意点について解説します。

 

立証責任は労働者側にある

残業代請求における立証責任とは、『残業していたという事実を示す責任が誰にあるか？』という意味です。

この場合、『残業の証拠立てをする責任は労働者にある」ということになります。

よって、残業代を請求する側である労働者が、会社の力を借りずに自分で証拠を集めなければいけません。

 

未払い残業代の請求期限は過去２年分

未払い残業代の請求期限は過去２年分となっているため、それ以上さかのぼって請求することはできません。

だからといって過去２年分の証拠をすべて集めることが必須というわけではなく、もし直近１年分の証拠があれば、その数値を２倍にして計算することもあります。

ただし「過去１ヵ月分しか証拠がない」という状態だと、厳しい戦いとなる可能性があります。

よって、なるべく長い期間の証拠を集めることが大切です。

 

残業代請求で有効になる証拠

前項では、『自分の力で、ある程度の期間の証拠を集める必要がある』という事を説明しました。では、実際にはどのような証拠を集めなければならないのでしょうか。

まず、残業代の未払いがあることを立証するには

1. 労働契約の証拠
2. 残業していた事実を証明する証拠
3. 残業内容の証拠
4. 支給額の証拠

これらの証拠をそろえる必要があります。

それでは、どのようなものが証拠として認められるのでしょうか？

具体的な例をあげて解説していきます。

 

労働契約の証拠

就業時間や、残業の支払いに関する取り決めなど、どのような取り決めで雇用されていたのかを明らかにするための証拠となります。

労働契約書、雇用通知書

雇用契約が締結されていたことを立証するために必要な証拠です。

 

残業していた事実を証明する証拠

『実際にどれだけ残業をしていたのか？』、『何時まで会社に残っていたのか？』などを明らかにするための証拠です。

メール

営業メールなどの業務に関するメールであれば、メールの送信時間がわかるので、その時間帯に仕事をしていた証拠となります。

 

タクシーの領収書

終電がなく、タクシーで家に帰った場合に領収書をもらっていれば、その領収書が残業の証拠となります。

 

LINEでの日常的な連絡

家族に「今日も残業で会社を今でました」などと日常的に連絡していた場合、これらも残業の証拠として認められます。

その他

・会社でとった写真に、時計など時刻のわかるものが映っていた場合。

・パソコンのスクリーンショット（時刻が映っているもの）

・パソコンのログインログアウト情報

…など

 

残業内容の証拠

残業時間中、遊んでいたのではなく業務に従事していたということを明らかにするための証拠です。

上司からの残業指令

上司から残業するように指示された時のメールやメモ、書類などは、残業内容を立証する上で価値の高いものとなるでしょう。

 

メール

例えば営業先や取引先への営業メールや、トラブル対応を行った後に送る復旧連絡メールなど、業務に関連するメールは証拠として扱われます。

 

支給額の証拠

残業代が未払いであることを明らかにするための証拠です。

また、請求する未払い分がいくらになるかを計算する際にも必要です。

 

給与明細、源泉徴収票

実際にいくら支給されていたのかという証拠になります。退職後でも、源泉徴収票があれば会社に問い合わせることでもらえることでしょう。

 

就業規則（コピー）

就業時間や時間外労働に関する取り決めを立証するために必要な証拠です。

 

 

手元に証拠が無い場合でも残業代を請求できる可能性がある！

すでに退職してしまっている場合、上記のような証拠を持っていない場合もあるかと思います。

しかも、退職後ともなれば社内の証拠を集めるのは難しいことでしょう。

ですが、まだ諦めるには早いです！ ここからは、手元に証拠がない場合の対処方法を解説します。

 

退職後に証拠を集めることはできるのか？

退職後からでも集めることができる証拠はいくつかあります。

 

SuicaやPASMOなどのICカード

交通機関に問い合わせることで、履歴を確認することが可能です。通勤の証拠として利用できる可能性があります。

 

会社のアカウントから送信したメール

会社のアカウントから送信したメールの履歴が、自分の携帯電話などにもし残っていれば、証拠となります。

 

証拠無しでも残業代を請求できる可能性がある！

実は会社に対して開示請求を行うことで、勤務記録や就業規則、労働契約書などを開示させることができます。

 

やりかたは？

弁護士に相談することで、弁護士が会社へ開示請求を行います。

会社は労働者からの労働時間に係る資料を開示する義務があるとした裁判例もあります。

 

応じない場合

会社側にとって、未払の残業代が出ることは大きな痛手となります。

当人への支払いはもちろんの事、他の労働者からも芋づる式に残業代請求が行われ、最悪の場合は経営が立ち行かなくなる可能性もあるからです。

そのような事情から、会社側が残業代の支払いを恐れて、開示請求に応じない場合もあります。

その場合は、労働審判や訴訟を提起するといったことで対応していくことになります。一般的には推計で残業代を請求し、訴訟の中で労働時間の資料開示を求めるという流れです。

 

証拠がある場合、ない場合、それぞれどうすればいいの？

すでに証拠がある程度揃っている場合

こちらの「残業代請求によって未払い残業代を獲得する全手順と注意点」という記事では、実際に会社へ未払残業代を請求し獲得するまでの手順を記載しています。参考にしてみてください。

 

証拠が手元にない場合

前述したように、弁護士に相談することで、手続きをスムーズに進めることができるとでしょうq。

弁護士の費用や選び方に関しては「残業代請求の弁護士費用相場と費用を抑えるコツと弁護士選びのポイント」をご覧ください。

 

まとめ

残業代を請求する際、証拠は非常に重要な要素です。

在職中なのか、すでに退職しているかで対処法も変わります。自分の状況次第で、適切な対応をとるようにしましょう。

 

在職中

勤怠の証拠になるそうなものは、とりあえず保管しておきましょう。

また、勤怠記録やメール、パソコン内に保存してある画像データなど、退職してからでは集めにくい証拠を集めておくことも重要です。

 

退職後

残業代請求は、２年までしかさかのぼって請求することができないため、なるべく早く動きましょう。

証拠を持っていない場合は弁護士に依頼し、会社へ開示請求をするなど、ひとつでも多く証拠を集めることが大切です。