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自分でできる!残業代を内容証明郵便で請求する際の書き方と例文

更新日
弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤康二 弁護士
このコラムを監修
自分でできる!残業代を内容証明郵便で請求する際の書き方と例文

内容証明郵便は、『相手にどんな内容の文書を、誰から誰に、いつ送ったのかを証明してくれる郵便局のサービス』です。労働問題のなかでも残業代請求は、働いている方にとって大きな問題です。

 

会社が話し合いによる交渉で残業代の支払いをしてくれれば、『内容証明郵便』で請求する必要などありませんが、交渉が決裂してしまったり、すでに退職してしまったりした場合、内容証明郵便の送付は残業代請求の第一歩になります。

 

内容証明郵便に、どのような事項を書けばよいのかわからないという方がほとんどだと思いますので、本記事では、残業代請求を内容証明郵便で送る際に必要な知識を解説します。

 

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残業代の請求を内容証明郵便で送るべき3つの理由

冒頭でもお伝えしたように、内容証明は『誰にどんな内容を送ったのかを証明するもの』であり、『法的効果』はありません。相手が内容証明郵便を受け取ったからと言って、直ちに残業代の支払いが行われるというものではないのです。

 

なぜそれでも内容証明郵便で送るべきなのか、まずはその理由を解説します。

 

残業代の請求には3年の消滅時効があるから

労働者が残業(時間外労働や深夜労働など)をした場合、使用者(会社)は労働者に対して残業代(割増賃金という)を支払う義務があります。

 

(時間外、休日及び深夜の割増賃金)

第三十七条 使用者が、第三十三条又は前条第一項の規定により労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。

引用元:労働基準法 第四章 第37条

 

上記のような残業代の未払いが発生していたことを労働者が知ったとしても、請求には期限があります。『【2020年4月から】残業代請求の時効は3年に延長|時効を中断させる方法まで』(労働基準法第115条)。

※退職手当の請求は5年まで

 

つまり、気づかずに3年以上経過してしまうと『時効』となり、残業代がいくら発生していても請求できなくなってしまうのです。

 

内容証明郵便は時効を6ヶ月中断させることが可能

残業代請求の時効は、内容証明郵便を送付することによって、一時的に停止させることができます。

※請求をした日から遡って3年前までの残業代までしか請求できない。

 

 

内容証明郵便は『誰が誰に・何の内容を・いつ送ったのか』を証明できるものなので、残業代が時効で消滅してしまいそうという場合は、有効です。

 

例えば、内容証明郵便に基づく請求は、法律上は『催告(さいこく)』と言い、時効完成を6ヵ月間停止させることができます。その間に訴訟を提起するなど中断事由である「請求」行為を行うことで、時効の完成を阻止することが可能となるのです。

 

(時効の中断事由)

第百四十七条 時効は、次に掲げる事由によって中断する。

一 請求

二 差押え、仮差押え又は仮処分

三 承認

(時効の中断の効力が及ぶ者の範囲)

引用元:民法第147条

 

(催告)

第百五十三条 催告は、六箇月以内に、裁判上の請求、支払督促の申立て、和解の申立て、民事調停法若しくは家事事件手続法による調停の申立て、破産手続参加、再生手続参加、更生手続参加、差押え、仮差押え又は仮処分をしなければ、時効の中断の効力を生じない。

引用元:民法第153条

 

他方、内容証明郵便によって催告を行なっても、延長された6ヵ月の間に会社に対してなんらアクションを起こさなければ、結局、時効は完成してしまいます

 

何度も送れば中断の期間が延長するというものではありませんので、この間に必要な証拠や労働審判、訴訟の準備を進めましょう。

 

どんな内容を誰に送ったのか請求内容が残せる

実は『催告』は口頭でも有効とされており、原則、会社に『未払い残業代を請求します。と伝えていれば時効は中断されるのですが、それを証明する人がいないと、『いつ、誰が』の部分が不明瞭になります。

 

間違いなく『請求した』と主張しても、相手が認識していない、証拠がないなどの問題が発生することがあります。そのためにも内容証明郵便で『いつどんな内容を送ったのか』が証明できるようにしましょう。

 

労働審判や訴訟の際の証拠になる

会社によっては訴訟の段階で請求などされていない、受け取っていないと主張するケースも考えられます。そのような場合でも、いつ、いかなる内容の文書が誰から誰宛てに差し出されたかを郵便局が証明してくれるので、証拠として扱うこともできます。

 

請求する側としても、『いつ請求したのか』は時効の起算点を示す重要な証拠になり得るので、内容証明郵便で送るべきと言えますね。

 

内容証明郵便の書き方と雛形の例

次に、残業代請求する旨を記載した、内容証明郵便の例文をいくつかご紹介します。

 

残業代請求における内容証明郵便の雛形

基本的な雛形

令和○年○月○日

 

株式会社A

東京都新宿区西新宿○-○-○

労働 太郎殿

 

催 告 書

(請求書、通知書でも可)

 

 

私は、貴社従業員として

20●●年○月○日まで勤務していた者です。

20●●年○月○日〜20●●年○月○日まで、

●時間の時間外労働に従事していましたが、

合計○○万円をお支払い頂いておりません。

 

 つきましては、本書面到達後●週間以内に、

上記賃金を下記指定の口座まで

お支払いくださいますよう請求します。

お支払いに応じて頂けない場合、

法的手段に移行いたしますので、

ご承知おきください。

 

 

金融機関名 □□銀行 

支店名   ○○支店

種類    普通預金

口座番号  XXXXXXXXX

名義番号  ○○○○

 

 

令和○年○月○日

東京都新宿区○○

アシロ 太郎 印

 

遅延損害金も請求する場合

遅延損害金(ちえんそんがいきん)とは、遅延損害金は、未払いによって受けた損害に対して支払われる賠償金のことを指します。

 

債権者(労働者)が債務不履行(残業代を支払わないこと)によって損害を受けたとき、民法上は損害賠償請求の対象になります。

 

残業代がなかなか支払われない場合、年率6%の「遅延損害金」を請求することができます

 

また、遅延利息として『年率14.6%』も請求可能です。そのようなことも含めて未払い残業代の請求には細かい計算が必要になりますので、労働問題が得意な弁護士に相談することをおすすめしています。

 

令和○年○月○日

 

株式会社A

東京都新宿区西新宿○-○-○

労働 太郎殿

 

催 告 書

(請求書、通知書でも可)

 

 

私は、貴社従業員として

20●●年○月○日まで勤務していた者です。

20●●年○月○日〜20●●年○月○日まで、

●時間の時間外労働に従事していましたが、

未だお支払い頂いておりません。

 

 つきましては、本書面到達後●週間以内に、

○○円(未払いの残業代と退職日までの

年6%の遅延損害金の合計額。)ならびに、

うち○○円(未払い残業代の額)に対する

退職日の翌日である○○年○○月○○日から

支払済みまで年14.6%の割合による遅延損害金、

合計○○万円を本書面到達後●週間以内に、

下記指定の口座までお支払い下さいますよう

請求します。

お支払いに応じて頂けない場合、

法的手段に移行いたしますので、

ご承知おきください。

 

 

金融機関名 □□銀行 

支店名   ○○支店

種類    普通預金

口座番号  XXXXXXXXX

名義番号  ○○○○

 

 

令和○年○月○日

東京都新宿区○○

アシロ 太郎 印

 

書き方にはちょっとした指定がある

内容証明郵便には文字数と行数が指定されており、縦書きの場合と横書きの場合で異なります。

 

 

文字数(1行あたり)

行数(1枚あたり)

縦書き

20文字以内

26行以内

横書き

20文字以内

26行以内

13文字以内

40行以内

26字以内

20行以内

※句読点、括弧も文字数にカウントされます

参考:郵便局|内容証明の謄本の作成方法等を教えてください。

 

利用条件|文書以外の物は同封不可

文書1通のみという指定がされており、図面や返信用封筒等などは同封できません。

 

また、下記の文字・記号によって記載されていることも条件の一つです。

 

  1. 仮名
  2. 漢字
  3. 数字
  4. 英字(固有名詞に限ります。)
  5. 括弧
  6. 句読点
  7. その他一般に記号として使用されるもの

参考:郵便局|内容証明 ご利用の条件等

 

かかる費用

郵便局のHPによれば、主な料金は下記のとおりです。

 

表:一般の内容証明

謄本

1枚

2枚

3枚

4枚

5枚

料金

440円

700円

960円

1,220円

1,480円

 

表:郵便物の料金

重量

料金

定形郵便物

25gまで

84円

50gまで

94円

 

表:一般書留の加算料金

料金額

損害要償額が10万円までのもの

435円

損害要償額が10万円を超えるもの

10万円を超える5万円までごとに21円増

 

表:その他の主なオプションサービスの加算料金

区別

料金額

速達

重量250gまで

280円

(略)

(略)

配達証明

差し出しの際

320円

差出後

440円

参考:郵便局|内容証明 ご利用の条件等

 

 

残業代(50万円)請求の内容証明を定形郵便物(25g)で1枚出す場合の料金

(内容証明料金)+(郵便物の料金)+(一般書留の加算料金)

=440円 + 84円 + 603円 = 1,127円

 

請求書は3部作成しよう

送る際の窓口は最寄りの郵便局で問題ありませんが、内容証明で送る文書は『相手用』『自分用』『郵便局で保管用』の3部作成してください。

 

内容証明郵便は差し出した日から5年以内であれば、閲覧と再請求をすることができます。

 

残業代請求の内容証明郵便を送ったが返答がない場合

受け取ったにもかかわらず、返答もなく、支払いに応じなかった場合は法的手段に出るしかありません。

 

残業代請求の流れ

 

労働基準監督署への申告もできる

訴訟を起こす前に『労働基準監督署(労基署)』への申告という手段もあります

 

労基署は、経営者が労働法規を遵守していない場合には、是正勧告、指導等の行政処分を行います。また、悪質な場合は、労基署の告発により刑事事件として立件されることもあり得ます。

 

例えば残業代の精算をするよう指導されたのに、これを無視し続けて処分が繰り返された場合は、労働基準法違反として6ヵ月以下の懲役又は30万円以下の罰金となる可能性があります(労基法119条)。

労働審判を申し立てる

労働審判は、通常の訴訟よりも短い期間での解決が期待できる裁判所の手続きです。労働者と事業主との間で起きた労働問題を労働審判官1名と労働審判員2名が審理し、迅速かつ適正な解決を図れます。

 

訴訟手続と同じように権利関係を明らかにした上で進める手続きのため、事前に証拠などを準備して主張を的確に行う必要がありますので、弁護士に依頼することが望ましいと言えます。

 

少額訴訟の場合

もしあなたの残業代が60万円以下であるなら、少額訴訟という選択肢もあります。少額訴訟手続とは、原則1回の審理で判決が出る特別な訴訟手続のことで、60万円以下の金銭の支払いを求める場合のみ、利用が可能です。

 

原則1回の審理で終了しますので、事前準備は必要となるものの、明確な証拠があれば、弁護士に依頼せず1人で手続きを行うことができます。

 

通常訴訟の場合

裁判所に訴えを起こして未払い残業代を請求する方法です。個人で訴訟を起こすことは難しいので、弁護士への依頼が必要となります。確実に未払い分を取り戻そうと思う場合には有効な手段です。

 

  • 労働基準法上の割増賃金と同額の付加金
  • 遅延損害金(退職前は年6%、退職後は年14.6%の割合)

 

もあわせて請求することができますので、最も有効な方法かもしれません。かかる期間は労働審判と同様に、主張内容の複雑さにも左右されるので、早期に解決を望むのであれば、やはり弁護士に相談し、アドバイスをもらうのが賢明です。

 

残業代請求は自分でもできるが弁護士に依頼するメリットは多い

残業代請求における内容証明郵便の効果や書き方などをお伝えしてきました。

 

残業代がいくら発生しているか、自分で正確に把握できているなら問題ありませんが、もし内容証明郵便に記した請求額が実際のものより少なかったとしても、会社側は請求額通りの支払いに応じるのみです。

 

正しい残業代を算出し、損をしないようにするためにも、一度弁護士に相談されることをおすすめします。

 

残業代請求を弁護士に依頼するメリット・デメリット

メリット

デメリット

  1. 正しい残業代が計算できる
  2. 法的に対処することができる
  3. 証拠がない場合、今ある証拠だけでも対応が可能
  4. 会社側の対応も変わる
  5. 手続きや交渉の手間軽減と時間の削減
  6. 早い解決が見込める など
  1. 弁護士費用がかかる

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この記事の監修者
弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤康二 弁護士 (第二東京弁護士会)
アンダーソン・毛利・友常法律事務所を経て2014年8月にプラム綜合法律事務所を設立。企業法務から一般民事、刑事事件まで総合的なリーガルサービスを提供している。
編集部

本記事はベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。 ※ベンナビ労働問題(旧:労働問題弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。  本記事の目的及び執筆体制についてはコラム記事ガイドラインをご覧ください。

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