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残業代請求をしたいけど、タイムカードがない!対処法は?代替証拠の具体例も紹介

更新日
ゆら総合法律事務所
阿部由羅
このコラムを監修
残業代請求をしたいけど、タイムカードがない!対処法は?代替証拠の具体例も紹介

会社に対して残業代を請求する際には、残業をした事実を証拠によって立証できるようにしておく必要があります。

残業の証拠としてよく用いられるのはタイムカードの記録ですが、タイムカードを設置していない事業場もあるかと思います。

タイムカードがない場合は、残業に関する別の証拠を確保しましょう

本記事では、残業代請求をしたいけれどタイムカードがない場合の対処法を解説します。

タイムカードがない職場において、残業代の未払いに悩んでいる方は本記事を参考にしてください。

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目次

タイムカードがないと残業代請求はできない?タイムカードがないのは違法ではないの?

会社に対して残業代請求をおこなう際には、原則として残業の事実を立証し得る証拠が必要になります。

残業の証拠としてはタイムカードの記録がよく利用されますが、その他の証拠を用いることも可能です。

なお、タイムカードを設置していないことが直ちに違法というわけではありません

残業代請求には証拠が必要|タイムカード以外の証拠も利用できる

残業代請求に当たっては、会社が全面的に支払義務を認める場合を除き、残業の事実を立証し得る証拠を確保しなければなりません

十分な証拠を確保しておけば、会社が不利を悟って残業代の支払いに応じるケースがあるほか、労働審判や訴訟において残業代の支払いが命じられる可能性が高まります。

残業の証拠としては、労働時間を客観的に記録するタイムカードの記録がよく用いられます

ただし、タイムカードに限らず、残業をしたことを推認させる資料であれば証拠として用いることが可能です。

タイムカード以外にどのような証拠があり得るのかについては、後述します。

タイムカードがないことが直ちに違法というわけではない

労働基準法に基づき、会社は労働者に対して、残業時間に応じた残業代を支払う義務を負います

したがって、会社が労働者の残業時間を正確に把握することは必須です。

しかしながら、タイムカードを設置しないことが直ちに違法というわけではありません。

別の方法によって残業時間を把握し、その上で正しく残業代を支払っていれば問題ないからです。

最近では、タイムカードではなくPC・スマートフォン・タブレットなどを利用した勤怠管理システムを導入している企業も増えています。

また、機械的な労働時間の管理をおこなわず、労働者の自己申告制としている企業も依然として多く見られます。

いずれにしても、客観的な残業時間に対して法律上十分な残業代が支払われているかどうかがポイントです。

残業代請求をしたいけど、タイムカードがない場合の対処法

会社に対して残業代請求をしたいものの、タイムカードが設置されていない、あるいはその記録を入手できない場合には、以下の方法によって対処しましょう。

  1. 別の証拠を確保・提出する
  2. タイムカードの記録がある期間のデータを基に、証拠がない期間の残業代を推計する

別の証拠を確保・提出する

前述のとおり、タイムカード以外の資料についても、残業の事実を推認させるものであれば証拠として用いることができます

タイムカードがない場合は、入手できる別の証拠をできる限り収集し、会社に対する残業代請求に備えましょう

タイムカードの記録がある期間のデータを基に、証拠がない期間の残業代を推計する

残業代請求をしたい期間のうち、一部の期間についてのみタイムカードの記録(または別の客観的証拠)がある場合は、その期間のデータを基に全体の残業代を推計する方法も考えられます。

たとえば大阪地裁平成18年6月15日判決において、裁判所は残業の記録がある期間と比べて、記録がない期間の業務内容が大きく変わっていないことなどを指摘しました。

その上で裁判所は、残業の記録がある期間における残業代の最低ラインを採用し、それに基づいて記録がない期間の残業代を推定計算してトラック運転手の請求を認めました。

上記裁判例のように、残業の記録がなくても残業代請求は認められることがあるので、諦めずに弁護士へ相談しましょう

残業代請求に利用できる、タイムカード以外の証拠の具体例

タイムカード以外には、以下のような資料が残業代請求の証拠として利用できます

  1. 勤怠管理システムの記録
  2. オフィスの入退館記録
  3. 業務用アカウントへのアクセス記録
  4. 業務メール(メッセージ)の送受信記録
  5. 交通系ICカードの乗車記録
  6. タクシー代の領収書
  7. 業務日誌・業務日報

勤怠管理システムの記録

機器にカードを差し込むタイプが主流のタイムカードに代えて、最近ではPC・スマートフォン・タブレットなどで利用できる勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

勤怠管理システムもタイムカードと同様に、労働時間を機械的に記録するものです。

したがって勤怠管理システムの記録も、残業の事実を立証するための有力な証拠として用いることができます

オフィスの入退館記録

会社のオフィスに滞在している時間は、その大半を仕事に費やしていたことが推認されます。

したがって、オフィスの入館・退館の記録についても、残業の証拠として用いることが可能です。

オフィスの入退館記録は、会社が保有している場合があるほか、オフィス物件の管理会社が保有している場合もあります。

業務用アカウントへのアクセス記録

会社が労働者に対して業務用のPCアカウントを付与している場合は、そのアカウントへアクセスしている時間は仕事をしていたことが推認されます

したがって、業務用アカウントへのアクセス記録も残業の証拠として用いることができます。

業務用アカウントへのアクセス記録は、会社が保有している可能性があります。

業務メール(メッセージ)の送受信記録

業務のためのメールやチャットメッセージを送信している場合、その前後の時間において仕事をしていたことが推認されます。

したがって、業務メール(メッセージ)の送受信記録も残業の証拠として用いることが可能です。

業務メール(メッセージ)の送受信記録は、会社が保有している可能性があります。

交通系ICカードの乗車記録

会社のオフィスと自宅の間を公共交通機関(電車・バスなど)で通勤している場合は、交通系ICカードの乗車記録が出勤・退勤時間を立証し得る証拠となります。

交通系ICカードの乗車記録は、公共交通機関の運営会社(鉄道会社・バス会社など)が保有しています

タクシー代の領収書

残業が深夜に及び、会社から自宅までタクシーで帰宅していた場合には、タクシー代の領収書を残業の証拠として利用できることがあります

経費精算のためにタクシー代の領収書を会社に提出する必要がある場合は、提出前にコピーをとっておきましょう

すでに領収書を会社に提出してしまった場合は、必要に応じて開示を求めましょう。

業務日誌・業務日報

業務の内容や状況を記録した業務日誌や業務日報も、残業の必要性や時間を示す資料として用いることができます

業務日誌や業務日報については、記載が詳細であればあるほど信憑性が高まり、残業の証拠としての有用性が増します。

後日に残業代請求をしようと考えている場合は、業務日誌や業務日報をできる限り詳細に記録しましょう

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会社が持っている残業の証拠を開示してもらう方法

タイムカードや勤怠管理システムの記録などをはじめとして、残業の事実を立証し得る証拠は、会社が保有しているケースが多いです。

会社が保有している残業の証拠を開示してもらうためには、以下の方法が考えられます。

  1. 弁護士を通じて開示を求める
  2. 訴訟を提起して開示を求める

弁護士を通じて開示を求める

弁護士が会社に対して証拠開示を求めれば、残業代請求に関する建設的な話し合いをしたいなどの意図で、会社が証拠開示に応じるケースがよくあります

ご自身で依頼しても会社が証拠開示に応じない場合は、弁護士に依頼して代わりに連絡してもらいましょう

訴訟を提起して開示を求める

裁判所に訴訟を提起する場合は、訴訟上の制度を活用して、会社が保有している残業の証拠の開示を受けられることがあります

たとえば残業代請求訴訟の係属中において、労働者は会社に対し、残業の記録に関する保有状況などを書面で回答するよう照会をすることができます(=当事者照会、民事訴訟法163条)。

当事者照会には法的拘束力がありませんが、応じない場合には裁判所に文書提出命令の申立てをおこなうことも選択肢の一つです(民事訴訟法221条)。

残業の記録は、会社と労働者の間の残業代請求に関連する資料であるため、文書提出命令の対象になると考えられます(民事訴訟法220条)。

裁判所が会社に対して文書提出命令を発した場合、会社はそれに従って残業の記録を提出しなければなりません。

会社が文書提出命令に従わないときは、裁判所は労働者側の主張を真実と認めることができます民事訴訟法224条1項)。

残業代請求に当たり、タイムカード以外の証拠を利用する際の注意点

会社に対して残業代請求をおこなうに当たり、タイムカード以外の証拠を利用する際には、以下の各点に注意して準備を進めましょう。

  1. できる限り豊富に証拠を集める
  2. 業務日誌・業務日報はできるだけ詳しく記載する
  3. 残業代請求の時効は3年間|証拠集めは迅速に

できる限り豊富に証拠を集める

タイムカードや勤怠管理システムの記録は、残業の事実を客観的かつ直接的に証明し得るものです。

これに対してその他の証拠は、タイムカードや勤怠管理システムの記録に比べると、残業の事実を推認させる証明力が弱いものと考えられます。

証拠が1種類だけでは、残業の事実を認定するために不十分と判断されるかもしれません

タイムカードや勤怠管理システムなどの客観的・直接的な証拠がない場合は、その他の証拠をできる限り豊富に集めましょう。

個々の証明力は弱くても、複数の証拠を併せて提出すれば、残業代請求が認められる可能性が高まります

業務日誌・業務日報はできるだけ詳しく記載する

業務日誌や業務日報は、残業の客観的な証拠を補強する証拠として役立つ場合があります。

ただし、業務日誌や業務日報の内容はあくまでも労働者の陳述であるため、その信用性を疑われやすいです

業務日誌や業務日報を証拠として用いるためには、その記載内容を信用してもらえるような対策が必要になります。

業務日誌や業務日報の信用性は、客観的な証拠と整合しているかどうかに加えて、記述が長期間にわたって具体的かつ詳しく記載されているかどうかなども考慮して判断されます

残業を指示された経緯・残業の内容と時間・一緒に残業をした同僚・残業に対してどのように感じていたかなど、実際に残業を経験していなければ書けないような内容を具体的に記載することを心がけましょう

残業代請求の時効は3年間|証拠集めは迅速に

残業代請求権は、行使することができる時(=本来支払われるべき日)から3年が経過すると時効により消滅します(労働基準法115条、附則143条3項)。

時効が完成する前に、迅速に残業の証拠を集めて未払い残業代請求をおこないましょう。

証拠集めが間に合わなさそうであれば、暫定的な請求額を記載した上で、会社に対して内容証明郵便を送付しましょう。

内容証明郵便が会社に到達すれば、その日から6か月間、消滅時効の完成が猶予されます民法150条1項)。

ただし、内容証明郵便の送付によって時効の完成が猶予されるのは1回のみです(同条2項)。

さらに消滅時効の完成を猶予させるには、訴訟の提起などをおこなう必要があります。

内容証明郵便が会社に到達してから6か月が経過すると時効が完成してしまうので、弁護士と協力して、それまでに訴訟提起の準備を整えましょう

会社に対して残業代を請求する方法

会社に対して残業代を請求する際の主な方法は、以下のとおりです。

  1. 労働基準監督署に相談する
  2. 弁護士に相談・依頼をする
  3. 会社と直接交渉をする
  4. 労働審判を申し立てる
  5. 訴訟を提起する

労働基準監督署に相談する

残業代の未払いは労働基準法違反に当たるため、労働者は労働基準監督署に対してその事実を申告できます(労働基準法104条1項)。

申告を受けた労働基準監督署は、事業場に労働基準監督官を派遣して、労働基準法違反に関する調査をおこなうことがあります。

調査の結果、労働基準法違反の事実が認められた場合には、労働基準監督官が事業場に対して是正勧告をおこないます

是正勧告を受けた会社は、それに従わないと刑事訴追されるリスクがあるので、残業代の未払いを解消する可能性が高いでしょう。

ただし、労働基準監督署はあくまでも行政機関であるため、労働者の代理人として未払い残業代を回収してくれるわけではない点に注意が必要です。

弁護士に相談・依頼をする

未払い残業代請求は、弁護士に相談・依頼して対応してもらうことをおすすめします。

労働基準監督署とは異なり、弁護士は労働者の代理人として、会社に対して未払い残業代を代わりに請求してくれます。

労使紛争に関する取り扱い経験が豊富な弁護士に相談すれば、未払い残業代の金額を適切に計算してもらえます。

残業に関する証拠の収集方法についても、具体的な状況に即したアドバイスが受けられるでしょう

実際に未払い残業代請求をおこなう際にも、弁護士が法的根拠に基づいて請求をおこなえば、適正額の残業代を回収できる可能性が高まります

会社と直接交渉をする

未払い残業代請求は、まず会社と直接交渉をすることから始めるのが一般的です。

交渉がまとまれば、早期に残業代を回収することができます

会社との交渉に当たっては、残業の客観的な証拠を示しながら、法的根拠に基づく金額を請求することが大切です。

労働者側の主張が合理的であることが伝われば、会社は未払い残業代の支払いに応じる可能性が高くなります。

残業の証拠は交渉に先立って準備を完了することが望ましいですが、証拠が乏しい場合には、会社との交渉の場で開示を求めることも考えられます

労働審判を申し立てる

会社との交渉がまとまらないときは、地方裁判所に対して労働審判を申し立てることが考えられます。

労働審判は、労使トラブルを迅速・適正かつ実効的に解決するためにおこなわれる、非公開の裁判手続きです。

労働審判の手続きは、裁判官1名と労働審判員2名で構成される労働審判委員会によっておこなわれます。

労働審判委員会は、労使双方の主張を公平に聞き取った上で、調停または労働審判によって紛争解決を図ります。

労働審判を通じて残業代を回収するためには、交渉における場合と同様に、労働時間に関する客観的な証拠に基づいて正しく計算した額を請求することが大切です。

労働審判の期日は、原則として3回以内に終結します。

そのため、初回の期日までに万全の準備を整えなければなりません。

弁護士と協力して、労働審判に向けた準備を十分に整えましょう

訴訟を提起する

訴訟は、公開法廷でおこなわれる裁判手続きです。

未払い残業代に関する労使紛争は、訴訟によって終局的に解決されます

労働審判に不服がある当事者は異議を申し立てることができ、異議申立てがなされると自動的に訴訟手続きへ移行します。

また、労働審判を申し立てることなく訴訟を提起することも可能です。

残業代請求訴訟では、労働者側が残業代請求権の存在を立証しなければなりません。

そのためには、労働時間に関する客観的な証拠を提出し、合理的な経験則に基づく立証をおこなうことが求められます。

訴訟は複雑かつ専門的な手続きであるため、適切に対応するためには弁護士のサポートが必要不可欠です。

できる限り早期に弁護士へ相談して、訴訟に向けた準備を整えましょう。

さいごに|残業代請求の証拠収集は弁護士に相談を

タイムカードの記録がないとしても、勤怠管理システム・オフィスの入退館・業務用アカウントへのアクセス・通勤に関する記録など、別の証拠を用いて残業代請求をおこなうことができます

弁護士のアドバイスを受けながら、残業の事実を立証し得る証拠を豊富に確保しましょう。

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この記事の監修者
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阿部由羅 (埼玉弁護士会)
西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て、ゆら総合法律事務所代表弁護士。不動産・金融・中小企業向けをはじめとした契約法務を得意としている。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。
編集部

本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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